Kollaboration statt Meetingfrust

Videokonferenzen mit Mobilgeräten als Second Screen

Eine aktuelle Studie fand heraus, wie es um die Meetingkultur in deutschen ­Unternehmen bestellt ist. So wird beispielsweise bei modernen Mitarbeitertreffen der Projektor in den Konferenzräumen bereits durch mobile Endgeräte ersetzt.

Meeting, Bildquelle: Thinkstock/iStock

Vor allem international agierende Unternehmen stehen unter Handlungsdruck, Meetings effizienter zu gestalten.

Gerade in großen Unternehmen ist das altbewährte Meeting, ob analog oder online, dem Bedarf an schnellen Absprachen und einem flexiblen Austausch nicht immer gewachsen. In einer Welt der globalisierten und vernetzten Märkte sind Kommunikationsmedien gefragt, die schnelle Reaktionszeiten ermöglichen. Wie die aktuelle Meetingsituation in deutschen Unternehmen aussieht, hat eine aktuelle Studie des Marktforschungsinstitutes Ovum untersucht, die in Zusammenarbeit mit Log Me In, Anbieter von Collaboration- und Cloud-Service-Tools, entstanden ist.

Vor allem international agierende Unternehmen stehen demnach unter Handlungsdruck, Meetings effizienter zu gestalten. So ist laut Studie zu beobachten, dass die Anzahl der Meetings heutzutage ­kontinuierlich für alle Mitarbeiter steigt – insbesondere für Führungskräfte. Der durchschnittliche Arbeitnehmer von heute nimmt an sechs Meetings in der Woche teil, Manager mit Führungsverantwortung in besonders eng zusammenarbeitenden/kooperierenden Branchen kommen in der gleichen Zeit sogar bis zu elf Mal mit ihren Kollegen zusammen. Offenbar mit zweifelhaftem Erfolg, denn die große Mehrheit der Befragten gibt an, dass sie aus immer mehr Meetings immer weniger Mehrwert zieht. Dennoch bezweifeln nur wenige, dass Kollaboration und Kommunikation die entscheidenden Erfolgsfaktoren für das Erreichen ihrer Ziele sind.

Nach wie vor wird wesentlich mehr per Telefon als über Kollaborationsplattformen kommuniziert. Zudem ist die E-Mail nach wie vor das dominierende Standardtool für den Austausch von Daten. Die daraus entstehenden Probleme sind bekannt: eine mangelhaft synchronisierte Dokumentenablage, langsame Übertragungsgeschwindigkeiten, Probleme beim Versenden größerer Dateien und nicht zuletzt Kompatibilitätsprobleme – insbesondere, wenn es um eine Nutzung auf verschiedenen mobilen Endgeräten geht.

Dabei nutzen immer mehr Mitarbeiter heutzutage Smartphones und Tablets ganz selbstverständlich für ihre Kommunikation – auch am Arbeitsplatz und unabhängig davon, ob diese mobilen Endgeräte vom Unternehmen bereitgestellt werden. Das bestätigt auch die Studie: Mitarbeiter setzen die Geräte und Kommunikationskanäle ihrer Wahl ein, wann und wo immer sie wollen. So werden Smartphone, Tablet und Co. z.B. als Alternative zu Projektoren in Konferenzräumen genutzt – 42 Prozent der deutschen Studienteilnehmer bestätigten dies.

Die Folge: Wenn Unternehmen keine einheitlichen Standardtools zur Verfügung stellen, bauen sich Mit­arbeiter ihren modernen Arbeitsplatz selbst. Dabei greifen 35 Prozent der Befragten nicht nur auf ihre eigenen Geräte (Bring your own Device, BYOD) zurück, sondern nutzen auch eigene Anwendungen anstelle der vom Unternehmen bereitgestellten Programme (Bring your own App, BYOA).

Durch den Wandel in der Kommunikationskultur vollzieht sich auch ein Wandel in den Meetinggewohnheiten. Laut Studie sind Meetings immer seltener formell und minutiös vorbereitete Treffen im Konferenzraum, die dazu dienen, eine Agenda abzuarbeiten. Ein Drittel aller Mitarbeitertreffen findet heute ad hoc und informell statt, ein Viertel aller Meetings ist inzwischen virtuell, fast 50 Prozent sind Zweiermeetings. Dabei gibt es vor allem in Großunternehmen Produktivitätsausfälle durch Verspätungen: Fünf Tage und 19 Stunden pro Jahr verschwenden Führungskräfte durch verspätete Anfangszeiten, die oft auch den technischen Voraussetzungen geschuldet sind. Was ein Auslöser dafür sein dürfte, dass 39 Prozent der Einkäufer in Unternehmen nach neuen Lösungen für die Zusammenarbeit suchen, die dem veränderten Arbeitnehmerverhalten besser entsprechen können.

Im Zeitalter von Consumerization und Social Business sind gerade Großunternehmen gut beraten, die Gestaltung der Arbeitsumgebungen und die allgemeinen Rahmenbedingungen eines „Consumerized Workspace“ selbst in die Hand zu nehmen. Alles, ob virtuelles Meeting und Videokonferenz, Dateiaustausch und -synchronisation (und perspektivisch können das zukünftig noch viel mehr Bereiche der IT/Kommunikation sein), sollte über eine integrierte Plattform für Onlinebesprechungen wie „Join.me“ ablaufen. So kann auch das Meeting wieder zu einem effizienten Austauschformat werden: An der richtigen Stelle, zum richtigen Zeitpunkt, mit den richtigen Teilnehmern und den richtigen Hilfsmitteln wird es zum Dreh- und Angelpunkt einer vernetzten Wirtschaft – und vermutlich eine ihrer wichtigsten Ressourcen.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

©2020Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok