Der nächste Karriereschritt

Virtuelle Teams: So wird Collaboration zum Erfolgsgarant

Die zunehmende Digitalisierung stellt das Arbeitsleben vor neue Herausforderungen. Früher haben sich die Kollegen in der Kaffeeküche getroffen. Heute sind sie über ­Kontinente verteilt, mobil unterwegs und mit virtuellen Teams im Echtzeitaustausch – und dabei soll die Verständigung jederzeit reibungslos gelingen. Doch wie?

Es ist wichtig, dass die IT den Weg zur Arbeit 4.0 frühzeitig beschreitet und Collaboration die „Karriere“ macht.

E-Mails, Datenablage, Videokonferenzen, mobile Arbeitsplätze und größtmögliche Sicherheit – wie kann das für alle Anforderungen und über alle Grenzen hinweg funktionieren und gesteuert werden? Hybride Collaboration-Lösungen gelten für viele als das Erfolgsformat für die Arbeit 4.0. Laut der Social-Collaboration-Studie von Campana & Schott sind durch den Einsatz von Collaboration-Tools je nach Aufgabenfeld Effizienzsteigerungen zwischen 38 und 55 Prozent möglich. Der Nachholbedarf ist groß: Insbesondere Banken, Versicherungen, Unternehmen der Konsumgüterindustrie und aus dem Gesundheitswesen, aber auch Versorger, der Fahrzeugbau, das Transportwesen und Dienstleister schöpfen das Potential von Collaboration längst noch nicht aus.

Wohin mit der Geschäftskommunikation?


Die Verlagerung der Business-Kommunikations-Tools in die Cloud verspricht Skalierbarkeit, Kostenersparnis und weltweiten Zugriff. Sie stellt jedoch auch große Anforderungen an Datenschutz sowie Ausfallsicherheit und birgt die Gefahr des Vendor-Lock-ins. Im Vergleich dazu erscheinen eigene Rechenzentren oft sicherer und besser zu kontrollieren, halten aber mit vielen neuen Collaboration-Formen nicht Schritt. Bisher mussten sich Unternehmen häufig auf eine der beiden Optionen festlegen. Heute entscheiden sie sich oft für hybride IT-Landschaften, um die Daten sowohl in der Public als auch in der Private Cloud oder in eigenen Rechenzentren vorhalten zu können – je nach Bedarf, Zugriffs- und Sicherheitsanforderungen.

Wie wird man allen Nutzern gerecht?


Das Topmanagement tauscht hoch geheime Informationen mit der „Research & Development“-Abteilung aus und hat große Ansprüche an die Verfügbarkeit. Der Betriebsrat muss sich sicher sein, dass seine sensiblen Personendaten bestmöglich geschützt werden. Für beide Szenarien bietet sich das Hosting der Informationen in einer kundeneigenen Private-Cloud-Lösung an, während z.B. die E-Mails der Fertigungsabteilung, die geringere Anforderungen an Vertraulichkeit des Dialogs beispielsweise mit ihren Lieferanten stellt, in der Public Cloud gut aufgehoben sind. Was zeigt: Die Anforderungen sind so vielfältig wie der Kollegenkreis. Hinzu kommen häufig Kunden und Partner, die mit in das Teamwork eingebunden werden. Die Einführung von Hybrid Collaboration schafft hier die nötige Flexibilität, je nach User und seiner Rolle entsprechende Rechte zu vergeben, diese zu verwalten und die Daten nach Bedarf in den verschiedenen Clouds oder im eigenen Rechenzentrum zu hosten.

Wie behalten Unternehmen weltweit den Überblick?


Die Koordination verschiedener Collaboration-Lösungen in unterschiedlichen Clouds gelingt am besten, wenn alle Fäden an einer Stelle zusammenlaufen. Bewährt haben sich IT-Plattformlösungen, die es ermöglichen, aus einem umfassenden Cloud-Portfolio anbieterunabhängig nach individuellem Bedarf die passenden Lösungen auszuwählen – und diese dann koordiniert zu steuern. Zu beachten ist, dass sich jeder Prozess – von der Rechtevergabe über das Release und den Betrieb bis hin zum Monitoring und der Störungsbearbeitung – übersichtlich abbilden lässt. Darüber hinaus sollen die Daten zwischen den Clouds einfach verschoben werden können.

