Ganzheitliche Transformationsstrategie

Versicherungen gerüstet für Sepa

Der einheitliche Euro-Zahlungsverkehr (Single Euro Payments Area, Sepa) nimmt Gestalt an. Versicherungen tun gut daran, ihre Geschäftsmodelle und Services auf den Prüfstand zu stellen, wie Ralf Küfner, Director bei Lodestone Management Consultants, im Folgenden kommentiert.

Ralf Küfner, Lodestone

Ralf Küfner ist Director bei der Lodestone Management Consultants GmbH.

Sepa kommt mit großen Schritten. National ab 2014, international ab 2016 sollen alle Rechtsvorschriften und Verfahren für Überweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen in der Europäischen Union einheitlich sein. Eine entsprechende Gesetzesnorm soll noch im zweiten Quartal dieses Jahres in Kraft treten. Spätestens ab 2016 würden somit alle länderspezifische Zahlungsverfahren, Gesetzesnormen, Praktiken, Instrumente und Datenformate der Vergangenheit angehören. 

Trotz eines Anstiegs von bargeldlosen Zahlungsvorgängen in den letzten Jahren liefen in Europa – freiwillig – aber nur rund 20 Prozent über die Sepa-Überweisung (Sepa Credit Transfer, CT). Stand August 2011. Damit liegt die Zahl deutlich hinter den Erwartungen von rund 30 Prozent. Die nun festgesetzte verbindliche Umstellung zum 1. Februar 2014 bringt die Versicherungswirtschaft unter Zugzwang.

Vorgaben erfordern Mandat

Sepa-Effekte gibt es nicht nur im Rahmen des Zahlungsverkehrs und der IT, sondern entlang der gesamten Wertschöpfungskette einer Versicherung. So werden die nationalen Bankleitzahlen und Kontonummern durch eine eindeutige Identifizierung der Bank (Bank Identifier Code, BIC) und die so genannte International Bank Account Number – kurz IBAN – ersetzt. Einher gehen zudem die Einführung des XML-Formats zum Datenaustausch der Zahlungsinformationen mit der Bank, die Verarbeitung neuer differenzierter Rückgabegründe vor und nach Verrechnung (Settlement), neue Gebühren- und Fristenverordnungen sowie umfassende Änderungen des Lastschriftverfahrens. Insbesondere sind hier die Einführung und die Verwaltung eines vom Versicherungsnehmer zu unterschreibenden Mandats zu nennen. So muss der Versicherer sich künftig den Lastschrifteinzug der Versicherungsprämien per Brief oder Fax vom Versicherungsnehmer autorisieren lassen (autorisierte Lastschrift). 

Zusätzlich muss er den Einzug der ersten Prämie 14 Kalendertage davor ankündigen (Pre-Notification), ebenfalls in Papierform. Dies kann in Einzelfällen problematisch sein, dann nämlich, wenn zwischen dem Abschluss einer Versicherung und dem Datum deren Inkrafttretens nur wenige Tage liegen oder sogar ein unmittelbarer Versicherungsschutz bei Abschluss der Versicherung gewährt werden soll. Gesetzt den Fall, es würde für die Autorisierung der Lastschrift per Mandat noch reichen, so reicht es keinesfalls für besagte Ankündigung des Einzugs 14 Kalendertage vorher. Einmal ganz abgesehen von der „Papierflut“, die auf die Unternehmen zukommt und die bewältigt werden will, insbesondere bei (Direkt-)Versicherern, deren Vertrieb und Kommunikation überwiegend per Internet erfolgt.

Effekte erfordern Umdenken

Beispiel: Reiserücktrittsversicherung. Angenommen ein Kunde bucht an einem Freitag in einem Reisebüro kurz entschlossen einen Urlaub. Reiseantritt ist bereits in zwei Tagen, dennoch möchte er eine Reiserücktrittsversicherung abschließen. Nach den Sepa-Richtlinien wäre dies nicht mehr möglich. Denn laut Versicherungsvertragsgesetz (VVG) besteht der Versicherungsschutz erst dann, wenn die (erste) Prämie bezahlt ist. Der Versicherer hätte aber in diesem Fall weder genügend Zeit, sich die Lastschrift per Mandat autorisieren zu lassen, noch um deren Einzug fristgerecht anzukündigen.

Damit er den Kunden nicht „im Regen stehen lassen muss“, ist er gezwungen auf andere Zahlungsweisen auszuweichen, beispielsweise auf die Bezahlung per Kreditkarte. Bei dieser greifen die Vorgaben für Mandat und Pre-Notification nicht. Allerdings würden sich dadurch die Gebühren für den Zahlungseinzug erhöhen, von beispielsweise durchschnittlich 0,025 Prozent des Versicherungsbeitrags beim Lastschriftverfahren auf rund 2,5 Prozent für die Zahlung mit Kreditkarte. 

