Edeka Nord führt Doxis4 ein

Verträge elektronisch managen

Mit der Einführung des Doxis4-Vertragsmanagements erreicht Edeka einen weiteren Meilenstein auf dem Weg zu einem unternehmensweiten Enterprise Content Management (ECM).

Eigenmarken, Bildquelle: Edeka

Die Edeka Nord hat ihren Sitz in Neumünster und ist eine von sieben genossenschaftlich organisierten Großhandlungen der Edeka-Gruppe.

Begonnen hatte alles mit der Einführung eines elektronischen SER-Archivs im Jahr 1999. Seither wurden durch den Einsatz der verschiedensten ECM-Lösungen von SER konsequent Rationalisierungspotentiale in der Edeka-Verwaltung genutzt . „Transparenz und Verfügbarkeit sind die wichtigsten Anforderungen, wenn es um das Management von Daten und Dokumenten in unserem Unternehmen geht“, erläutert Ernst Bochnig, Geschäftsbereichsleiter IT und Organisation, den Antrieb für die stetige Weiterentwicklung des ECM bei Edeka Nord. Insbesondere die Verbesserung der Kundenzufriedenheit durch schnellere und umfassendere Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter im Kundenservice ist ihm besonders wichtig. Die Reaktionszeiten bei Anfragen und Reklamationen konnten mit Archiv und elektronischen Akten verkürzt werden.

Heute sind bei Edeka Nord nahezu alle Lösungen der Doxis4-ECM-Suite im Einsatz. Seit dem Startschuss mit einem elektronischen Archiv für SAP-Daten sind unternehmensweit immer mehr Dokumentarten in die elektronische Archivierung einbezogen worden, inklusive E-Mail-Archivierung aus Lotus Notes und MS-Office-Integration. In den folgenden Jahren wurden darüber hinaus Invoice-Management-Anwendungen in den Betrieb genommen, die z.B. die Verarbeitung von Eingangsrechnungen automatisieren und Freigabeprozesse für Waren- und Kostenrechnungen steuern. Elektronische Akten haben ebenfalls in verschiedenen Bereichen des Unternehmens Einzug gehalten. Die Personalabteilung arbeitet nun schon seit 2006 mit elektronischen Personalakten. Die Mitarbeiter der Objektverwaltung verlassen sich bereits seit mehreren Jahren auf ihre elektronischen Objektakten, mit denen die zahlreichen Edeka-Immobilien verwaltet werden. Elektronische Vertragsakten sind nun das neueste Hilfsmittel.

Die neue Vertragsmanagementlösung von SER ist ebenfalls in der Abteilung Objektverwaltung angesiedelt. Traditionell werden in dieser Abteilung alle Verträge der Edeka Nord verwaltet und aufbewahrt. Neben den Verträgen, die mit der Objektverwaltung selbst zu tun haben, gibt es Verträge mit Lieferanten, mit den eigenen Tochterbetrieben wie Bäckereien, Fleischwerk sowie Dienstleistungs- und Wartungsverträge. Die neuen elektronischen Vertragsakten auf Basis des Doxis4-Records-Managements fassen Verträge und vertragsbegleitende Dokumente zusammen. Objektakte und Vertragsakte wurden mit Einführung der Vertragsmanagementlösung eng miteinander verzahnt. Besonders wichtig ist den Verantwortlichen die elektronische Fristenüberwachung, mit der z.B. die Einhaltung von Kündigungsfristen erleichtert wird. Die Altakten wurden komplett übernommen, um eine vollständige Bestandsaufnahme aller Verträge zu erreichen.

www.edeka.de
www.ser.de

Bildquelle: Edeka

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