Wie wird Teamwork zum sicheren Erfolgsgarant?


Datenschutz ist ein sensibles Thema, gerade im Bereich Collaboration mit vielen personenbezogenen und geschäftskritischen Daten, die über Ländergrenzen hinweg ausgetauscht werden. „Sicherheit made in Germany“ wird von den meisten Unternehmen inzwischen vorausgesetzt. So erwarten 83 Prozent, dass ihr Cloud-Anbieter seine Rechenzentren ausschließlich in Deutschland betreibt (Cloud-Monitor 2015 von KPMG/Bitkom). Um die Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung und der General Data Protection Regulation (GDPR) zu gewährleisten, wird häufig eine zentrale Cloud-Lösung in Deutschland und der Betrieb lokaler Installationen in den Ländern z.B. für Exchange-Server gewählt. Um mehr Sicherheit und die Erfüllung der deutschen Datenschutzstandards zu erreichen, können Kunden ihre Daten künftig sowohl in die vom Datentreuhänder T-Systems betriebene Office 365 Cloud sowie in die zertifizierten Rechenzentren der Private Cloud des Anbieters als auch in das eigene Data Center migrieren (siehe unten).

Wann ist es Zeit für den nächsten „Karriereschritt“?


Es geht heute nicht mehr darum, der Komplexität zu entkommen, sondern sie richtig zu managen. Allein aus Datenschutzgründen wäre ein Abwarten fatal. Bis zum 25. Mai 2018 müssen die Unternehmen ihr Datenschutz-Management an die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) angepasst haben. Und mehr noch: Die Digitalisierung wird das Arbeitsleben verändern – ob ein Unternehmen diese Entwicklung technisch unterstützt oder nicht.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 03/2017. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Es ist ein Irrglaube, dass die Mitarbeiter an alten Arbeitsweisen festhalten, wenn sich die IT nicht nach vorn bewegt. Laut einer PAC-Studie zur Zusammenarbeit virtueller Teams in deutschen Unternehmen sind 66 Prozent der Befragten frustriert, wenn Zusammenarbeit nicht effizient möglich ist. Die Mitarbeiter werden daher immer ihre eigenen Wege finden, private Geräte mobil nutzen, sich ungefragt eigene Sharing-Tools aus dem Internet beschaffen und damit die Risiken der „Schatten-IT“ im Unternehmen potenzieren. Umso wichtiger ist es, dass die IT den Weg zur Arbeit 4.0 frühzeitig beschreitet und Collaboration die „Karriere“ macht, die ihr in der vernetzten Welt zugedacht ist.


Hybrid Collaboration in der Praxis


Office 365 wird seit Februar 2017 direkt aus der deutschen Public Cloud angeboten. T-Systems wurde von Microsoft zum Datentreuhänder ernannt. Der Datentreuhänder steuert über zwei Cloud Control Center an den Standorten Berlin und Magdeburg die Rechenzentren der Microsoft Cloud Deutschland. Somit sollen die Nutzer neben erhöhter Sicherheit auch von der Einhaltung der deutschen Datenschutzbestimmungen profitieren. Was jedoch, wenn sie eine individuelle Anpassung oder funktionale Erweiterung benötigen? Was, wenn dies mit globaler Verfügbarkeit zusammen kommt?

Mittels „Hybrid Collaboration“ lassen sich die Applikationen und Daten wie Sharepoint, Exchange und Skype for Business je nach Bedarf neben der Public Cloud auch in der Private Cloud oder sogar im eigenen Rechenzentrum managen. Dadurch können sie laut Anbieter spezifisch auf die einzelnen Nutzungs- und Zugriffsszenarien zugeschnitten werden. So sei es möglich, beispielsweise Hochsicherheit und -verfügbarkeit für VIP-User in der Private Cloud sicherzustellen und gleichzeitig für andere User-Gruppen Public-Lösungen zu nutzen.


Bildquelle: Thinkstock/iStock

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