E-Bilanz

Vorbereitungen auf Hochtouren

Die gesetzlichen Vorgaben zur E-Bilanz stehen seit längerem fest. Doch während bei Wirtschaftsprüfern und Anbietern von Finanzsoftware die Vorbereitungen auf Hochtouren laufen, kommen sie bei manchem Anwenderunternehmen nur schleppend voran.

Köche, Bildquelle: iStockphoto.com/killertomato

Von der Elektronischen Bilanz, kurz E-Bilanz, sind inzwischen alle bilanzierenden Unternehmen betroffen. „Das heißt, alle Steuerpflichtigen, die ihren Gewinn nach § 4 Absatz 1, § 5 oder § 5a EStG ermitteln“, konkretisiert Hans-J. Sterrer, PR-Manager bei der SBS Software GmbH in Bretten. In diesem Rahmen müssen Unternehmen „die Handelsbilanz bzw. Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) inklusive einer steuerlichen Überleitungsrechnung oder Steuerbilanz/GuV übermitteln“, weiß Stefan Karl, Chief Solution Expert Finance Solutions bei der SAP AG. Zusätzlich müssen Stammdaten zum Unternehmen und Berichtsanlass gemeldet werden, sogenannte Global Common Data (GCD-Daten)

Die Übermittlung an das Finanzamt erfolgt dabei nach einem fest vorgegebenen Schema – Fachleute sprechen hier von Taxonomie. „Dieses Schema basiert auf der Extensible Business Reporting Language, kurz XBRL, einem international akzeptierten Standard für den Austausch von Unternehmensdaten, der unter anderem auch schon für die Offenlegung beim elektronischen Bundesanzeiger Verwendung findet“, betont Lars Meyer-Pries, Leiter in der Entwicklung der Rechnungswesensprogramme bei Datev.

Hinsichtlich der Sicherheit der zu übermittelnden Finanzdaten muss niemandem Angst und Bange sein. „Denn die Übermittlung der Datensätze erfolgt als authentifizierte Elster-Übermittlung, wodurch eine Einsichtnahme durch Dritte nicht möglich ist“, erklärt Peter Meid, Consultant Finance & Accounting bei Veda. Darüber hinaus unterliegen die Daten dem Steuergeheimnis. Schwachstellen könnten eher auf Seiten der Anwenderunternehmen auftauchen, etwa wenn der Umgang mit den Finanzdaten allzu lax gehandhabt wird. Die Zugriffe darauf sollten daher laut Holger Behrens, Vorstand der Ettlinger Cormeta AG, über ein entsprechendes Berechtigungskonzept geregelt sein. Zudem sollten die übermittelten Daten protokolliert und revisionssicher archiviert werden.

Fristen und Ausnahmeregelungen

Hinsichtlich des Zeitrahmens für die E-Bilanz gilt folgendes: „Die erstmalige elektronische Datenübermittlung ist für das Kalenderjahr 2012 bzw. bei abweichendem Wirtschaftsjahr für das Wirtschaftsjahr 2012/2013 vorgesehen“, erklärt Robert Lauth, Leiter des Projekts E-Bilanz bei der Sage Software GmbH. Darüber hinaus existiert jedoch eine Nichtbeanstandungsregelung für das Erstjahr. „Gemäß dieser wird die Finanzverwaltung für dieses Jahr eine Übermittlung in Papierform noch nicht beanstanden“, so Lauth weiter.

Darüber hinaus gibt es Übergangsregelungen zur Vermeidung unbilliger Härten, und zwar für inländische Unternehmen mit ausländischen Betriebsstätten, ausländische Unternehmen mit inländischen Betriebsstätten, steuerbegünstigte Körperschaften und juristische Personen des öffentlichen Rechts mit Betrieben gewerblicher Art. „Für diese wird nicht beanstandet, wenn erstmals für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen, elektronisch übermittelt wird. Für Steuerpflichtige, denen die elektronische Übermittlung aus persönlichen oder wirtschaftlichen Gründen unzumutbar ist, besteht überdies die Möglichkeit, einen Härtefallantrag zu stellen“, informiert Robert Lauth.

