Überblick über Assets, Lizenzen und Kosten

Mit rund 9.700 Mitarbeitern, 93.000 Studierenden, 19 Fakultäten und Zentren sowie über 180 Studien ist die Universität Wien die größte Forschungs- und Bildungsinstitution in Österreich. Der Zentrale Informatikdienst (ZID) sowie mehr als 200 EDV-Beauftragte in den Fakultäten und Zentren der Universität Wien verwalten rund 12.000 Arbeitsplätze. Darunter fallen nicht nur die Arbeitsplätze von wissenschaftlichem und administrativem Personal, sondern auch Seminarräume für Studierende, also für wechselnde Anwender.

In der Vergangenheit wurden hierfür zwei unterschiedliche Deployment-Systeme eingesetzt. „Wir hatten u.a. eine eigene Lösung im Einsatz, deren Weiterentwicklung nicht gesichert war, und haben daher nach einer kommerziellen Lösung gesucht, die eine vereinheitlichte Verwaltung aller Arbeitsplätze ermöglicht – und zwar nicht nur organisatorisch und technisch, sondern auch lizenzrechtlich korrekt. Die Wahl fiel nach einer Ausschreibung auf Matrix42, weil diese Gesamtlösung zum Workspace Management alle unsere Anforderungen abdecken konnte und das Angebot auch preislich innerhalb unserer Möglichkeiten lag“, erklärt Eva Birnbacher, verantwortlich für Licensing & Training der Abteilung Managed Services am Zentralen Informatikdienst der Universität Wien.

Komplexe Organisations- und Berechtigungsstruktur

Die Größe und organisatorische Komplexität der Universität Wien stellte das Projekt vor große Herausforderungen. Neben dem Zentralen Informatikdienst sind rund 200 EDV-Beauftragte in den Fakultäten und Zentren für die IT verantwortlich. Diese müssen ihre Daten pflegen, Zugriff auf die richtigen Daten haben und über die richtigen Berechtigungen verfügen, um ihre Aufgaben erledigen zu können. Um das zu ermöglichen, mussten die umfangreichen Stammdaten, auf denen die gesamte Logik des Systems basiert, berücksichtigt werden. Diese mussten sauber in einer granularen Hierarchiestufe importiert und verarbeitet werden. Jetzt haben die Verantwortlichen im ZID als auch die EDV-Beauftragten einen klaren Überblick über die eingesetzten Geräte – sowohl „managed“ als auch „unmanaged“.

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