Konsolidierung: Interview mit Reinhold Schlierkamp, Kyocera

Verbessertes Output-Management

Interview mit Reinhold Schlierkamp, Geschäftsführer bei Kyocera Document Solutions Deutschland in Meerbusch, über die Konsolidierung von Output-Landschaften, damit einhergehende Prozessverbesserungen und energieeffiziente Ausgabegeräte

Reinhold Schlierkamp, Kyocera

„Im Dokumentenbereich werden viele nachgelagerte Prozesse vielerorts noch äußerst stiefmütterlich behandelt", so Reinhold Schlierkamp, Geschäftsführer bei Kyocera Document Solutions Deutschland.

Wer Kyocera heutzutage allein in eine Schublade mit Hardwareherstellern steckt, liegt weit daneben. Denn die Produktpalette des in Meerbusch ansässigen Unternehmens umfasst mittlerweile neben den klassischen Druckern, Multifunktionssystemen und Verbrauchsmaterialien auch Dokumenten-Management-Lösungen sowie Managed Document Services (MDS). Insbesondere die beiden letztgenannten Bereiche will man in Zukunft ausbauen. Denn viele Unternehmen hätten in der Vergangenheit zwar ihre Output-Geräte auf den neuesten Stand gebracht, die damit verbundenen Dokumentenprozesse jedoch eher stiefmütterlich behandelt, betont Reinhold Schlierkamp im Gespräch mit IT-DIRECTOR. Seiner Ansicht nach liegt in der Automatisierung dieser Prozesse noch viel Potential für Unternehmen, ihre Mitarbeiter von Routinearbeiten zu befreien und damit gleichzeitig weitere Kosten zu sparen.

IT-DIRECTOR: Herr Schlierkamp, an welchem Hebel sollten Verantwortliche ansetzen, um ihre Dokumenten- und Output-Prozesse zu verbessern?
R. Schlierkamp:
Auf unterster Ebene geht es zunächst um das Management der Drucker und Kopierer. Wie viel ein Kunde hier einsparen kann, hängt stets davon ab, welche Installationen vorhanden sind und auf welchem Stand sich sowohl die Geräte als auch die dahinterliegenden Prozesse befinden. Im Rahmen unserer Projekte können wir die Kosten für das Management der Drucker und Kopierer in der Regel um bis zu 40 Prozent reduzieren. Darüber hinaus lassen sich die durchschnittlichen Kosten mittels Prozessoptimierungen und Automatisierungslösungen um mehr als 30 Prozent reduzieren.

IT-DIRECTOR: Wie gehen Sie in solchen Projekten vor?
R. Schlierkamp:
Wir ermitteln zunächst im Rahmen einer Analyse den Reifegrad vorhandener Prozesse, wobei wir rund 120 Kriterien abfragen. Im Anschluss daran erstellen wir ein Rating zwischen eins und fünf. Hier wird der momentane Stand des Kunden eingezeichnet sowie auch dessen Wunsch, welchen Reifegrad er künftig erreichen möchte. Im Verlauf der Umsetzung erhält er dann eine Art Fieberkurve. Diese zeigt an, wie hoch der Grad der aktuellen Prozessoptimierung ist und an welchen Stellen noch nachgebessert werden kann. Wir ermitteln für den Kunden ein detailliertes Optimierungspotential. Ganz wichtig ist auch, dass die Mitarbeiter der involvierten Fachbereiche in den gesamten Prozess eingebunden sind, wozu wir detaillierte Befragungen und Interviews durchführen.

Im Rahmen solcher Projekte kann überdies ein intelligentes Nutzermanagement die Prozesse verbessern. Feste Benutzerrollen sorgen dafür, dass bestimmte Mitarbeiter nur spezifische Funktionen der Multifunktionsgeräte nutzen dürfen. So sollen manche Mitarbeiter nur monochrom drucken bzw. kopieren. Oder man legt in den Standardeinstellungen fest, dass stets Vorder- wie Rückseite bedruckt werden.

IT-DIRECTOR: Liefern Sie die dafür nötige Software direkt mit?
R. Schlierkamp:
Es handelt sich um eine in unseren Geräten integrierte Standardfunktion. Darüber hinaus bieten wir mit Kyocontrol ein Tool, mit dem die User ihre Druckaufträge oder Scans an einen Printserver schicken können. Mittels eines Transponder-Chips beispielsweise kann der Nutzer anschließend seine Ausdrucke und Scans an jedem beliebigen Ausgabegerät im Unternehmensnetzwerk abholen. Von daher braucht eine Abteilung, die nur einmal monatlich mehrere A3-Ausdrucke benötigt, kein eigenes teures Modell dafür. Stattdessen könnten die Mitarbeiter etwa das Gerät der benachbarten Marketingabteilung mitbenutzen.

