DMS-Projekt bei Scherdel

Strategiewechsel beim Informationsmanagement

Als das Papieraktenarchiv der Scherdel-Unternehmensgruppe an räumliche Grenzen stieß, beschloss das Unternehmen einen Strategiewechsel beim Informations­management hin zur elektronischen Dokumentenverwaltung mit Docuware. Heute befinden sich mehr als zehn Millionen Dokumente im digitalen Archiv sowie im weltweiten Zugriff.

Gebäude, Bildquelle: Scherdel

Weitsichtige Weichenstellung: Scherdel setzt auf Docuware.

Neue Technologien als Chance für Wachstum und Rationalisierung zu nutzen, ist ein zentraler Grundsatz der Scherdel-Geschäftspolitik. Das Familienunternehmen zählt zu den führenden Zulieferern der Automobilindustrie. Weltweit 29 Standorte und 39 produzierende Werke gehören heute zur Unternehmensgruppe. Der Wachstumskurs stellte die Verantwortlichen allerdings auch vor organisatorische Herausforderungen. Zur Lagerung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten wurde in der Marktredwitzer Firmenzentrale viele Jahre ein mechanisches Umlaufregal eingesetzt. Als dieses an seine Kapazitätsgrenzen stieß, beschlossen die Verantwortlichen eine Zäsur bei der Dokumentenverwaltung. Nicht nur angesichts der ungebremst wachsenden Papierberge, auch aufgrund der zunehmend globalen Geschäftsausrichtung der Gruppe sollten zentrale Informationsbestände nicht mehr papierbasiert, sondern elektronisch vorgehalten werden. Auf diese Weise sollten sie Mitarbeitern weltweit schnell auf Knopfdruck zur Verfügung stehen.

Benötigt wurde ein langfristig investitionssicheres Dokumenten-Management-System (DMS), das mit der dynamischen Unternehmensentwicklung Schritt halten konnte. Modularität und Flexibilität waren ebenso gefordert, wie – angesichts der vorhandenen, heterogenen Applikationslandschaft mit teilweise branchenspezifischer ERP-, CRM- und Buchhaltungssoftware – ein hohes Maß an Softwarekonnektivität.

Die Begutachtung einer Referenzinstallation bei der ZF Friedrichshafen AG, wo die Software Docuware unter vergleichbaren Rahmenbedingungen zum Einsatz kam, entschied den Auswahlprozess zugunsten dieser Technologie. Darüber hinaus überzeugte der Docuware-Partner EDV-BV Output Management GmbH & Co. KG, der das DMS-Projekt bei ZF Friedrichshafen umgesetzt hat.

Die IT-Verantwortlichen beschlossen eine sukzessive Implementierung der DMS-Plattform. Eine Anforderungsanalyse und eine daraus resultierende Prioritätenliste legte die Reihenfolge der ausgewählten Unternehmensbereiche fest. Den Anfang bildeten die Auftragsabwicklung und Buchhaltung. Um einen reibungslosen Übergang von papierbasierten zu digitalen Bearbeitungsprozessen zu gewährleisten, wurden am Projektstart über einen externen Scan-Dienstleister eine große Anzahl vorhandener kaufmännischer Belege digitalisiert und klassifiziert. Abgelegt wurden die elektronischen Dokumente innerhalb einer gemeinsam mit dem Partner entwickelten Daten- und Archivstruktur.

Zur Erfassung aktueller Dokumente wurden beide Abteilungen mit mehreren leistungsstarken Dokumentenscannern und Multifunktionsgeräten ausgestattet. Je nach Dokumententyp werden die Papiere mit einem Barcode-Aufkleber versehen und digitalisiert. Die Indexierung der elektronischen Dokumente erfolgt automatisch. Zum automatisierten Ablauf der Bearbeitungsprozesse, z.B. die Freigabe von Eingangsrechnungen, wurden Workflows auf Basis der eingesetzten Groupware-Lösung definiert. Ein weiterer Workflow existiert im Reklamationswesen. Im Rahmen einer strukturierten Fallbearbeitung werden E-Mail-Benachrichtigungen an die betroffenen Abteilungen beziehungsweise Niederlassungen und Werke geschickt. Über die darin enthaltenden Links werden Dokumente mit Hintergrundinformationen aus dem zentralen Dokumentenpool aufgerufen. Die im Workflow erstellten Dokumente werden zum Teil über eine selbstprogrammierte Schnittstelle, die auf die Docuware-Webservices zugreift, ebenfalls wieder im digitalen Archiv abgelegt.