Damit es in den Unternehmen nicht zu einem bösen Erwachen kommt, sollten sich die Anwender in diesem Zeitrahmen jedoch unbedingt an die gesetzlichen Vorgaben halten. „Denn sofern es sich nicht um einen Härtefall handelt, können Zwangsgelder festgesetzt werden“, betont Hans-J. Sterrer von SBS Software, und verweist auf §§ 328,329 AO. Lars Meyer-Pries verweist ebenfalls auf mögliche Sanktionen, die bereits bei fehlender Mitwirkung im Besteuerungsverfahren greifen können.

Finanzabteilungen hinken nach

Die neuen gesetzlichen Vorgaben sind also klar umrissen. Doch wie weit sind die Anwenderunternehmen mit deren Umsetzung? Im Rahmen einer bundesweiten Umfrage von Deloitte im Jahr 2011 schätzte von den befragten Unternehmen kein einziges seinen E-Bilanz-Status als sehr gut ein, weniger als ein Viertel als gut oder befriedigend, ein Drittel als ausreichend und mehr als 40 Prozent als ungenügend. „Aktuelle Erfahrungen zeigen, dass viele Unternehmen noch in den Vorbereitungen stecken. Steuerberater und Wirtschaftsprüfer gehen sogar davon aus, dass nur ein Bruchteil von ihnen bereits für das Jahr 2012 eine E-Bilanz elektronisch übermitteln wird“, bestätigt Dr. Andreas Kowallik, Steuerberater und Partner bei Deloitte.

Eine Umfrage zur Jahreswende 2011/2012 von Diamant Software kommt zu ähnlichen Ergebnissen. Demnach haben erst rund 20 Prozent der mittelständischen Unternehmen heute schon das fachliche Know-how, um mittelfristig die Anforderungen der E-Bilanz erfüllen zu können. „Und nur wenige Unternehmen scheinen erkannt zu haben, welche Chancen die E-Bilanz für den eigenen Betrieb bietet“, glaubt Rüdiger Müller, kaufmännischer Geschäftsführer bei Diamant Software. Dabei sei der erste Blick auf die Ergebnisse der Umfrage vielversprechend: Gut die Hälfte der Befragten gibt an, sich sogar unterjährig mit Abschlüssen zu beschäftigen. Und immerhin 40 Prozent erstellen ihren Jahresabschluss weitgehend ohne Unterstützung durch Dritte. „Diese Zahlen lassen vermuten“, so Müller weiter, „dass eine relativ große Gruppe bereits offen für die E-Bilanz ist, weil sie sich selbst intensiv mit dem Jahresabschluss auseinandersetzen.“

Eine Erklärung, warum sich viele Unternehmen noch nicht ausreichend mit der E-Bilanz beschäftigt haben, gibt Robert Lauth von Sage: „Durch die zahlreichen Änderungen und Verschiebungen bei der E-Bilanz haben sich viele kleinere Unternehmen erst sehr spät mit der Thematik auseinandergesetzt, um unnötigen Aufwand zu vermeiden.“

Die Hausaufgaben gemacht

Während sich bei den Anwendern noch etliche Baustellen finden, scheinen die Wirtschaftsprüfer auf die E-Bilanz bestens vorbereitet zu sein. So weiß Peter Meid aus Kundengesprächen, „dass deren Wirtschaftsprüfer über die E-Bilanz ausreichend informiert sind.“ Und auch die meisten Software-Anbieter haben ihre Hausaufgaben gemacht. Fast durch die Bank weg bieten sie bereits seit längerem entweder entsprechende Updates ihrer Finanzsoftware oder eigenständige Module an.

„Die eingesetzte Rechnungswesenssoftware sollte eine Überleitung auf die E-Bilanz-Taxonomie-Positionen ermöglichen und eine Aufbereitung im geforderten Format unterstützen, da die Finanzverwaltung hierfür keine eigenständige Software anbietet“, beschreibt Lars Meyer-Pries von Datev die Anforderungen an die Systeme. Vor diesem Hintergrund sei in der Datev-Software direkt in der Abschlusserstellungssoftware eine Aufbereitungsmöglichkeit der E-Bilanz integriert und ein Assistent verfügbar, der die Erstellung und Übermittlung unterstützt.