IT-DIRECTOR: Nach wie vielen Jahren werden Altgeräte in der Regel ausgetauscht?
R. Schlierkamp:
Ihr Lebenszyklus umfasst meist vier bis sechs Jahre. Dann ist der Austausch auch sinnvoll, da sich Technologien innerhalb dieser Zeitspanne stark weiterentwickeln. So arbeiten heutige Multifunktionsgeräte (Multifunctional Printers, MFP) deutlich produktiver als noch vor fünf Jahren.

IT-DIRECTOR: Wie sollten die Kunden ihre neue Umgebung gestalten?
R. Schlierkamp:
Das Arbeitsumfeld hat sich zuletzt stark gewandelt, beispielsweise aufgrund der zunehmenden Verbreitung mobiler Endgeräte. Im Zuge einer fortschreitenden Digitalisierung werden auch immer mehr Dokumente einscannt und elektronisch weiterverarbeitet. Gleichzeitig will man auch weitere Kosten im Output-Bereich einsparen.

IT-DIRECTOR: Wie lässt sich dies am besten bewerkstelligen?
R. Schlierkamp:
Die Verantwortlichen sollten vor allem sämtliche Dokumentenprozesse durchleuchten. Denn da die meisten Unternehmen ihren „Output-Fuhrpark“ bereits in der Vergangenheit bereinigt haben, ist hier nicht mehr mit exorbitanten Einsparungen zu rechnen. Demgegenüber manchen sich die Verantwortlichen noch zu wenig Gedanken über die Prozesse entlang der Dokumentenverarbeitung. Insbesondere für Marketing- wie Vertriebszwecke werden Unmengen an Daten vorgehalten und aufbereitet – Stichwort Big Data. Die damit verbundenen nachgelagerten Prozesse im Dokumentenbereich hingegen werden vielerorts noch äußerst stiefmütterlich behandelt.

IT-DIRECTOR: Wo könnte man denn ansetzen?
R. Schlierkamp:
Versteckte Kosten hinsichtlich des Dokumentenmanagements findet man im Postein- und -ausgang sowie beim Bearbeiten von Bestellungen oder in der Rechnungsstellung. Hier findet ein Großteil der Kommunikation nach wie vor papierbasiert statt, was kürzlich eine von uns gemeinsam mit IDC durchgeführte Studie ans Licht brachte. Demnach ist der prozentuale Anteil an Papierprozessen in den Unternehmen noch recht hoch.

Vor diesem Hintergrund sollte den Führungskräften klar sein, dass man sich wirksamer organisieren muss. Und dies nicht nur auf Abteilungsebene, sondern über das gesamte Unternehmen hinweg. Denn die größten Einsparungen kann man bei End-to-End-Prozessen erzielen, wobei die IT und einzelne Fachabteilungen bestmöglich kooperieren sollten. Mit unserem Blick von außen nehmen wir in solchen Projekten eine neutrale Position ein und können dementsprechend beraten. Generell können wir als Drittpartei unbefangen Vorschläge einbringen, ohne befürchten zu müssen, damit jemandem auf die Füße zu treten.

IT-DIRECTOR: Wer initiiert solche Vorhaben?
R. Schlierkamp:
Das können sowohl die IT-Verantwortlichen oder Einkaufsleiter als auch die Fachbereichsleiter sein. In der Regel sind es diejenigen, die aufgrund der existierenden Situation die größten Schmerzen empfinden. Denn muss eine Abteilung etwa aufgrund einer Unternehmensvorgabe plötzlich zehn Prozent der Kosten sparen, nehmen die Verantwortlichen schnell administrative Prozesse wie das Dokumentenmanagement unter die Lupe.

Handelt es sich um ein unternehmensweites Projekt, besitzt vor allem die IT-Abteilung ein großes Interesse daran, eine homogene Dokumenten- wie Output-Landschaft zu installieren. Denn diese lässt sich einerseits dank einer einheitlichen Treiberlandschaft einfach verwalten. Andererseits gestaltet sich der Support unkomplizierter als in einem heterogenen Umfeld, da das Zubehör für die Geräte nicht mehr von unterschiedlichen Herstellern bezogen werden muss.

IT-DIRECTOR: Welche weiteren Vorteile verspricht Ihr Vorgehen?
R. Schlierkamp:
Mit der Prozessoptimierung steigt die Qualität der Abläufe, gleichzeitig wird die Fehlerquote reduziert. Damit lässt sich auch die Kundenzufriedenheit steigern – sowohl bei internen als auch bei externen Kunden und Partnern.