Die mit den vorhandenen Software-Applikationen erzeugten Dokumente werden direkt dem elektronischen Archiv übergeben. „Beispielsweise haben wir für unser Logistiksystem, das speziell auf die Anforderungen der Automobilzulieferindustrie zugeschnitten ist, eine eigene Schnittstelle programmiert“, erläutert Christian Hartmann. Der Projektleiter plant und koordiniert seit 2009 den DMS-Einsatz unternehmensweit. Mit Listen und E-Mail-Benachrichtigungen erinnert das Modul Taskmanager an zu erledigende Aufgaben und stellt sicher, dass Abläufe zügig bearbeitet werden.

Skontofristen nicht verstreichen lassen

„Für einen erheblichen Teil der Belegschaft ist der zentrale Dokumentenpool bei ihren täglichen Aufgaben unverzichtbar“, berichtet Hartmann. Bearbeitungs- und Geschäftsprozesse sind durch digitale Workflows nicht nur schneller und effizienter, sondern auch sicherer und transparenter geworden. „Durch in den Workflows hinterlegte Vertreterregelungen stellen wir beispielsweise sicher, dass Bearbeitungsprozesse nicht unterbrochen werden, wenn Verantwortliche im Urlaub sind. Im Fall von Eingangsrechnungen wird damit gewährleistet, dass Skontofristen nicht ungenutzt verstreichen“, so der Projektleiter. Einmal erstellte Workflows lassen sich ohne viel Aufwand an unterschiedliche Prozesse anpassen. So kommt der digitale Bearbeitungsprozess „Eingangsrechnungen“ beispielsweise auch bei Reisekostenabrechnungen zum Einsatz.

Das Papiervolumen, das es ohne den Einsatz der elektronischen Archivlösung zu verwalten gelte, wagt Christian Hartmann sich nicht auszumalen. Nach seinen Angaben hat sich allein zwischen 2006 und 2012 die gespeicherte Datenmenge verzehnfacht. „10,2 Millionen Dokumente mit rund 22 Millionen Seiten – wobei mehrseitige PDFs als eine Seite gezählt werden – füllen aktuell ein Speichervolumen von 1,7 Terabyte. Papierbasiert hätte diese Aktenmenge inzwischen alle räumlichen Lagerkapazitäten gesprengt“, so der DMS-Projektleiter.

Neben kaufmännischen Belegen aus der Auftragsbearbeitung und Buchhaltung werden heute auch technische Zeichnungen und Lieferscheine aus den Bereichen Qualitätssicherung, Forschung & Entwicklung und Logistik mit dem Dokumenten-Management-System archiviert und verwaltet. Laut Christian Hartmann kommt es bei Scherdel inzwischen abteilungsübergreifend weltweit zum Einsatz. „Zur Digitalisierung haben wir aktuell rund 100 Scanner im Einsatz, bisher hauptsächlich in Deutschland. Mittlerweile wachsen auch in unseren internationalen Niederlassungen, etwa in China, den USA, Brasilien oder Mexiko, die bislang im Wesentlichen lesend auf das Digitalarchiv zugreifen, der Wunsch und die Notwendigkeit, Dokumente digital einzuspeisen.“

 

Die Scherdel-Gruppe
Das Familienunternehmen mit Zentrale in Marktredwitz sowie weltweit insgesamt 29 Standorten beschäftigt rund 4.300 Mitarbeiter. Dabei bietet man ein umfassendes Portfolio beginnend mit der Metallumformung, Montage- und Fügetechnik über Maschinen- und Werkzeugbau bis hin zur Oberflächentechnik. Umfangreiche Forschungs- und Entwicklungsleistungen runden das Angebot ab.
Im Internet: www.scherdel.de

Bildquelle: Scherdel

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