Personalmanagement

Virtuell in den Job kommen

Die Rekrutierung neuer Mitarbeiter in Krisenzeiten mit umfangreichen Kontaktbeschränkungen ist wahrlich nicht leicht, aber dennoch möglich. „Digitales Onboarding“ heißt hier das Zauberwort, wenn man so will. Eine Lösung ohne Haken? Leider nicht.

Virtuell in den Job kommen

Digitales Onboarding im HR-Bereich hat durch die Corona-Krise deutlich zugenommen.

Die Corona-Krise hat zahlreiche Branchen hart getroffen. Die Mitarbeiter ins Home Office zu schicken, war dabei sicherlich das geringere Übel, auch wenn die plötzliche Umstrukturierung für das eine oder andere Unternehmen mit großem Aufwand verbunden war. Jene Unternehmen hatten und haben mit Blick auf die Auftragslage immerhin noch etwas zu tun. Andere hat es nicht so gut getroffen: Aufträge gingen flöten, die Kunden blieben aufgrund von Geschäftsschließungen aus, Kurzarbeit musste angemeldet werden und es gab Einstellungsstopps. So hat sich die Corona-Krise in den letzten Wochen und Monaten unweigerlich auch auf die Stellenangebote in deutschen Unternehmen ausgewirkt. „Die Anzahl der insgesamt offenen Stellen, die online verfügbar waren, ist zeitweise um fast 30 Prozent gesunken“, weiß Christoph Stanek, Unternehmenssprecher von New Work SE, zu berichten. Dabei handle es sich um alle offenen Stellen, also von kleinen und mittleren wie auch von Großunternehmen.

Elton Schwerzel von Talentsoft konnte in den ersten Wochen der Krise feststellen, „dass der Fokus der HR-Abteilungen primär auf der Einführung neuer Strukturen lag“. Folgende Fragen standen dort im Vordergrund: Werden die Büros geschlossen und wenn ja, für wie lange? Wie kann garantiert werden, dass alle Mitarbeiter von Zu Hause aus arbeiten können? „Mit den Lockerungen der Maßnahmen werden jedoch langsam wieder mehr Stellen ausgeschrieben“, beobachtet der Managing Director DACH. Wobei die Lockerungen weder die Abstandsregeln noch die Maskenpflicht betreffen, muss an dieser Stelle erwähnt werden. Diese Kontaktbeschränkungen stellen die Unternehmen bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter natürlich vor entsprechende Herausforderungen. Bewerber zum Vorstellungsgespräch ins Büro einzuladen, scheint aktuell unangemessen. Daher greifen Unternehmen derzeit verstärkt auf alternative Recruiting-Methoden zurück.

Virtuelle Vorstellungsgespräche

„Bereits vor Ausbruch der Pandemie war die Recruiting-Branche ständig in Bewegung und die Digitalisierung hat dazu geführt, dass einige Schritte im Rekrutierungsprozess bereits ohne den direkten persönlichen Kontakt abliefen, wie z.B. eine Vorauswahl per Telefon- oder Videointerview bei einem großen Kandidatenkreis“, bemerkt Christian Umbs, Managing Director beim Personaldienstleister Robert Half. Während Corona seien Videocalls nun zur Normalität geworden und Bewerbungsgespräche fänden über alle Runden hinweg digital statt. Elton Schwerzel kann dies bestätigen: „Tatsächlich sind einige Unternehmen aus verschiedenen Gründen an virtuelle Vorstellungsgespräche gewöhnt, da sie dadurch beispielsweise den Bewerbungsprozess beschleunigen können oder weil Bewerber und Interviewer nicht den gleichen Standort haben.“

New Work SE nutzt beispielsweise schon seit geraumer Zeit Videointerview-Tools für verschiedene Schritte im Bewerbungsprozess. Somit sei die Umstellung auf „100 Prozent online“ für das Unternehmen eher einfach gewesen, meint Christoph Stanek. „Zusätzlich laufen für die Kandidaten alle Probeaufgaben ebenfalls remote. Beispielsweise evaluieren wir die Programmierfähigkeit von Entwicklern via Github.“ Aber auch Online-Spiele scheinen im Auswahlprozess sehr beliebt zu sein. So können Bewerber ein Unternehmen z.B. über verschiedene Rätsel und Aufgaben besser kennenlernen. „Hier lässt sich das Spiel in mehrere Welten untergliedern, um den Bewerbern die Unternehmenskultur und die Arbeitsweise über die unterschiedlichen Level näherzubringen“, erklärt Schwerzel.

