Daten- und Archivmanagement

Von rotierenden Windblättern zu rotierenden Datenbändern

SSB Wind Systems, Hersteller von Windkraftanlagenbauteilen, erfüllt seine Compliance-Anforderungen mithilfe von Iron Mountain.

Der Spezialist für die Entwicklung und Produktion von Rotorblattverstellsystemen wurde 2009 von der US-amerikanischen Emerson Electric Company gekauft. Mit der Akquisition muss das Unternehmen neben der Einhaltung der in Deutschland geforderten Aufbewahrungsstandards nun zusätzlich die Konzernrichtlinien des 140.000 Mitarbeiter starken US-Energietechnikriesen erfüllen und zum Beispiel für die internen Audits die Sarbanes-Oxley-Regeln einhalten.

Mithilfe von Iron Mountain will SSB Wind Systems seine Datenbänder und Papierarchive revisionssicher verwahren und die neu hinzugekommen Complianceanforderungen erfüllen. Der 2002 in den USA als Reaktion auf den Bilanzskandal von Enron verabschiedete Sarbanes-Oxley-Act, verpflichtet börsennotierte Unternehmen wie die Emerson Electric Company unter anderem zu einer nachvollziehbaren Rechnungslegung und gilt auch für deren ausländische Töchter.

Back-up Bänder eingelagert

Bei der Umsetzung der neuen Compliance-Anforderungen konzentrierte sich SSB Wind Systems zunächst auf die externe Lagerung seiner Backup-Bänder. Diese Bänder enthalten sämtliche elektronischen Unternehmensdaten und sind fundamentaler Bestandteil der Risikovorsorge, um im Falle eines Absturzes der gesamten IT-Systeme, einer Naturkatastrophe oder eines Brandes eine reibungslose Fortführung der Geschäftsprozesse zu garantieren. Das Unternehmen führt hierzu wöchentliche, monatliche und jährliche Backup-Rotationen durch. Alle fünf Wochen rotieren die Datenbänder zwischen dem Unternehmen und Iron Mountain. Die Bänder werden dabei in einem sicheren Metallkoffer transportiert, zu dem ausschließlich Mitarbeiter der beiden Unternehmen einen Schlüssel haben.

Eine weitere Complianceaufgabe betrifft die Durchsicht der Papierunterlagen und das Auslagern der Dokumentenarchive, um die von Emerson Electric geforderten internen Archivierungsvorgaben erfüllen zu können. Eine zentrale Stellung beim Indizieren und bei der Verwaltung der Akten nimmt dabei Iron Mountains Online-Kundenportal-Lösung ein. „In allen Prozessen hat das Portal eine Schlüsselrolle. Wir mussten für die elektronische Verwaltung unserer Unterlagen keine Software kaufen oder installieren, denn dieser Service ist webbasiert“, kommentiert Holger Gemassmer, IT Director bei SSB Wind Systems.

www.ssbwindsystems.de

www.ironmountain.de

Bildquelle: Duba / pixelio.de

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