Daneben hat auch die SAP AG längst Vorsorge getroffen. „Die E-Bilanz macht in der Regel eine Erweiterung der Finanzsoftware erforderlich. Daher empfehlen wir, vorbereitende Schritte bereits im ERP-System durchzuführen wie etwa die Zuordnung von Konten zu den sogenannten Taxonomiepositionen der E-Bilanz“, unterstreicht Stefan Karl. Um die Anwender zu unterstützen, hat man SAP ERP bereits entsprechend erweitert und bietet nun für die Transformation der Daten in das XBRL-Format sowie die Übermittlung mit der Eric-Komponente (Elster Rich Client) der Finanzbehörden zwei separate Lösungen an.

Bei Sage wurden die Anwender der Finanzbuchhaltungsapplikationen bereits zum letzten Jahreswechsel durch Anpassungen und unterstützende Anleitungen in die Lage versetzt, E-Bilanz-konform zu buchen. „Zudem steht den Kunden für die Übermittlung der Datensätze an die Finanzbehörden ab Herbst 2012 ein geeignetes Zusatzprodukt für die aktuellen Produktversionen zur Verfügung“, ergänzt Robert Lauth. Um entsprechenden Mehraufwand durch die E-Bilanz zu vermeiden, bietet Veda mit „FA Finanzen“ ein Lösungspaket, das die komplette Kerntaxonomie integriert. „Unsere Kunden können bereits seit 1. Januar 2012 taxonomiekonform buchen“, berichtet Peter Meid.

Da sich ein Umstieg auf die E-Bilanz ohne Ergänzung der bestehenden Systeme meist schwierig gestaltet, hat auch Diamant Software ihre Finanzlösungen auf den neuesten Stand gebracht. „Wir haben über neu entwickelte Module eine in das Rechnungswesen voll integrierte Lösung geschaffen“, sagt Peter Diestelhorst, E-Bilanz-Experte bei Diamant. Aus einem Baukasten von Taxonomien, Vorlagen und Konten können sich die Kunden – je nach Bedarf – ihr zentrales Bearbeitungsfenster konfigurieren. Dort erfolge – wahlweise unter Nutzung von mit ausgelieferten oder selbst erstellten Vorlagen – das Mapping der Konten auf die Taxonomiepositionen. Die neuen Softwaremodule sollen so neben der Sicherstellung eines taxonomiekonformen Kontenplans auch die eigentliche Meldung der E-Bilanz an die Finanzbehörden direkt durch die Mitarbeiter der Buchhaltung ermöglichen.

Vorgelagerte IT-Systeme anpassen

Doch wo lauern mögliche Gefahren auf dem Weg der Umstellung zur E-Bilanz? „Leicht werden Umfang und Zeitbedarf einer Umstellung unterschätzt“, glaubt Peter Meid von Veda. Die Umstellung auf die E-Bilanz verlangt zum Teil erhebliche Umstellungen – vom ERP-System über die Buchhaltungssoftware bis hin zum Buchungsverhalten. „Von daher sind die meisten Unternehmen dazu gezwungen, sowohl ihr Rechnungswesen als auch ihre vorgelagerten IT-Systeme anzupassen und alle betroffenen Bereiche in das Projekt „E-Bilanz“ mit einzubeziehen“, so Meid weiter. Eine erfolgreiche Realisierung erfordert damit einen interdisziplinären Ansatz sowie eine gründliche und fristgerechte Klärung der technischen und organisatorischen Voraussetzungen.