Das Beispiel zeigt, dass Sepa erhebliche Auswirkungen auf die Organisation, ja sogar auf das Geschäftsmodell haben kann, die ein Anpassen der Prozesse erfordert. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um unternehmensinterne oder -übergreifende Abläufe handelt, sie alle gilt es auf ihre Sepa-Tauglichkeit hin zu analysieren. Dies umfasst auch die Anbindung von Partnern oder externen Verkaufskanälen – seien es Makler, Sachverständige, Werkstattnetze, Vergleichsportale oder eben Reisebüros. Wenn es über Lastschriftverfahren geht, sind mit der Einführung von Sepa immer Anpassungen verbunden.

Transformation erfordert Planung

Versicherungen stehen demnach vor der Entwicklung einer differenzierten Strategie, um Sepa für sich bestmöglich zu nutzen. Sie müssen ermessen, ob ihre bisherigen Geschäftsmodelle durch Sepa eingeschränkt werden. Sie müssen unterschiedliche Szenarien erstellen und bewerten. Und sie müssen untersuchen, inwieweit diese zu den jeweiligen Produkten, Services und Geschäftsmodellen passen. Dabei bietet sich ein vierphasiges Vorgehen an:  

1. Initialisierung

In der Initialisierungsphase geht es darum, eine Detailplanung vorzunehmen. Rollen, Verantwortungsbereiche und ein Projektteam mit Vertretern aus allen relevanten Bereichen werden definiert, ein Projektplan samt Zielen erstellt. So lässt sich ein gemeinsames Verständnis über das Vorgehen erreichen, wozu auch eine Kick-off-Veranstaltung beitragen kann.

2. Ist-Analyse

Die Ist-Analyse umfasst den gesamten Prozess des Zahlungsverkehrs sowie das Geschäftsmodell. Es gilt, die Bereiche zu identifizieren, die durch Sepa betroffen sind. Darüber hinaus müssen erste Überlegungen erfolgen, für welche Produktgruppen das Lastschriftverfahren mit welchen Umsetzungsszenarien beizubehalten ist und für welche Bereiche sich eher alternative Zahlungsweisen anbieten.

3. Definition der Handlungsfelder

In Phase 3 werden Lösungsszenarien konkretisiert. Im Rahmen von Workshops lassen sich diese hinsichtlich ihrer technischen Machbarkeit, ihres Risikopotenzials ihrer Kosten bewerten und untersuchen, inwieweit sie zu Produkten, Services und Geschäftsmodellen passen.

4. Konzeption von Alternativen 

Zum Abschluss steht eine Konsolidierung der Lösungsszenarien an. Zudem müssen entsprechende Umsetzungsvarianten bestimmt werden. Hierbei können beispielsweise Pläne konkretisiert werden, die in Bereichen ein Auslagern des Zahlungsverkehrs vorsehen.

Neben den strategischen und organisatorischen Belangen, gibt es natürlich auch Änderungen an der Systemlandschaft vorzunehmen. Überall dort, wo Kontoinformationen wie Bankleitzahlen oder Kontonummern zum Tragen kommen, muss nachjustiert und auf IBAN und BIC umgestellt werden. Das gleiche gilt natürlich für Informationen über den Verwendungszweck oder Retouren. Ansonsten ließen sich diese nicht mehr verarbeiten. 

Wie groß der Aufwand tatsächlich ist, hängt von der jeweiligen Systemlandschaft der Versicherung ab. Es ist ratsam, in alle Systeme und Prozesse hineinzuschauen, unabhängig davon, welches IT-System im Einsatz ist. Dabei gilt es zu entscheiden, ob die Umsetzung von Sepa in den bestehenden Systemen, beispielweise SAP, vorzunehmen ist oder ob Alternativen möglicherweise kostengünstiger sind und dem Geschäftsmodell eher entsprechen. Für einige, insbesondere kleinere Versicherer wird dies eines der größeren IT-Vorhaben seit Jahren darstellen. Zumal mit Sepa auch das bisher zum Datentransfer mit Banken genutzte DTAUS (Datenträgeraustauschverfahren)- durch ein XML-Format ersetzt werden soll. 

Zwei Jahre bis zum Umstellungsstichtag erscheinen dabei trügerisch lang. In Anbetracht dessen, dass es sich bei der Sepa-Umstellung aber nicht um ein reines IT-Projekt handelt, sondern damit eine Weichenstellung für die Umsetzung von Verbesserungspotentialen und insbesondere mit einer Detailüberprüfung des Geschäftsmodells verbunden ist, ist es höchste Zeit, konkrete Maßnahmen zu ergreifen.

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