IT-DIRECTOR: Können Sie ein Beispiel nennen
R. Schlierkamp:
Beim Rhein-Kreis Neuss haben wir zunächst eine detaillierte Analyse durchgeführt, in die alle Mitarbeiter eingebunden wurden. So konnte auf Basis der Befragung von Mitarbeitern in den einzelnen Fachbereichen ein detailliertes Optimierungspotential ermittelt werden.

Das auf den Ergebnissen dieser Befragung basierende Konzept sah insgesamt sechs leistungsfähige Geräteklassen für die neue Drucker- und Kopiererflotte und gleichzeitig deutlich weniger Arbeitsplatzdrucker vor. Diese wurden an allen wichtigen Standorten als Poolgeräte aufgestellt. Die digitale Ablage mittels Scanner und die Möglichkeit des Mehrfachzugriffs auf ein gespeichertes Dokument haben den Bedarf an Drucken und Kopien reduziert und darüber hinaus den CO2-Ausstoß gesenkt. Das Auffinden der Dokumente wurde somit erleichtert. Die Mitarbeiter können nun an den neuen MFP-Systemen die Unterlagen scannen, so dass sie jederzeit weiterverarbeitet und in das vorhandene DMS-System übernommen und ausgewertet werden können. Dokumente werden in Zukunft direkt auf den Bildschirm geholt und nicht mehr wie zuvor aus einer herkömmlichen Akte.

IT-DIRECTOR: Sie sprachen über eine zunehmende Mobilisierung der Mitarbeiter. Wie gehen Sie das Thema „Mobile“ an?
R. Schlierkamp:
Im Rahmen unserer Partnerschaft mit dem Projekt „Office 21“ von Fraunhofer Fokus beschäftigen wir uns detailliert mit der zukünftigen Entwicklung der neuen Arbeitswelten. Diese haben auch einen erheblichen Einfluss auf das künftige Dokumenten- und Output-Management der Unternehmen. Sie sind geprägt von einer neuen Form der Zusammenarbeit der Wissensarbeiter auf Basis neuer Softwaretools wie beispielsweise Collaboration-(Business Social Network), Enterprise-Content- und Archivierungssoftware. Auch die Themen Mobilität und mobile Anwendungen hinsichtlich Drucker und Kopierer oder die digitale Verarbeitung von Dokumenten sind hier wesentliche Treiber.

Darüber hinaus ist auch das Thema Nachhaltigkeit und Umweltschutz ein wichtiger Aspekt für die zukünftigen Arbeitswelten. Der Bedarf an energieeffizienten Informations- und Kommunikationstechnologien ist hoch und wird in Zukunft weiter wachsen, wobei auch immer Anwender sensibilisiert sind und auf Nachhaltigkeit achten.

IT-DIRECTOR: Aporpos Umwelt – inwiefern können Sie für die entsprechende Energieeffizienz und Umweltverträglichkeit sorgen?
R. Schlierkamp:
Hier lohnt ein Blick in unsere Vergangenheit: Während Kyocera Deutschland kommendes Jahr das 30-jährige Jubiläum feiert, ist unser Gesamtkonzern mit Hauptsitz im japanischen Osaka schon seit 55 Jahren aktiv. Dabei hat der Firmengründer Dr. Kazuo Inamori bereits in der Unternehmens-Charta von 1959 das Wohl der Umwelt ganz weit oben aufgehängt. Dies war zu jener Zeit noch recht untypisch, da man Umweltbewegungen im heutigen Sinne damals noch gar nicht kannte. Seitdem zieht sich der Umweltgedanke durch unsere gesamte Historie und Lösungspalette – von der Produktentwicklung über die Produktion der Geräte bis hin zur Marketing- und Vertriebsorganisation.

IT-DIRECTOR: An welchen Maßnahmen kann man dies festmachen?
R. Schlierkamp:
Bereits in der Entwicklung versuchen wir die Produkte hinsichtlich der verwendeten Rohstoffe und unter Recyclingaspekten so umweltfreundlich wie möglich zu gestalten. Ein Beispiel sind unsere Tonerkartuschen, die aus nur sechs Einzelteilen bestehen, Die der Wettbewerber hingegen sind aus bis zu 40 Teilen zusammengesetzt, was deutlich mehr Rohstoffe und Produktionsressourcen notwendig macht.

