Kassensysteme im Einzelhandel

Vom Point of Sale bis zur zentralen Warenwirtschaft

Seit kurzem setzt die Konsumgenossenschaft Coop eG, z.B. in den Verbrauchermärkten „Sky“, auf eine durchgängige IT-Lösung – von den Kassensystemen am Point of Sale (POS) bis hin zur zentralen Warenwirtschaft.

  • Unter der Marke „Sky“ betreibt die Coop eG Verbrauchermärkte sowie Bau- und Gartencenter an rund 210 Standorten.

  • Um die Mitarbeiter in den Einkaufsmärkten zu entlasten, hat die Coop eG eine neue dezentrale Warenwirtschaft eingeführt.

Im Backoffice müssen noch neue Mindesthaltbarkeitsdatums-Etiketten gedruckt werden, die lokale Warenwirtschaft wartet auf Bestelleingaben – es gibt viele Gründe für die Beschäftigten im Lebensmitteleinzelhandel, sich gerade nicht draußen auf der Verkaufsfläche beim Kunden aufhalten zu können. Darunter kann der Service leider.

Vor diesem Hintergrund hat die Coop eG, Deutschlands größte Konsumgenossenschaft, eine neue dezentrale Warenwirtschaft eingeführt. Das kombinierte System aus der Kassen- und Filialmanagementlösung Micros Retail POS und der Warenwirtschaft Dewas der Superdata GmbH entlastet die Beschäftigten vor Ort von manuellen Tätigkeiten und sorgt für komfortables Arbeiten mit modernen Touchscreen-Kassen. Mit der zentralen Parametersteuerung Micros CSPM kann die IT-Abteilung alle Kassen in allen Märkten heute zentral und einheitlich steuern. Bis 2014 will Coop auch die zentrale Warenwirtschaft derart in die Lösung integrieren, dass die Steuerung der  artikelgenauen Bestandsführung möglich ist.

Abschied von parallelen Kassensystemen

Eine einheitliche EDV-Infrastruktur ist im Sinne jedes IT-Leiters. In großen Unternehmen ist sie aus historischen Gründen jedoch nicht immer Realität. Auch in der Coop-Gruppe gab es bis 2010 mehrere parallele Kassen- und lokale Warenwirtschaftssysteme. Rabatt- oder Promotionaktionen zentral planen und auf alle Märkte gleichzeitig verteilen, ohne dass vor Ort noch etwas eingestellt werden muss – dies ging früher daher nicht. Vor drei Jahren übernahm Gerrit Graf den Fachbereich IT bei der Handelsgenossenschaft. „Die Ablösung der Altsysteme war zu diesem Zeitpunkt beschlossene Sache, schon weil diese nicht mehr weiterentwickelt wurden“, berichtet der gebürtige Kieler. 38 Köpfe zählt seine Abteilung, die sich um die EDV-Ausstattung der knapp 200 Märkte und Einkaufscenter von Sky im norddeutschen Raum kümmern.

Dewas und Micros Retail POS in Kombination waren genau das, was Coop suchte: Zum Einen setzt bereits eine Reihe selbstständiger Einzelhändler – eine weitere Vertriebslinie neben den eigenen Regiemärkten –, Dewas ein. Darüber hinaus existiert eine ausgereifte Schnittstelle zwischen beiden Systemen. Im Verlauf des Jahres 2010 führte man die Lösung flächendeckend ein. Die Sky-Einkaufsmärkte verfügen damit über ein integriertes Kassen- und Backoffice-System, mit dem sie ihre zentrale Kassenabrechnung erledigen, Bestellungen aufgeben, Bestandskontrollen und Inventuren durchführen können.

Prozesse in allen Einkaufsmärkten verteilen

Coop verfolgt einen zentralisierten Ansatz und möchte möglichst viele detaillierte Geschäftsprozesse von einer Stelle aus steuern: Tastenlayouts auf der Kasse, Einstellung von Preisen, Berechtigungskonzepte, das Ein- und Abschalten saisonaler Aktionen und das Anpassen von Schwellwerten – solche Funktionen sollten direkt über ein zentrales Management gesteuert werden können, findet Gerrit Graf. Micro Retail POS realisiert dies durch die Einführung der Lösung CSPM.

Mit ihr werden die IT-Experten in Kiel künftig zentral detaillierte Kasseneinstellungen vornehmen und sie per Knopfdruck simultan auf alle – oder ausgesuchte – Märkte in der Fläche verteilen können. „Das wird bis an die Kasse durchlaufen, ohne dass es der Marktmitarbeiter unmittelbar bemerkt,“ erklärt Felix Romberg, Abteilungsleiter IT-Filialsysteme der Coop, „normalerweise sind solche Einstellungen hemdsärmeliger und für uns mit deutlich mehr Aufwand verbunden“. CSPM bietet hier die Möglichkeit der Erstellung anwenderfreundlicher Templates, die per Mausklick komplexe Einstellungen auslösen. Dazu kann auch gehören, dass die Bedienoberfläche durch Hinzufügen neuer oder Löschen nicht mehr benötigter Touchbuttons geändert werden muss.

