Einkauf trifft Dokumentenmanagement

Vertragsmanagement und Workflow optimiert

Eine neue Software für das Dokumenten-, Workflow- und Vertragsmanagement sorgt bei der Einkaufsgemeinschaft Comparatio Health GmbH für deutlich schnellere Einkaufsprozesse im medizinischen Sektor.

  • Comparatio Health

    Ob Spritzen, Kanülen oder Katheter – Grundlage der Beschaffung solch medizinischer Produkte sind die besonderen Verträge der Comparatio Health.

  • Christoph Reinboth, IT-Koordinator der Comparatio Health GmbH

Mengenbündelung, um damit beim Lieferanten bestmögliche Konditionen zu erzielen – dies ist ein Wesensmerkmal von Einkaufsgemeinschaften wie der Comparatio Health GmbH. Das Unternehmen mit Sitz in Hannover unterstützt deutsche Universitätskliniken bei der Beschaffung von Produkten des medizinischen Sach- und allgemeinen Wirtschaftsbedarfs. Grundlage dafür sind ausgehandelte Verträge; teilweise auch Rahmenverträge über mehrere Jahre. Um die Verträge von zentraler Stelle aus zu überwachen sowie Abstimmungs- und Genehmigungsprozesse zu automatisieren und transparent zu machen, nutzt die Comparatio seit kurzem ein integriertes Dokumentenmanagement und Vertragsmanagement des Herstellers Easy, implementiert von der Intex Informations-Systeme GmbH.

Der Hintergrund: Ob Binden oder Pflaster, Kanülen oder Katheter, Herzschrittmacher und Defibrillatoren – Grundlage der Beschaffung dieser medizinischen Produkte sind die besondere Verträge. Derzeit bestehen mit annähernd 250 Lieferanten entsprechende Kontrakte. Darin sind die Konditionen geregelt, unter anderem die detaillierten Boni in ihren unterschiedlichsten Ausprägungen. Grundlage der vereinbarten Boni sind die zugesagten Mengen jedes Krankenhauses.

„Bisher war es sehr aufwendig, diese Verträge und die Bonifizierung daraus zu überwachen“, berichtet Christoph Reinboth, IT-Koordinator der Comparatio Health GmbH. Vertragsinformationen wie die Laufzeit wurden zwar in Listenform im Intranet nachgehalten, aber es war kein automatischer Abgleich zwischen den Vertragsdaten mit gelieferten bzw. abgenommen Mengen möglich, um so die Boni-Gewährung zu kontrollieren. Auf das Vertragsdokument im Archivsystem wurde verlinkt, jedoch war dieses nicht volltext-durchsuchbar. Ein dezentraler Zugriff war nicht möglich, notwendig war aber, dass auf vertragsrelevante Inhalte verschiedene Personenkreise an unterschiedlichen Standorten zugreifen können: zum einen die Vertragsmanager vor Ort in den Kliniken und zum anderen die IT-Abteilung und der Controller in der Comparatio-Zentrale. Daneben natürlich die Facheinkäufer in der Einkaufsabteilung der jeweiligen Klinik, die die klinikinterne Abstimmung koordinieren. Nicht zuletzt gestalteten sich die Genehmigungsprozesse mit den Bordmitteln von Microsoft Sharepoint recht aufwendig, zur Sicherheit lief nebenher noch ein E-Mail-Verkehr.

Monitoring von Verträgen

Die Comparatio Health GmbH suchte deshalb eine neue Lösung, mit der sie Verträge und Vertragsinformationen nicht nur einfach ablegen, sondern von zentraler Stelle aus verwalten kann, inklusive der damit verbundenen Prozesse. Anfang 2014 führte das Unternehmen ein Vertragsmanagement-, Workflow- und Archivsystem des Herstellers Easy ein. Die Key-Account-Manager in den verschiedenen Klinikstandorten sowie weitere Personen in der Zentrale greifen nunmehr auf das Vertragsmanagement per Webbrowser zu. Die relevanten Informationen zu einem Vertrag sind im System zentral an einer Mappe angehängt. In der Statusübersicht erkennt der Anwender auf einen Blick den Verlauf der Vertragsbearbeitung und sieht, wer daran wann welche Änderung vorgenommen hat. Die digitalen Vertragsdokumente sind durchsuchbar hinterlegt, ebenso wie Preislisten und weitere Informationen der Lieferanten.

Inzwischen befinden sich über 1.200 aktive Verträge mit Lieferanten im System, pro Jahr kommen bis zur 150 neu abgeschlossene hinzu. Vertragspartner sind in der Regel der Lieferant auf der einen und die einzelne Klinik auf der anderen Seite; Comparatio selbst tritt nur als Vermittler in Erscheinung, der für das Vertragsmanagement zuständig ist und beiden Seiten die Informationen zur Verfügung stellt.

Analysen und Auswertungen

Das Vertragsmanagement ist bei dem Anwenderunternehmen zum Herzstück der Informationslandschaft geworden, in dem verschiedene Infos aus angrenzenden Systemen zusammenlaufen. So ist die neue Lösung auf der einen Seite in ein eigenentwickeltes Lieferantenportal integriert. Auf dieser Kommunikationsplattform können Lieferanten Informationen hochladen. Diese werden automatisiert an die Kliniken weitergeleitet oder im eigenen Intranet weiter verarbeitet. Weiterhin geben die Lieferanten Umsatz- und Mengenmeldungen über das Portal ab. Auf der anderen Seite ist die Easy-Lösung mit dem Einkaufsinformationssystem verbunden – einem SAP Business Warehouse, das die Einkaufsinformationen aus den SAP-Systemen der Kliniken aufnimmt.

Anhand der Vertragsbedingungen sowie den Daten aus Lieferantenportal und Einkaufsinformationssystem wird die Höhe der Boni für das einzelne Krankenhaus sowie die Comparatio errechnet. Da in das Vertragsmanagement nun die Informationen aus beiden Systemen automatisch einfließen und gegenübergestellt werden, kann man daraus detaillierte Auswertungen und Jahreshochrechnungen der zu erwartenden Boni erstellen. Christoph Reinboth: „Früher ging dies nur auf Basis des Lieferantenportals und wir hatten keine Möglichkeit, die gelieferten Mengen durch automatischen Abgleich mit den tatsächlich abgenommenen aus dem Einkaufsinformationssystem zu verifizieren. So benötigten wir einen großen Zeitaufwand für die Jahresabrechnungen, weil die Daten manuell aus Excel Listen übertragen wurden. Die Zusammenführung aller Informationen im Vertragsmanagement ist uns deshalb eine enorme Arbeitserleichterung. Sie ermöglicht uns automatische Abgleiche und eine Erstellung von Business Reports per Knopfdruck.“

Die Einkaufsprozesse im medizinischen Sektor der Verbundkliniken haben sich seit Einführung der neuen Lösung derart beschleunigt, dass diese künftig auch in weiteren Einkaufsbereichen außerhalb der Comparatio-Sphäre zum Einsatz kommen sollen. Eine entsprechende Vereinbarung hat die Einkaufsgemeinschaft mit Intex Ende 2014 abgeschlossen. Die von Comparatio abgeschlossenen Verträge sollen künftig regelmäßig in das Vertragsmanagementsystem überspielt werden; die Einkaufsabteilungen können darin zudem weitere Vertragsarten und -dokumente aus anderen Bereichen anlegen und verwalten. Intex wird die Systeme implementieren und dabei auch besondere Anforderungen der einzelnen Kliniken aufnehmen und in der Lösung abbilden.

Bildquellen: Thinkstock/iStock, Comparatio Health

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