Digitalisierung

Taktgeber für digitale Prozesse

Digitalisierung gelangt nicht einfach so über Nacht in die Unternehmen. Vielmehr brauchen die Verantwortlichen durchdachte Pläne und Erfolgsstrategien. Im nächsten Schritt müssen sie meist hart an deren Umsetzung arbeiten. Ein Chief Digital Officer als Taktgeber des Ganzen kann dabei sehr nützlich sein.

Taktgeber für digitale Prozesse

In vielen Unternehmen fungiert ein CDO als Taktgeber und Vermittler der Digitalisierung.

Neben der Digitalisierung der eigenen Produkt- oder Servicepalette nehmen immer mehr Unternehmensverantwortliche auch vorhandene Geschäftsabläufe und im Zuge dessen auch die Arbeitsplätze der Mitarbeiter genauer unter die Lupe. Nicht selten geht es dabei um die Etablierung moderner, digitaler Workplaces.

„Den“ einen, allgemeingültigen Modern Workplace gibt es allerdings nicht, wie Hartmut Husemann, General Manager bei HP Deutschland, betont. Denn dazu sind die Bedürfnisse der verschiedenen Mitarbeiter zu unterschiedlich. Als Beispiel führt Husemann die Kollegen aus der Entwicklungsabteilung an, die keine Kompromisse bei der Performance ihres Rechners machen können und sich daher für leistungsfähige Workstations entscheidet. Der Vertriebskollege hingegen wird eher ein möglichst kompaktes Notebook bevorzugen, das er im Handumdrehen zum Präsentieren im Verkaufsgespräch aufstellen kann.

Hinzu komme der Bedarf an mobilen Lösungen. Dieser ist laut Husemann dem Trend geschuldet, dass Arbeit mittlerweile nicht mehr ausschließlich im Büro stattfindet – sondern je nach Bedarf im Home Office, im Café, Zug oder auf dem Flughafen. Dieselbe Flexibilität erwarten die Mitarbeiter auch von ihren „digitalen Werkzeugen“. „Wichtig bei der mobilen Nutzung sind neben der Leistungsfähigkeit vor allem die Sicherheitslösungen – die angefangen vom Sure View (eingeschränktes Blickfeld) bis hin zum gesicherten Webzugang zur Verfügung stehen müssen“, ergänzt Husemann an dieser Stelle.

Vorhandene Medienbrüche überwinden

Über die Verbreitung mobiler Lösung hinaus lassen sich weitere Trends rund um den Arbeitsplatz der Zukunft erkennen. „Je stärker die Digitalisierung fortschreitet, desto konsequenter werden Unternehmen einen ganzheitlichen Ansatz in Bezug auf ihre Hardware-, Software- und Service-Lösungen verfolgen und damit ihre Workflows optimieren“, glaubt Hartmut Rottstedt, Geschäftsführer bei Lexmark Deutschland. Mithilfe einer ganzheitlichen Dokumentenstrategie und den miteinander vernetzten Technologien können Medienbrüche, Dopplungen und Streuverluste überwunden und die Prozesse aus einer Hand schnell und effizient gestaltet werden.

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In diesem Zusammenhang seien nach wie vor leistungsfähige Output-Geräte gefragt. „Intelligente Multifunktionsgeräte (Multifunctional Printers, MFPs) mit ihren Scannern stellen einen Dreh- und Angelpunkt in modernen, digitalen Arbeitswelten dar“, so Rottstedt. Denn aktuelle Multifunktionsgeräte bieten direkte Schnittstellen zu digitalen Prozessen, etwa für die Erfassung und das Verfügbarmanchen papierbasierter Dokumente mittels intelligenter Software-Lösungen. In diesem Zusammenhang seien auch die Ansprüche an zusätzliche, integrierte Lösungen gestiegen, ergänzt Hartmut Husemann. Heutzutage müsse der Zugriff auf Multifunktionsgeräte von überall möglich sein, auch da Anwendungen wie die automatische Workflow-Integration immer mehr genutzt werde. „Überdies werden die integrierten Scan-Funktionen zunehmend als Input-Device genutzt, um Prozesse digital und schneller zu starten“, erklärt Husemann weiter.

Die Umwelt im Blick

Neben verbesserter Workflows verweist Jörn von Ahlen, Leiter Marketing bei Epson Deutschland, auf den Nachhaltigkeitsaspekt. Heute reiche es bei modernen, digitalen Arbeitsplätzen nicht mehr aus, nur eine flexible, leistungsfähige IT-Ausstattung zu besitzen. „Vielmehr spielen Dinge wie Energieeffizienz, Abfallvermeidung und andere Corporate-Social-Responsibility-Themen (CSR) eine wichtige Rolle“, betont von Ahlen. Für moderne IT-Arbeitsplätze sei daher die Ausstattung mit Geräten, die auf nachhaltige, stromsparende Technologien setzen, mitentscheidend.