Stolpersteine vermeiden

Obwohl Videokonferenzen während der Pandemie für viele Unternehmen fast alltäglich geworden sind, entstehen die meisten Stolpersteine durch eine nicht reibungslos funktionierende Technik. Daher sollte gerade bei so wichtigen Terminen wie einem Vorstellungsgespräch im Vorfeld getestet werden, ob Mikrofon und Kamera funktionieren, die Verbindungsgeschwindigkeit ausreicht und die notwendige Software oder App installiert ist. „Ein gestörter Ton oder Aussetzer in der Übertragung sorgen schnell für einen sehr schlechten Eindruck“, warnt Christian Umbs. Zugleich weist er auf weitere Störfaktoren hin, die unbedingt vorher „ausgeschaltet“ werden sollten. Darunter fällt das Schließen von Fenstern und Türen, außerdem sollte das E-Mail-Programm geschlossen und das Telefon ausgeschaltet sein, damit der Bewerber nicht abgelenkt werde. Zugleich sollte er auf einen möglichst neutralen und aufgeräumten Hintergrund achten, der mit im Videobild zu sehen sei.

Einen weiteren Stolperstein bei virtuellen Vorstellungs- bzw. Einstellungsgesprächen könnte die Körpersprache des Kandidaten darstellen. Durch das virtuelle Kennenlernen könnten diese sowie die Persönlichkeit des Bewerbers durch den Interviewer verzerrt wahrgenommen werden. „Zusätzlich erschwerend kann hinzukommen, dass sich der Bewerber mit dem Format nicht wohlfühlt“, weiß Elton Schwerzel. Und das macht ihn dann beispielsweise nervös und er fängt an zu stottern – der Interviewer „sieht“ an dieser Stelle Unsicherheit und Selbstzweifel. Daher ist es besonders wichtig, dass er sich remote viel Zeit für den Kandidaten nimmt, um im weiteren Gesprächsverlauf dessen Persönlichkeit besser kennenzulernen und auch herauszufinden, ob die Kultur für beide Seiten passt.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 09/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Ist ein neuer Mitarbeiter gefunden, folgt die Vertragsunterzeichnung. „Unabhängig von Corona ist es üblich, dass Arbeitsverträge in doppelter Ausführung postalisch zugestellt werden“, berichtet Christian Umbs aus der Praxis. So habe der Arbeitnehmer die Möglichkeit, den Vertrag in Ruhe zu lesen und zu unterschreiben, um dann ein Exemplar an den Arbeitgeber zurückzusenden. Bei New Work SE läuft die Vertragsunterzeichnung hingegen komplett digital ab. „Wir haben bereits vor der Corona-Pandemie in einen Prozess investiert, der das rechtssichere digitale Unterzeichnen von Dokumenten ermöglicht, da wir über mehrere Standorte hinweg zusammenarbeiten“, berichtet Christoph -Stanek aus der Praxis. „Aus diesem Grund konnten wir im Lockdown alle wesentlichen Dokumente ohne -Aufwand aus dem Home Office bearbeiten und unterzeichnen.“

Im nächsten Schritt des Onboardings folgt dann die Versorgung des neuen Mitarbeiters mit entsprechender Hard- und Software, seine Vorstellung im Team und die anschließende Einarbeitung. Auch dieser Prozess ist fast vollständig digital möglich. Kommunikation sollte beim Einarbeiten aus der Ferne ganz oben auf der Agenda stehen. Regelmäßige Video-Meetings mit allen Teammitgliedern helfen, um neue Kollegen im Home Office besser zu integrieren. Laut Umbs sollten sich insbesondere auch Vorgesetzte in den ersten Wochen immer wieder persönlich in das Onboarding aus der Ferne einschalten und sich mit dem neuen Kollegen über berufliche Fähigkeiten und Erwartungen austauschen.

