Zuverlässige Weggefährten

Transparentere Prozesse dank Social Collaboration?

Immer mehr Unternehmen nutzen kommunikative Plattformen und Werkzeuge, um mit Partnern, Dienstleistern und Lieferanten zu kooperieren. Aus einer kurzen ­Projektzusammenarbeit kann so ein langfristiger Austausch werden.

Social Collaboration soll Transparenz schaffen.

Seit einiger Zeit schwirrt der Begriff „Social Collaboration“ fast schon wie ein Mantra durch die Fachwelt.

Fast schon wie ein Mantra schwirrt der Begriff „Social Collaboration“ seit einiger Zeit durch die Fachwelt. Was im Privaten gängig ist, sollen und können Unternehmen nun auch für Geschäftsprozesse nutzen: Plattformen und Messenger für die interne Kommunika­tion. Das Ziel ist ein unkomplizierter, fachbereichsübergreifender Austausch, die Reduktion des Mail-Verkehrs und transparentere Prozesse. Nebenbei sollen die Mitarbeiter eigenverantwortlicher werden, sich Informationen aktiv selbst organisieren, aber auch die Chance bekommen, stärker in Entscheidungen involviert zu werden. Das Diakonie-Klinikum in Stuttgart mit 1.400 Mitarbeitern macht es vor: T-Systems Multimedia Solutions implementierte dort die Mitarbeiter-App Staffbase, wodurch sich Kollegen leichter untereinander austauschen und sich aktiv an internen Veränderungen beteiligen können.

Was intern funktioniert, kann aber auch für die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Dienstleistern ein Gewinn sein. Zum Beispiel wenn ein Unternehmen eine Agentur für das Marketing sucht. Das ist klassischerweise ein recht aufwendiger Prozess: Es gilt Ansprechpartner zu recherchieren, Angebote einzuholen und Rückfragen zu beantworten. Anschließend trudeln auf den diversen Kanälen wie E-Mail und Telefon die ersten Nachfragen ein, bevor die Angebote hereinkommen. Darauf folgt in der Regel noch mehr Kommunikation über verschiedene Medien hinweg. Wenn die verantwortlichen Kollegen dann noch krank werden oder in den Urlaub gehen, kann es schnell schwierig werden. Haben alle anderen die wichtigsten Informationen bei Rückfragen parat? Ist das nicht der Fall, zögert sich der Entscheidungsprozess weiter hinaus. Hier setzen Kollaborationstools an.

Eine „Social Collaboration”-Lösung kann man sich in der Praxis wie einen digitalen Arbeitsplatz vorstellen. Statt unübersichtlichen Mail-Verkehr findet man einen zentralen Kollaborationsraum vor. Dort sind alle Informationen enthalten, die wichtig sein könnten. Das können grundlegende Eckdaten zu einem geplanten Projekt oder einer Kampagne sein, aber auch anstehende Termine für Telefonkonferenzen oder Sitzungen. Externe Partner wie z. B. die Agenturen können ihre Rückfragen direkt im Chat des digitalen Raums posten. Das hat den Vorteil, dass auch alle anderen die Antwort erhalten und nicht ein und dieselbe Konversation mehrfach geführt werden muss.

Bei schwierigen Fragen von externen Partnern können die Angestellten zudem auch andere Instanzen zurate ziehen – wenn es beispielsweise um sensible Themen wie die Einhaltung von Compliance-Richtlinien geht. Während am Telefon im Eifer des Gefechts schon einmal eine vertrauliche Information herausrutschen kann, bietet ein Chat generell mehr Zeit zum Agieren. Die Einsehbarkeit aller Antworten und Informationen innerhalb der Gruppe sorgt zudem dafür, dass sowohl Dienstleister als auch Mitarbeiter die Prozesse nicht über abgekürzte Dienstwege oder andere Hintertürchen unnötig verkomplizieren.

Mitbewerber zu Partnern machen


Die digitale Kollaboration kann aber nicht nur für temporäre Projekte, sondern auch für eine langfristige Kooperation Vorteile mit sich bringen. Das kann sogar so weit gehen, dass seit Jahrzehnten gelebte Verhältnisse neu gedacht werden und aus Wettbewerbern Partner werden. Statt nur hinter verschlossenen Türen zu agieren, öffnen sich Unternehmen so zusehends den Mitbewerbern. Natürlich nicht, um jedes noch so kleine Unternehmensgeheimnis an die Konkurrenten heranzutragen. Vielmehr liegt der Sinn in einer klugen Einbeziehung zusätzlicher Experten, wenn es z.B. darum geht, neue Produkte zu entwickeln.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 12/2018. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Um dauerhaft auf Augenhöhe miteinander zu arbeiten, setzen immer mehr Unternehmen verstärkt so­genannte „Partner Communities” ein. Unternehmen arbeiten dann nicht nur temporär mit Dienstleistern zusammen, sondern alle Beteiligten befinden sich auf einer gemeinsamen digitalen Plattform und ergänzen sich gegenseitig. Auf solch einer Plattform können sich Unternehmensvertreter regelmäßig Input einholen, sich zu weiteren Projekten austauschen und Ideen teilen. Das Fraunhofer-Institut für Entwurfstechnik und Mechatronik (IEM) hat in diesem Zusammenhang das Projekt Digikam initiiert. Ziel war es, Anbieter aus dem Bereich 3D-Druck mit Wirtschaftsunternehmen zusammenzubringen. Besonders kleinere oder mittelständische Unternehmen haben nicht immer ausreichend Ressourcen, um selbst das notwendige Wissen aufzubauen. Das digitale Kollaborationsnetzwerk verbindet dabei branchenübergreifend Anwender und Dienstleister der additiven Fertigung über den gesamten Entstehungsprozess. Für Miele sollten über die Beziehungen innerhalb des Netzwerks beispielsweise Ersatzteile ad hoc über den 3D-Druck möglich sein und das am besten immer direkt vom Servicetechniker.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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