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Warum Böker & Paul auf eine digitale Mandantenakte setzt

Monatlich mehrere Hundert Vertragsdokumente und -unterlagen archiviert die Kanzlei für Vermögensmanagement Böker & Paul im zentralen Dokumenten-Pool. Die digitale Mandantenakte soll dabei einen schnellen Zugriff auf die für die Finanzplanung wichtigen Dokumente garantieren.

Nach kurzer Schulung verlief die DMS-Einführung bei Böker & Paul innerhalb eines Tages.

Nach kurzer Schulung verlief die DMS-Einführung bei Böker & Paul innerhalb eines Tages.

„Es gibt keinen Besitz, der Nachlässigkeit vertrüge.“ Die Finanzberater der Böker & Paul AG halten es mit Nobelpreisträger Thomas Mann, um ihre Firmenphilosophie zu formulieren. Ihren Mandanten – mittelständische Unternehmer und Selbstständige ebenso wie vermögende Privatkunden – bietet die Kanzlei für Vermögensmanagement eine umfassende Finanzplanung. Ihre unabhängige Beratung führt zu schlüssigen Konzepten für den langfristigen Aufbau, die Optimierung und für die Weitergabe von Vermögen. Entsprechend schätzen die Mandanten der Kanzlei in Montabaur die Erfahrung und das Fachwissen der Finanzexperten. Seit Jahresbeginn 2017 ist dabei neben der Finanzplanungs-Software Optiplan bei Böker & Paul auch das Dokumenten-Management-System (DMS) Docuware im Einsatz.

Herzstück für die Arbeit der Finanzberater sind die Mandantenakten, in denen jegliche Unterlagen und Dokumente gesammelt werden. Sie enthalten alles, was die Experten für eine maßgeschneiderte Finanzplanung über ihre Kunden wissen müssen: Darlehens-, Ehe-, Gesellschafts-, Kauf- und Sicherheitenverträge, Testamente, Präsentationen, betriebswirtschaftliche Auswertungen oder Schriftverkehr. Vor der DMS-Einführung wurden die Dokumente in Papierform oder auch digital an unterschiedlichen Orten archiviert: Zum Teil wurden Unterlagen und Verträge in Papierordnern in Schränken aufbewahrt, zum Teil in Windows-Ordnern und -Unterordnern – oft mehrfach und dabei mit unterschiedlicher Namensgebung – archiviert. „Die ganze Ablage war etwas chaotisch, es fehlte die Übersicht“, sagt Tobias Böker, Finanzberater und Betriebswirt bei der Kanzlei.

Die Projektordner waren nicht vollständig, nach Dokumenten musste an unterschiedlichen Orten gesucht werden. Da an einem Projekt immer mehrere Mitarbeiter – Berater, Beratungsassistenten und Sekretariat – beteiligt sind und diese oft gleichzeitig auf dieselben Unterlagen zugreifen müssen, war zeitaufwendiges Suchen auch auf den Schreibtischen der Kollegen lästige Routine. Der Wunsch nach mehr Übersichtlichkeit war deshalb ausschlaggebend für den DMS-Einsatz. Neben der zentralen Ablage und revisionssicheren Archivierung war vor allem das schnelle Auffinden der Dokumente das wichtigste Ziel. Zudem sollten die Unterlagen auch während der Bearbeitung für andere zur Verfügung stehen.

Nach der Präsentation verschiedener Systeme war Docuware die erste Wahl: „Insgesamt entspricht die Lösung unseren Anforderungen am besten. Sie ist klar strukturiert und doch flexibel. Wichtig war uns die Möglichkeit, von zu-Hause oder unterwegs beim Kunden auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen zu können“, sagt Tobias Böker. Weitere Argumente wie Skalierbarkeit und niedrige Initialkosten sprachen für die Cloud-Lösung. „Wir können alle Optionen in der Cloud erst testen und dann, falls sinnvoll, nutzen“, so der Finanzexperte.