Die Fachabteilungen hingegen nehmen ihre Steuerungsaufgaben in der zentralen Warenwirtschaft X-trade wahr. Der Einkauf z.B. ist in der Lage, Preise und neue Produkte einzupflegen und das Aktionsteam legt Kundenbindungsmaßnahmen sowie Aktionen und Promotionen an. Alle diese Vorgänge werden von X-trade über Dewas automatisch in die Kassensysteme übertragen.

Mithilfe der Systeme kann die IT-Abteilung zukünftig außerdem lückenlos die gesamten Einstellungen jeder einzelnen Kasse überwachen. Zählte vor Einführung des neuen Systems eine Kasse z.B. unbeabsichtigt Treuepunkte weiter, obwohl die Aktion längst vorüber war, war dieses Verhalten bisher für die IT unsichtbar und wurde nur auf Meldung des Marktes bemerkt. CSPM soll nun für einen einheitlichen und jederzeit nachvollziehbaren Status aller Einstellungen sorgen, so dass solche Reibungsverluste und Schnittstellenprobleme der Vergangenheit angehören.

Kreditkauf auf Wunsch

Spezielle Funktionen wie etwa Kreditkauf sind bei den selbständigen Einzelhändlern gängiger als bei den Regiemärkten. Nun kann Coop die Einstellung für den Kreditkauf zentral in Retail POS vornehmen und genau an die Märkte überspielen, die sie benötigen. „Alle Vertriebslinien lassen sich individuell mit ihren Spezifika an der Kasse ausstatten und Funktionen entweder in allen, nur in ausgewählten Vertriebslinien oder sogar nur in bestimmten Filialen aktivieren. So decken wir sämtliche Aspekte mit einer einzigen Lösung ab, können Funktionen zentral administrieren und detailliert sowie anforderungsgerecht per Knopfdruck in die Fläche bringen“, so Felix Romberg.

Für die Mitarbeiter vor Ort vereinfacht sich das Tagesgeschäft, so dass neben Tätigkeiten im Backoffice auch der eigentliche Kassiervorgang verbessert werden konnte – das schafft Zeit, sich dem Kunden zu widmen. Gemeinsam mit der Einführung von Retail POS hat man auch neue Touchscreen-Kassen eingeführt. Für die Kassierer bedeutet es einen deutlichen Zeitgewinn in der Bedienerführung gegenüber den klassischen tastaturbasierten Systemen. Sie können sich durch ihren Bon bewegen und einfacher nach Artikeln recherchieren.

Durch die Anbindung von Retail POS an eine Gutscheinkartenlösung von Easycash bietet Coop seinen Kunden zudem eine Zahlungslösung für bargeldloses Einkaufen. „Dies funktioniert in der Bedienung an der Kasse gut“, sagt Gerrit Graf. Easycash verwaltet dabei die Guthaben und stellt einen Webservice zur Verfügung, über den die Transaktionen ablaufen. Dessen Ansteuerung hat der Hersteller in sein Kassensystem integriert.

Um eine artikelgenaue Bestandsführung zu ermöglichen, plant Coop seit 2011 die Harmonisierung seiner gesamten Warenbuchhaltung. Dazu entsteht eine gekoppelte Lösung aus der zentralen Warenwirtschaftslösung X-trade, der dezentralen Warenwirtschaft Dewas und Micros Retail POS. Bis 2014 soll sie in allen Märkten eingeführt sein. „Die tiefe Integration durch Schnittstellen und Funktionalitäten ermöglicht uns eine durchgängige und harmonische Buchungslogik aller Geschäftsvorfälle von der Kasse über die dezentrale Warenwirtschaft bis in x-trade hinein“, erklärt Thorsten Tygges, Finanz-Vorstand der Coop eG. Mit der artikelgenauen Bestandsführung kann das Unternehmen seine Bestände so optimieren, dass es weder zu Kapitalbindung durch überhöhte Bestände noch zu Out-of-Stock-Situationen kommt. Die künftige Lösung unterstützt die Märkte somit bestmöglich bei der Ablösung ihrer bislang hochgradig manuellen Bestellprozesse – bis hin zur Autodisposition.

Die Coop eG ...

... mit Sitz in Kiel ist mit über 53.000 Mitgliedern und fast 10.000 Mitarbeitern Deutschlands größte Konsumgenossenschaft. Das Traditionsunternehmen ist mit einem jährlichen Bruttoumsatz von 1.270 Mrd. Euro (2012) eine feste Größe im Lebensmitteleinzelhandel und zählt zu den größten Arbeitgebern und Ausbildern in Norddeutschland. Es betreibt unter der Marke „Sky“ Verbrauchermärkte sowie Bau- und Gartencenter an insgesamt rund 210 Standorten.

www.alles.coop

www.micros-retail.de

www.xtrade-gmbh.de

www.my-retailcloud.com

Bildquelle: Coop eG

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