Herausforderungen und Lösungen des zukünftigen Dokumentenmanagements

Texten in der Cloud

Dokumente gemeinsam mit mehreren Personen zu erstellen und zu korrigieren, bedeutet oftmals noch immer Versions- und Änderungschaos. Die Gründe hierfür sind veraltete Methoden für Versionskontrollen und Änderungsprotokollierungen. Moderne Web-Editoren versprechen Abhilfe, werden aber den radikal geänderten Ansprüchen nur zum Teil gerecht.

Es ist zweifelsfrei ein großer Fortschritt, dass wir heutzutage Dokumente einfacher und schneller verteilen und bearbeiten können. Aber dabei darf nicht übersehen werden, dass man auch noch den Überblick über die unzähligen Versionen behalten und vor allem auch schnell und unkompliziert nachvollziehen können muss, was sich effektiv geändert hat.

Viele Konzepte, keine Lösungen

Viele Firmen erkannten schon vor geraumer Zeit das Problem des Versionschaos und erweiterten die digitale Textverarbeitung um die Funktion der „Versionierung von Dokumenten“. Seitdem können Anwender also beliebig viele Versionen eines Dokuments unter einem immer gleichen Namen speichern. Man „stapelt“ die Versionen quasi sauber übereinander. Nicht gelöst wird damit jedoch das Problem, als Nutzer nicht den Überblick zu verlieren. Ungelöst bleibt auch das Problem, dass man nicht sofort erkennen kann, was sich jeweils geändert hat. Vorreiter war Microsoft mit der Funktion „Änderungen nachverfolgen“ in Word. Ist die Funktion aktiviert, werden alle dann vorgenommenen Einfügungen und Löschungen als „Änderungsvorschlage“ gekennzeichnet – vorausgesetzt natürlich, dass ein Nutzer diese Funktion durchgehend einsetzt.

Zu einem Vorschlag gehört auch die endgültige Entscheidung. Hierzu bietet Word die entsprechenden Funktionalitäten. Ein Vorschlag zu einer Einfügung oder Löschung lässt sich bequem mit nur einem Klick annehmen bzw. ablehnen. Diese Funktion hat jedoch einen gewaltigen Haken. Wird nämlich ein Vorschlag für eine Einfügung abgelehnt, wird er komplett aus dem Dokument gelöscht.

Genauso ist es beim Annehmen einer vorgeschlagenen Einfügung. Der angenommene Text wird danach wie der „normale“ Text dargestellt. Die übrigen Nutzer können keinen Unterschied mehr zwischen einer akzeptierten Einfügung und dem normalen Text erkennen. Die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ in Kombination mit „Entscheiden“ ist schlicht weg nicht zu Ende gedacht und verursacht mehr Probleme, Aufwand und Chaos, als dass sie Nutzen stiftet.

Realtime Collaboration als Lösung aller Probleme?

Durch die sogenannte „Realtime Collaboration“ können beliebig viele Menschen gleichzeitig online an einem Dokument arbeiten. Was im ersten Moment wie die Lösung für alle vorher beschriebenen Problemen erscheint, entpuppt sich jedoch schnell als Rohrkrepierer.

Dokumente gemeinsam nicht mehr in Dateiform, sondern online als Web-Dokument zu bearbeiten, ist definitiv bequemer und einfacher. Erwartet man jedoch wirksame Lösungen der bereits beschriebenen Problemstellungen, wird man sehr schnell ernüchtert feststellen, dass es konzeptionell praktisch keinen echten Fortschritt gegeben hat. Es reicht eben nicht, einfach nur seit Jahrzehnten genutzte Methoden und Funktionen nun im Web anzubieten.

Den Erwartungshaltungen gerecht werden

 

Warum speichern wir eigentlich immer noch das gesamte Dokument als eine neue Version, selbst wenn wir nur ein einziges Wort geändert haben? Wäre es nicht viel einfacher, nur den Abschnitt, in welchem die Änderung erfolgte, als neue Version zu speichern?

Warum muss der Nutzer selbst herausfinden, ob sich etwas in einem Dokument geändert hat? Mit einem Web-Dokument und einer Datenbank, die abschnittsweise jede Änderung inklusive dem Verfasser und den Zeitpunkt der Änderung protokolliert, wollen neue Konzepte, wie das des Anbieters Smashdocs, den Spieß umdrehen. Mit der Lösung lässt sich für jeden Nutzer individuell berechnen, welche Änderungen dieser noch nicht gesehen hat. Manuelle Dokumentenvergleiche und zeitaufwändiges Vergleichslesen werden damit überflüssig.

Zukunft der Textverarbeitung liegt im Web


Um die Erwartungshaltungen der Nutzer bedienen zu können, müssen sich Anbieter von überholten Grundkonzepten und Methoden verabschieden und neue Ideen und Technologien entwickeln. Das Web bietet dazu leistungsstarke und wesentlich effizientere, neue Möglichkeiten, die jedoch in den heute verfügbaren Produkten faktisch noch nicht genutzt werden.


*Christian Marchsreiter ist Gründer von Smashdocs

Bildquelle: Thinkstock / iStock

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