Nach kurzer Schulung verlief die DMS-Einführung innerhalb eines Tages. Seit Februar 2017 arbeiten alle Mitarbeiter der Kanzlei mit der Software. Einige Arbeitsplätze wurden dafür mit einem zweiten Bildschirm ausgestattet. Heute werden alle per E-Mail oder Post eingehenden Dokumente – rund 250 pro Woche bei 235 Mandanten – zentral im Sekretariat entweder aus Outlook direkt ins Archiv übernommen oder gescannt, anschließend mit Indexeinträgen versehen und im zentralen Dokumenten-Pool gespeichert. Zusätzlich werden alle kundenbezogenen Dokumente der letzten beiden Jahre archiviert, da diese noch häufig benötigt werden. Docuware ist sowohl in das CRM-System Financial Planning Manager als auch in die Finanzplanungs-Software Optiplan integriert. Mit einem Mausklick können die Mitarbeiter so aus der Anwendung heraus beispielsweise auf den für die Fragestellung benötigten Vertrag oder die letzte Präsentation zugreifen.

Digitaler Stempel


Gleich mit der DMS-Einführung wurde in einem ersten Schritt ein Workflow zur Finanzplanaktualisierung eingerichtet. Sobald eingehende Dokumente im zentralen Dokumenten-Pool archiviert sind, beginnt der Workflow. Die Indexeinträge wie Art des Dokuments oder Kundenname fungieren als Kriterium für die Sortierung. Das Dokument erscheint damit sofort in der Aufgabenliste der zuständigen Beratungsassistenten, der es in die Finanzplanung des Kunden einarbeitet und mit dem digitalen Stempel „direkt verarbeitet“ versieht. Er kann es aber auch mit den Stempeln „sehe Fehler“ oder „habe Rückfragen“ an den Berater weiterleiten.

Dieser erhält eine E-Mail mit der Information, was und wann bei welchem Kunden bearbeitet wurde. Damit ist der Workflow zu Ende. „Wir können so die Finanzpläne unserer Kunden mit wenig Aufwand immer aktuell halten und sind auch sicher, dass alle Informationen verarbeitet wurden“, erklärt Tobias Böker. Ein weiterer Workflow wurde eingerichtet, um bestimmte Arbeitsabläufe zu koordinieren. So kann ein Berater mit dem Setzen eines digitalen Stempels die Bearbeitung eines Dokuments anstoßen, z.B. die Überprüfung eines Darlehensvertrags, wenn ein Kunde überlegt, ihn vorzeitig aufzulösen. Die mit dem Stempel definierten Teilaufgaben werden von den zuständigen Mitarbeitern schnell erledigt.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 01-02/2018. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Bei der DMS-Einführung seien manche Kollegen ein wenig skeptisch gewesen, da die Ablage der Dokumente nun etwas aufwendiger ist, erinnert sich Böker. Die Frage „Was bringt uns das?“ sei aber schnell beantwortet gewesen: „Die Workflows ermöglichen uns ein effizienteres Arbeiten, die Abläufe sind leichter zu kontrollieren.“ Bei der Suche nach Unterlagen geht keine Arbeitszeit mehr verloren. Wird ein neuer Finanzplan erstellt, stehen alle Infos zum Kunden und zu seinen Verträgen am Bildschirm zur Verfügung. Berater und Assistenten können die Dokumente auch gleichzeitig aufrufen. Dass selbst unterwegs beim Kunden ein Zugriff über Mobilgeräte möglich ist, erhöht die Flexibilität und spart Zeit, betont Böker: „Wir können unseren Mandanten heute viel schneller Auskunft geben. Das hat unsere Zusammenarbeit noch verbessert.“


Die Böker & Paul AG

Bei der Kanzlei für Vermögensmanagement handelt es sich um ein inhabergeführtes Beratungsunternehmen, welches im Jahr 2010 gegründet wurde. Die Firmengründer haben sich insbesondere der strategischen Finanzplanung und dem Vermögensmanagement auf Honorarbasis verschrieben. Grundlage ist eine bank- und produkt­unabhängige Beratung. Das Unternehmen betreut ausgewählte vermögende Kunden, insbesondere Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer, sowie institutionelle Mandanten im Großraum Köln bis Frankfurt. Der Firmensitz ist in Montabaur.


Bildquelle: Böker & Paul

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