Ein weiteres Risiko erkennt Robert Lauth. Seiner Ansicht nach reduzieren viele Unternehmen r die E-Bilanz auf die Übermittlung der Daten und unterschätzen deshalb den Umstellungsbedarf im Vorfeld, so dass zu wenig Vorlauf für die Umsetzung eingeplant wird. Nicht zuletzt besteht eine der größten Gefahren laut Hans-J. Sterrer darin, „dass Unternehmen aufgrund mangelnder Vorbereitung erst gar nicht dazu in der Lage sind, eine korrekte E-Bilanz zu erstellen und deshalb dann ein enormer Nachbearbeitungsaufwand der Buchhaltung durch die Anforderungen der E-Bilanz entsteht.“

Um eine möglichst reibungslose Umstellung zu garantieren, rät Holger Behrens dazu, alle beteiligten Mitarbeiter mit ins Boot zu nehmen und sie mit dem neuen Buchungsverhalten vertraut zu machen. „Am besten werden konkrete Arbeitsanweisungen ausgesprochen. Dementsprechend muss jeder so buchen, dass alle für die E-Bilanz meldepflichtigen Werte aus der Buchhaltung auch tatsächlich ableitbar sind“, fordert Behrens. Außerdem sei der Zeitpunkt der Umstellung von Bedeutung. Idealerweise sollte man zu Jahresbeginn umstellen, um eine einheitliche Saldenentwicklung auf den Sachkonten innerhalb eines Geschäftsjahres zu gewährleisten.

Bürokratie weiter abbauen

Die E-Bilanz reiht sich in einer Reihen Vorgaben ein, die dem Steuerbürokratie-Abbaugesetz (Steubag) entsprechen. Hier wird man in Zukunft mit weiteren Neuerungen rechnen müssen, da die Ziele bereits klar vorgegeben sind: Abbau von Verwaltungsaufwand und Optimierung der Veranlagung. „Die Finanzverwaltung arbeitet zunehmend papierlos und der elektronische Weg wird zum Normalfall“, glaubt Peter Meid von Veda. Langfristig bringe die E-Bilanz über dies speziell dem Mittelstand Erleichterungen. Denn wer das Finanzamt laut Meid vollumfänglich mit Daten beliefert, erspart sich im besten Fall die Vor-Ort-Prüfung für ein paar Jahre.

Gilt es, abschließend noch einen Blick über die Grenzen zu werfen. Hier treiben viele Staaten Projekte zur freiwilligen oder verpflichtenden Abgabe von elektronischen Steuererklärungen und begleitenden Daten voran. „In Großbritannien wurde die E-Bilanz (iXBRL) zum 1. April 2011 eingeführt und hat bei vielen Unternehmen – wie auch in Deutschland zu erwarten – zur Überforderung und Frustration geführt“, berichtet Andreas Kowallik von Deloitte. Denn Deutschland habe mit XBRL bei der E-Bilanz zwar den internationalen technischen Standard gewählt, sich aber gegen ein in anderen Ländern erfolgreich eingesetztes Phasenmodell entschieden. Laut Kowallik könnte eine zeitlich gestaffelte Einführung nach Unternehmensgrößen durchaus hilfreich sein. Es würde technische Umstellungsschwierigkeiten in der ersten Phase auf eine kleinere Gruppe Betroffener mit guter Ressourcenausstattung beschränken und damit gegebenenfalls die Akzeptanz der E-Bilanz erhöhen. Inwieweit der Gesetzgeber hierzulande seine Vorgaben noch nachbessern muss, wird sich spätestens dann zeigen, wenn die E-Bilanz für das Gros der Unternehmen verpflichtend ist.

 

E-Bilanz – welche Daten müssen übermittelt werden?

Für die E-Bilanz müssen zwingend die GCD- und die GAAP-Taxonomie übermittelt werden. Die Global-Common-Data-Taxonomie (GCD) beinhaltet die allgemeinen Daten zum Unternehmen und zum Ersteller des Berichts sowie natürlich den Bericht selbst. Die GAAP-Taxonomie umfasst die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung. Freiwillige Bestandteile sind die Angaben zum Haftungskapital, zu Eventualverbindlichkeiten, zur Kapitalflussrechnung sowie Anhang und Lagebericht des Unternehmens.

Quelle: Roman Zorn, Bereichsleiter Rechnungswesen der Oxaion AG

 

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