Überblick über Lizenzen behalten

„Was ist Managed SAM wirklich?“

Den Überblick über Lizenzen und Nutzung behalten, Compliance einhalten und ­Einsparpotentiale ausschöpfen – ein Software Asset Management (SAM) unterstützt Unternehmen dabei. Im Interview berichtet Michael Bohlen, Practice Leader ­Managed SAM bei Fritz & Macziol, was es mit Managed SAM auf sich hat und was bei der Auswahl eines Dienstleisters zu beachten ist.

Michael Bohlen, FuM

Michael Bohlen: „Ein pro­fessionelles SAM sollte die Compliance sichern, aber auch mögliche Einspar­potentiale ausschöpfen.“

IT-DIRECTOR: Herr Bohlen, weshalb ist Software Asset Management (SAM) so wichtig?
M. Bohlen:
Welche Software wo im Unternehmen verwendet wird, ist im Business-Alltag schwer zu sagen. Zusätzlich kämpfen Verantwortliche damit, die gekauften Lizenzen mit der tatsächlichen Nutzung abzugleichen – was durch den Produkteinsatz verschiedener Hersteller unter unterschiedlichen Vertragsmodellen erschwert wird. Auch der Trend zu Miet-Software und Cloud-Lösungen beeinflusst das SAM. Diese ergänzen häufig lokal installierte Programme und vergrößern so wiederum das Lizenzbündel. Ergeben sich Unregelmäßigkeiten, kann es teuer werden. Die meisten Hersteller überprüfen mittlerweile durch regelmäßige Audits, ob ein Unternehmen auch in vollem Umfang für die genutzte Software bezahlt hat. Im Falle einer Unterlizenzierung müssen teure Lizenzen nachgekauft werden und es drohen Strafen. Aber auch eine Überlizenzierung schadet dem Unternehmen. Diese ist zwar im Audit nicht relevant, kann aber laufend unnötige Wartungskosten verursachen.

IT-DIRECTOR: Warum SAM auslagern? Was spricht gegen eine Inhouse-Lösung?
M. Bohlen:
Ein professionelles SAM sollte die Compliance sichern, aber auch mögliche Einsparpotentiale ausschöpfen. Dies ist eine zeit- und ressourcenintensive Angelegenheit und erfordert Aufwand mit entsprechendem Know-how. Eine Inhouse-Lösung ist daher kaum rentabel. Oftmals empfinden es IT-Experten zudem als lästige Aufgabe, den Überblick über den Lizenzdschungel zu behalten. Sie widmen sich ihr also nur ungern. Viele Unternehmen verteilen die SAM-Aufgaben daher auf ihre vorhandenen Mitarbeiter, die aber weder über Expertise noch über Zeit für das Thema verfügen.

IT-DIRECTOR: Was umfasst Managed SAM genau?
M. Bohlen:
Die Grundlage des Managed SAM ist die Datensammlung und -analyse. Diese geht dem eigentlichen Software Asset Management voraus und fußt auf drei Faktoren. Zum einen werden alle Daten identifiziert, die Informationen über vorhandene Lizenzen und Verträge beinhalten. Im Regelfall sind diese in der IT-Abteilung oder im Einkauf zu finden, zum Teil aber auch in verteilten Lokationen oder Tochtergesellschaften oder bei einzelnen Fachabteilungen. Wichtige Informationen lassen sich zudem aus der Software-Verteilung und der Nutzungsmessung gewinnen. Aus den Daten und aus den Ergebnissen der parallel erfolgten Prozessanalyse, wie Daten erfasst werden, leitet der SAM-Berater anschließend Optimierungsmöglichkeiten ab.