Desweiteren besitzen wir langlebige Druckertrommeln, sodass während des Lebenszyklus` unserer Geräte keine Trommeln ausgetauscht werden müssen. Dies wiederum reduziert nicht nur den mit einem Austausch verbundenen Materialaufwand, sondern auch die dazu benötigten Logistikprozesse. Bei unseren Systemen entsteht 75 Prozent weniger Abfall als bei Wettbewerbssystemen.

IT-DIRECTOR: Wie umweltfreundlich sind Ihre Toner?
R. Schlierkamp:
Unser Toner ist klima-neutral, womit der Kunde pro Seite ca. 1 Gramm CO2 einspart. So kompensieren wir für unsere Kunden jährlich rund 21.000 Tonnen CO2. Dazu investieren wir jährlich eine sechsstellige Summe in ein internationales Klimaschutzprojekt der Umweltschutzorganisation Myclimate. Zudem haben Myclimate und Kyocera Deutschland bereits vor mehreren Jahren gemeinsam mit der Deutschen Umwelthilfe das Klimaschutzprogramm Print Green entwickelt. In dessen Rahmen können die CO2-Emissionen, die während eines Druckerlebens – etwa bei der Herstellung, dem Transport sowie der Nutzung und Verwertung –  unweigerlich entstehen, kompensiert werden. Der Toner macht dabei rund die Hälfte der CO2-Emittenden aus, die während der Nutzungsphase entstehen.

IT-DIRECTOR: Wo produzieren Sie Ihre Geräte?
R. Schlierkamp:
Wir besitzen zwei Produktionsstätten in China sowie eine in Vietnam. Zudem erfolgt unsere Tonerproduktion an einem tschechischen Standort. Überall legen wir neben dem Umweltaspekt auch großen Wert darauf, dass alle unsere Lieferanten dieselben Ethik- und Moralvorstellungen wie wir vertreten.

IT-DIRECTOR: Mit welchen Umweltsiegel oder Zertifizierungen warten Ihre Geräte auf?
R. Schlierkamp:
Beispielsweise mit dem Blauen Engel, der den Geräten einen niedrigen Stromverbrauch abverlangt. Diese Vorgaben erfüllen wir umfänglich und sind momentan eines der drei Unternehmen, die im November für die Verleihung des „Blauen Engel Preises“ in Verbindung mit dem Deutschen Nachhaltigkeitspreis nominiert sind.

Desweiteren zählen der Energy Star sowie der Nordic Swan, der vor allem in den skandinavischen Ländern von Bedeutung ist, zu den wichtigen Zertifikaten hinsichtlich der Energieeffizienz.

IT-DIRECTOR: Seit wann sind Ihre Geräte mit dem Blauen Engel zertifiziert?
R. Schlierkamp:
Wir waren 1997 der erste Drucker- und Kopiererhersteller, der hierzulande damit aufwarten konnte. Aufgrund dessen sowie aufgrund unserer fast drei Jahrzehnte andauernden Kooperation mit der Deutschen Umwelthilfe (DUH) hatten wir schnell das Image weg, „die Grünen“ der IT-Branche zu sein.

Nicht zuletzt vergeben wir seit dem Jahr 2008 regelmäßig einen mit insgesamt 100.000 Euro dotierten Umweltpreis, dessen Ziel die Förderung nachhaltiger Technologien in der Wirtschaft ist.

IT-DIRECTOR: Inwieweit fragen Ihre Kunden in den Ausschreibungen konkrete Umweltaspekte nach?
R. Schlierkamp:
In diesem Zusammenhang haben wir gemeinsam mit dem Fraunhofer Institut die „Green Office Studie 2014“ durchgeführt, die uns einen umfassenden Einblick in die aktuellen und zukünftigen Trends in diesem Bereich gibt. Die aktuellen Befragungsergebnisse belegen, dass in diesem Segment noch enormes Marktpotential vorhanden ist. Unternehmen und vor allem Führungskräfte sind sich der Bedeutung von Nachhaltigkeit bewusst und bereit, Maßnahmen zur umweltfreundlichen Gestaltung von Büroarbeit zu ergreifen.


Reinhold Schlierkamp
Alter: 60 Jahre
Beruflicher Werdegang: Nach Abschluss seines Elektronikstudiums in Duisburg und Essen begann Schlierkamp seine berufliche Laufbahn bei Control Data und Ericsson. Anschließend war er mehrere Jahre bei NEC tätig, wo er für den Aufbau des Vertriebs verantwortlich war. Im November 1994 kam Schlierkamp zur Kyocera Electronics Europe GmbH nach Meerbusch, wo er zunächst in der Position des Vertriebsdirektors Deutschland tätig war.
Derzeitige Position: Geschäftsführer bei Kyocera Document Solution Deutschland
Hobby: Golf

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