Karitativ, sozial und professionell

Warum die Johanniter-Unfall-Hilfe ein DMS-System braucht

Die Johanniter-Unfall-Hilfe e.V. ist mit mehr als 16.000 Beschäftigten und 30.000 ­ehrenamtlichen Helfern eine der größten Hilfsorganisationen Europas. Ein zentraler Dokumenten-Pool hilft dabei, im Personalwesen die Unterlagen aller Mitarbeiter sicher zu verwalten.

Sanitätsdienst

Sanitätsdienst: Beim Würzburger Marathon kam die mobile Arzt­gruppe der Hilfsorganisation zum Einsatz.

Helfen ist ihre Profession: Von überwiegend ehrenamtlich geprägten Gründerjahren hat sich die Johanniter-Unfall-Hilfe zu einer karitativen und sozialen Organisation in Deutschland entwickelt. Zu ihren Aufgaben zählen Rettungs- und Sanitätsdienst, Katastrophenschutz, Erste-Hilfe-Ausbildung sowie ­soziale Dienste wie die Arbeit mit Kindern und Jugend­lichen oder die Betreuung und Pflege älterer und ­kranker Menschen. Aber auch international sind die Johanniter engagiert, etwa bei Hunger- oder Naturkatastrophen. Mit knapp 300 Regional-, Kreis- und Ortsverbänden ist der gemeinnützige Verein im gesamten Bundesgebiet vertreten. Besonderen Wert legt die Hilfsorganisation bei ihrer Arbeit auf Zuverlässigkeit, Qualitätsbewusstsein und Wirtschaftlichkeit – der verantwortungsvolle Umgang mit Spenden und Fördermitteln ist eine Verpflichtung. Einen wichtigen Beitrag dazu liefert die effiziente Steuerung des Gesamtverbandes. Seit fünf Jahren vereinfacht und beschleunigt ein Dokumenten-Management-System (DMS) die Arbeitsabläufe in der Verwaltung.

Die sichere Archivierung sämtlicher Personalunterlagen war bei der DMS-Einführung durch den Docuware-Partner Ricoh das wichtigste Ziel. Das Personalarchiv für mehr als 16.000 hauptamtlich Beschäftigte und 30.000 ehrenamtliche Helfer betrifft verschiedene Standorte in Deutschland. Die einzelnen Landesverbände und die Bundesgeschäftsstellen sollten jederzeit Zugriff auf die Personalakten haben. So waren die zentrale und revisionssichere Ablage sensibler Personaldokumente sowie der rechtegesteuerte Zugriff auf die Dokumente entscheidende Argumente für das digitale Archiv. „Alle Personalakten sollten bundesweit den berechtigten Mitarbeitern schnell zur Verfügung stehen“, sagt Marie Luise Friedlein, IT-Administratorin bei der Bundesgeschäftsstelle der Hilfsorganisation. Neben dieser Forderung war die revisionssichere Archivierung sämtlicher anfallenden Rechnungsbelege wichtig. „Docuware hat alle unsere Anforderungen erfüllt“, begründet Marie Luise Friedlein die Entscheidung. Mit ausschlaggebend für die Auswahl des Systems war aber, dass alle wichtigen Software-Lösungen angebunden werden konnten, die die Organisation in der Verwaltung einsetzt. „Jede Anwendung ist einfach zu integrieren“, so die Erfahrung der IT-Expertin.

Das DMS ist seit Mai 2010 in der Bundesgeschäftsstelle im Berlin im Einsatz. Gestartet wurde in der Finanzbuchhaltung der Verbandszentrale, die zehn Arbeitsplätze wurden hier mit jeweils einem zweiten Monitor ausgerüstet. Für den anschließenden bundesweiten Einsatz in den Personalabteilungen erhielten einige Landesverbände zusätzlich neue Multifunktionsgeräte für das Scannen der Personalunterlagen. Heute arbeiten rund 600 Mitarbeiter in ganz Deutschland mit dem zentralen Dokumenten-Pool. Für die Zukunft ist auch die Einbindung internationaler Standorte geplant. Die Software ist über Schnittstellen in die kaufmännische Lösung Diamant sowie in das Fuhrpark-Management-System der Hilfsorganisation integriert. Damit werden automatisch alle Rechnungsbelege zentral archiviert.

Eingehende Rechnungen werden in der Poststelle gescannt, mit Indexdaten von Diamant automatisch verschlagwortet und im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. In der Personalabteilung der Hauptgeschäftsstelle in Berlin wurden alle Personalakten von einem Scan-Dienstleister digitalisiert und stehen allen Berechtigten im elektronischen Archiv zur Verfügung. Sämtliche Personaldokumente – wie Bewerbungsunterlagen mit Fotos, Krankenscheine oder Adressänderungen –, die heute per Post in den jeweiligen Personalabteilungen eintreffen, werden von den Sachbearbeitern gescannt, manuell indexiert und im DMS archiviert. Per E-Mail geschickte Unterlagen werden automatisch abgelegt. Zur Freigabe bestimmter Personaldokumente wurde ein elektronischer Workflow installiert. Die Dokumente werden dabei via Aufgabenliste an weitere Personen im jeweiligen Verband zur Prüfung weitergeleitet und mit digitalem Stempel freigegeben.

„Die Ablage geht heute viel schneller, es ist einfacher, als für jedes Dokument zuerst den passenden Ordner zu suchen, um es dort abzuheften“, betont Friedlein. Die Mitarbeiter haben jetzt mehr Zeit, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Dadurch, dass keine Akten mehr per Post oder per Mail an die Landesverbände verschickt werden müssen, ist außerdem sichergestellt, dass keine unbefugten Zugriffe erfolgen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 09/2016. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Ebenso wie die zeitsparende Ablage schätzen die Mitarbeiter den schnellen Zugriff auf den zentralen Dokumenten-Pool. Selbst wenn der zuständige Kollege in der Personalabteilung krank oder im Urlaub sein sollte, ist der Einblick trotzdem möglich. „Natürlich nur bei entsprechender Berechtigung, die durch Vertretungsregelungen gesichert ist“, so Friedlein. Hilfreich ist die Volltextsuche – bei Personaldokumenten ebenso wie bei Rechnungsbelegen. Ein Schlagwort genügt und eine Liste beispielsweise sämtlicher Reparaturrechnungen für ein Fahrzeug erscheint – eine Argumentationshilfe, um etwa bei wiederholten Reparaturen Garantieansprüche geltend zu machen. „Der DMS-Einsatz wird Schritt für Schritt weiter ausgebaut. So ist ein allgemeines Archiv für die Personalabteilung, ein Vertragsarchiv für die Hausnotrufe sowie die Ausrollung des Rechnungsarchivs bundesweit geplant“, blickt die IT-Expertin in die Zukunft.


Die Johanniter-Unfall-Hilfe e.V. …

… ist seit über 60 Jahren in unterschiedlichen ­karitativen und sozialen Bereichen aktiv. Seit ihrer Gründung am 7. April 1952 entwickelte sich die Organisa­tion mit ihren Beschäftigten, ehren­amtlichen Helfern und rund 1,3 Millionen Fördermitgliedern zu einer der größten Hilfsorganisationen innerhalb von Europa.


Bildquelle: Birgit Bretzelt/Johanniter

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