Beispielsweise empfiehlt er, interne Verantwortlichkeiten neu zu strukturieren, und unterstützt bei der Umsetzung. Darüber hinaus geht es darum, Schnittstellen aufzubauen. Nur so kann im späteren Betrieb der problemlose, möglichst automatische Austausch von Daten sichergestellt werden, der beispielsweise nötig ist, wenn das SAM-Tool beim Dienstleister gehostet wird – übrigens ein Vorteil für die eigene IT-Abteilung, da sie sich so einzig darum kümmern muss, die automatische Weitergabe der nötigen Daten zu monitoren.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 04/2016. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Der Dienstleister verarbeitet die erhaltenen Daten, indem er sie auf Vollständigkeit und Korrektheit überprüft, aus den Rohdaten die eingesetzte Software erkennt und gegen die gültigen Lizenzmetriken der Hersteller plausibilisiert. Falls es gewünscht ist, erstellt der SAM-Experte anschließend sogar die Lizenzbilanz. Dafür stellt er kaufmännische und technische Daten gegenüber. Aufgrund seines Know-hows kann er jetzt Handlungsempfehlungen ableiten, um eventuelle Unterlizenzierung durch Deinstallation, Nachkauf oder Vertragsoptimierung zu vermeiden oder Ausgaben bei Über- und Fehllizenzierung zu optimieren.

IT-DIRECTOR: Welche Vorteile bietet die Auslagerung?
M. Bohlen:
Ein nachhaltiges, proaktives SAM ermittelt kontinuierlich den Status der Lizenzen und stellt diesen transparent dar, um letztlich die Compliance zu wahren. Die Reports, die regelmäßig vom Managed-SAM-Dienstleister geliefert werden, stellen genau dies sicher. Sie gewährleisten eine Compliance-Sicherung und ermöglichen die proaktive Steuerung der nötigen Aktivitäten. Zudem weist der Dienstleister darauf hin, wenn Handlungsbedarf besteht. Unternehmen profitieren also von der Auslagerung, indem agiert und nicht reagiert wird und Ressourcen eingespart werden. Es muss weder ein SAM-Tool angeschafft noch eigenes Personal für das Lizenzmanagement abgestellt werden. Das Risiko von Nachzahlungen wird minimiert und die gesetzlich verpflichtende Bildung von Risikorücklagen erübrigt sich. Zudem bieten viele Hersteller einen Auditschutz für Unternehmen, die nachweislich ein nachhaltiges SAM betreiben.

IT-DIRECTOR: Wie finden Unternehmen den richtigen Dienstleister?
M. Bohlen:
Grundlage für ein erfolgreiches Managed SAM sind fundiertes Know-how und Branchenerfahrung. Denn bei der Interpretation von Daten sind Fehler möglich, die wiederum zu hohen Folgekosten führen oder Einsparpotential verschenken können. Ein Experte zieht die richtigen Schlüsse und leitet Handlungsempfehlungen ab. Deshalb lohnt es sich, Qualifikationen zu prüfen und bei der Wahl eines Managed-SAM-Dienstleisters genau hinzuschauen. Zudem sollte beachtet werden, ob sich sowohl Einzelleistungen als auch das komplette SAM outsourcen lassen. Dies kann beispielsweise in Form von aufeinander aufbauenden Service-Paketen erfolgen, wie wir sie bei Fritz & Macziol anbieten.

IT-DIRECTOR: Dienstleistungen kosten Geld. Wie rechnet sich das für Unternehmen?
M. Bohlen:
Durch den Managed-SAM-Betrieb muss ein Unternehmen weder Risikorückstellungen bilden noch mit eventuellen Strafzahlungen rechnen. Der allseits gewünschte ROI wird daher schnell erreicht. Die konkreten Kosten werden dabei bereits vor der Inbetriebnahme verbindlich festgelegt. Sie berechnen sich in der Regel durch eine Service-Gebühr in Abhängigkeit von verschiedenen Faktoren. Hier wirken sich einerseits das gewählte Leistungspaket und die zu verwaltenden Mengen von Clients, Servern, User und Lizenzen aus. Zum anderen beeinflusst die Frequenz, mit der die Qualitätssicherung und Lizenzbilanz gebildet und Reports erstellt werden, den nötigen finanziellen Aufwand. Bewährt hat sich ein vierteljährlicher Rhythmus.

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