Außerdem umfasst der Umweltschutz in den Unternehmen oftmals die Reduktion von papierbasierten Prozessen in den Büros. So ganz funktioniert dies aktuell jedoch noch nicht: „Menschen vertrauen gedruckten Dokumenten stärker als elektronischen Ansichten auf dem Monitor. Daher bleibt das papierlose Büro eine Schimäre und Drucker werden auch in Zukunft zentrale Geräte sein“, ist sich Jörg von Ahlen sicher. Umso wichtiger sei es, dass die Devices mit nachhaltigen Technologien arbeiten und für die jeweiligen Anforderungsprofile der Unternehmen passen.

Umdenken ist gefordert

Bevor die Verantwortlichen interne Arbeitsprozesse ummodeln, sollten sie bedenken, dass man dafür nicht nur neue Technologien, sondern auch flexible Arbeitsweisen und eine offene Kommunikationskultur braucht. Nicht selten trifft man in den Unternehmen jedoch auf traditionelle Hierarchien und verkrustete Kommunikationsprozesse. Mit entsprechenden Vorgehensweisen und einem nachhaltigen Change Management können sich beiden Welten jedoch zusammenbringen lassen, sind sich Experten sicher. „Menschen sind Gewohnheitstiere. Sie werden nicht gerne überrumpelt, sondern verändern sich nachhaltig, wenn Prozesse graduell und gleichzeitig konsequent passieren“, rät Hartmut Rottstedt zu einem sanften Umstieg.

Vor diesem Hintergrund sollten die Mitarbeiter stark in Digitalisierungsprozesse involviert und „mitgenommen“ werden. Denn Regeln, die man selbst mitgestaltet hat, hält man erfahrungsgemäß auch eher ein. Desweiteren ist oftmals ein Umdenken auf allen Ebenen gefordert – sowohl bei der Unternehmensleitung als auch bei den Mitarbeitern. Dabei sollten die Vorzüge einer neuen, digitalen Arbeitswelt aufgezeigt werden. Sie kann viele Vorteile eröffnen, insbesondere optimierte Geschäftsprozesse, Zeitersparnis, stärkere Kundenbindung und oftmals auch eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Apropos Umdenken. Laut Hartmut Husemann braucht es Zeit, die Kommunikationskultur innerhalb eines Unternehmens zu ändern. Seiner Ansicht nach werde dies aktuell durch die vielen jungen Menschen vorangetrieben, die heute mit einem völlig anderen Selbstverständnis hinsichtlich der Kommunikation ihre ersten Jobs übernehmen.

Der Chief Digital Officer als Dirigent

Um den digitalen Wandel schneller voranzutreiben, etablieren immer mehr Unternehmen einen Chief Digital Officer, kurz CDO. „Die Position eines CDOs ist sicherlich wichtig, um die Digitalisierung koordiniert, strukturiert und systematisch im Unternehmen voranzutreiben“, unterstreicht Hartmut Rottstedt. Gleichzeitig räumt er jedoch ein, dass weder die IT-Abteilung noch ein Chief Digital Officer allein ausreichen, um den digitalen Wandel voranzutreiben. Vielmehr sollte dieser „Top-down“ vom CEO bis zum Sacharbeiter von sämtlichen Mitarbeitern gelebt werden. „Der CDO und auch die IT-Abteilung fungieren dabei als Taktgeber und Dirigenten. Das Unternehmen selbst und die Mitarbeiter sind das Orchester, das die (digitale) Musik spielt“, zieht Rottstedt einen Vergleich mit der Musikwelt.

Nach Ansicht von Hartmut Husemann reicht es ebenfalls nicht aus, nur die Position eines Chief Digital Officer einzuführen. Im nächsten Schritt muss diese Funktion mit der Verantwortung für alle Digitalisierungsprozesse ausgestattet sein. „Erst dann kann sie bereichsübergreifend die richtigen Weichen stellen, um die Digitalisierung im Unternehmen erfolgreich umzusetzen“, so Husemann. Der CDO gibt Impulse für die digitale Transformation des gesamten Unternehmens und hat damit eine zentrale Integrationsrolle inne.

Auch Wilhelm Gassner, Director International Sales bei PFU, äußert Bedenken. Zwar ergebe die Einführung eines Chief Digital Officer in größeren Unternehmen auch in seinen Augen durchaus Sinn. „Abteilungen, die es gewohnt waren, die Informationshoheit über einzelne Themen zu besitzen, werden unter Umständen durch die Einführung neuer Informationsstrukturen mit weitreichenden Veränderungen konfrontiert. Im Zuge dessen kann es zu Irritationen und Vorbehalten bei den beteiligten Personen kommen“, so Gassner. Neben dem generellen Management neuer Informationsstrukturen wird dem CDO laut Gassner bei der Implementierung neuer Prozesse die Rolle eines Vermittlers zuteil. Dabei sollte es das Ziel sein, eine unternehmensweite Akzeptanz der neuen Abläufe zu erreichen. Denn nur so können Effizienzpotentiale mithilfe der stetig voranschreitenden Digitalisierung realisiert werden.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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