Neben der Vorstellung des Teams und der Abteilungen sieht Elton Schwerzel auch den schrittweisen Zugriff auf wichtige Informationen, interne E-Learning-Sessions und die Einladung zu (digitalen) Events als gute Gelegenheiten für die Kommunikation und Übermittlung der Unternehmenskultur. Eine automatisierte Integrations-Software ermögliche dabei eine deutliche Zeitersparnis bei repetitiven Verwaltungsaufgaben. Digitale Lösungen seien außerdem in der Lage, Onboarding-Programme individuell an jeden neuen Mitarbeiter anzupassen und so das schrittweise Eingewöhnen zu gewährleisten. Dazu gehören beispielsweise eine digitale Willkommensmappe bzw. -App, ein Stundenplan für die ersten Arbeitstage, die Bereitstellung der bereits erwähnten E-Learning-Programme oder der Zugriff auf kontextbasierte News und HR-Informationen. „Wie im Einarbeitungsprozess im Büro ist es auch remote durchaus sinnvoll, dem neuen Mitarbeiter eine Art Mentor als feste Bezugsperson zur Seite zu stellen, mit dem er sich zu festen Terminen, aber auch spontan auf Zuruf unter vier Augen austauschen kann“, ergänzt Christian Umbs.

Gerade das Soziale hält Christoph Stanek für besonders wichtig. Deshalb sollten neue Kollegen von Anfang an nicht nur in Calls oder Austauschformen eingebunden werden, die rein beruflich sind. „Der Smalltalk an der Kaffeemaschine, den alle kennen, muss möglichst auch digital abgebildet werden, damit Neue schnell ankommen“, betont der Senior Manager Corporate Communications. Er schlägt daher digitale Coffee-Breaks oder ein Feierabendbier per Slack vor. Die HR-Kollegen in seinem Unternehmen versuchen beispielsweise, für „Newbies“ jederzeit per E-Mail oder Slack erreichbar zu sein. Das sei insbesondere für neue internationale Kollegen wichtig, da es das „Ankommen“ für sie erleichtere.

Mentales Wohlbefinden

Beim digitalen Onboarding machen Unternehmen leider immer wieder Fehler, die sich leicht vermeiden lassen. Das weiß auch Elton Schwerzel: „Gerade in dieser schwierigen Zeit sollten Unternehmen darauf achten, dass es ihren Mitarbeitern mental gut geht“, betont der Managing Director DACH. Der Fokus sollte hierbei mehr auf dem Wohlbefinden des neuen Mitarbeiters und weniger auf dessen Leistung liegen. Auch müssen individuelle Arbeitsumgebungen und Tagesabläufe berücksichtigt, kontinuierliche Mitarbeitergespräche durchgeführt sowie Ziele angepasst werden.

Arbeitgeber sollten außerdem bedenken, dass manche Neuzugänge anfangs übermotiviert starten. Das kann natürlich erst einmal positiv für das Unternehmen sein, auf Dauer kann es aber „zu Überarbeitung aufseiten des neuen Mitarbeiters führen“, warnt Christian Umbs von Robert Half. Nicht zuletzt sollten Unternehmensverantwortliche nicht zu sehr von sich selbst ausgehen, also denken: „Ich arbeite ja auch zu Hause, dann werden die neuen Kollegen das auch schaffen.“ Das Problem: „Alle ‚alten Hasen‘ hatten ihr Onboarding vor der Corona-Pandemie und arbeiten mit den Kontakten und dem beruflichen Netzwerk, welches sie sich schon ‚offline‘ aufgebaut haben“, gibt Stanek zu bedenken. „Die Realität für ,Newbies‘ ist hier ungleich herausfordernder.“ Daher sei es enorm wichtig, digital reinzuhören, welche Bedürfnisse die neuen Kollegen haben.

Schließlich ist abzusehen, dass das digitale Onboarding auch nach der Corona-Krise weiter Bestand haben wird. Remote Work und damit Video-Meetings aller Art gehören nun für viele zum Arbeitsalltag. Das wird wohl nicht mehr komplett rückgängig gemacht werden, ist sich Christian Umbs sicher. Insofern werde das digitale Onboarding auch nach Corona eine Rolle spielen. So sieht es auch Christoph Stanek. Allerdings müsse es dann zukünftig professioneller ablaufen, wenn sich der Trend hinsichtlich weitreichender Mobile-Office-Regelungen fortsetzen werde. „Um ein Zugehörigkeitsgefühl bei neuen Mitarbeitern zu erzeugen, ist der Transfer der Unternehmenskultur wichtig“, betont er. Grundsätzlich entwickle sich dieses Gefühl an der Kaffeemaschine, beim kurzen Gespräch im Fahrstuhl oder bei After-Work-Aktivitäten. Wenn diese Dinge dauerhaft wegfallen oder weniger werden, dann müsse genau hier beim digitalen Onboarding angesetzt werden.

Bildquelle: Getty Images / iStock / Getty Images Plus

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