Zwischen Collaboration & Corona

Was kommt nach dem großen Run?

Durch die Corona-Krise und die strengen Kontaktregelungen mussten die meisten Unternehmen plötzlich ins Home Office umziehen. Rouven Ashauer, Business Development Manager Collaboration bei Controlware, berichtet, wo hierbei die Schwierigkeiten liegen und wie man Home-Office-Modelle in Zukunft zu mehr Erfolg führen kann.

Rouven Ashauer, Controlware

Rouven Ashauer, Controlware

ITD: Herr Ashauer, die aktuelle Lage zwingt viele Unternehmen, völlig unerwartet auf das Home Office umzusteigen. Warum sind Unternehmen anno 2020 noch immer so skeptisch dem remoten Arbeiten gegenüber?
Rouven Ashauer:
Hier gibt es sowohl technische, prozessuale als auch personelle Herausforderungen, denen sich Arbeitgeber in diesen Zeiten stellen müssen. Die technische Herausforderung ist schnell gefunden: An vielen Stellen hat die Digitalisierung in Deutschland noch gar nicht stattgefunden und die Möglichkeiten für ein Arbeiten von zu Hause war oder ist sogar noch gar nicht gegeben. Das kann dazu führen, dass Mitarbeiter zur Erledigung ihrer täglichen Aufgaben trotz der angespannten Situation im Büro erscheinen müssen. Beispiele können Zugriff auf Post oder Fax sein, Zugriff auf lokale Applikationen oder notwendige Präsenzmeetings durch fehlende (sichere) Collaboration-Lösungen.

Prozessual gibt es in vielen Unternehmen noch sehr wenig Erfahrung hinsichtlich der technischen Umsetzbarkeit eines Home-Office-Arbeitsplatzes und der damit verbundenen Produktivität der Mitarbeiter. Durch die ad-hoc-Umsetzung konnte das zumeist neue Arbeitsmodell nicht vorab getestet und so die Tragweite nicht abgeschätzt werden.

Personell gesehen sind die sich jetzt im Home Office befindlichen Mitarbeiter nicht mehr direkt „sichtbar“ und damit entgeht Arbeitgebern die subtile „Anwesenheitskontrolle“ bzw. die Sicherheit, dass dem täglichen Arbeitspensum höchste Aufmerksamkeit zukommt. Hierfür bedarf es eines Vertrauensvorschusses, der sich in der Regel zunächst über eine gewisse Zeit etablieren muss.

In allen genannten Punkten hat die derzeitige Situation sicherlich etwas mehr Druck auf die Digitalisierung erzeugt, der sich ganz sicher positiv auf das Arbeiten im Home Office ausgewirkt hat und zukünftig weiter auswirken wird.

ITD: Welches sind die grundsätzlichen (technischen, physischen) Voraussetzungen, die Arbeitgeber schaffen sollten, wenn Sie Mitarbeiter ins Home Office schicken möchten?
Ashauer:
Dem Mitarbeiter sollte annähernd die (IT-)Infrastruktur zur Verfügung stehen, auf die er auch im Büro Zugriff hat, um seine Arbeit effizient erledigen zu können. Hierfür hat sich ja bereits der Laptop durchgesetzt, um ortsunabhängig und mobil zu arbeiten. Beim gelegentlichen, ggf. alternierenden Arbeiten im Home Office mag der kleinere Laptop-Bildschirm meist schon genügen, aber in dieser lang anhaltenden Periode sollte der Mitarbeiter sein Equipment (Bildschirm, Docking-Station, Headset etc.) mit nach Hause nehmen dürfen.

Neben der – selbstverständlich gegen Fremdzugriff gesicherten – PC-Hardware spielen aber auch noch andere infrastrukturelle Themen eine fast noch größere Rolle: Ein (meist privater) Internetzugang, Möglichkeit zur verschlüsselten Remote-Einwahl in das Unternehmensnetzwerk (VPN) sowie ein oder mehrere Kommunikations-Clients sind entscheidend für den Erfolg des Unterfangens.

ITD: Wie kann Technologie dazu beitragen, die Motivation und Effizienz der Kollegen im Home Office konstant hoch zu halten?
Ashauer:
Den fehlenden persönlichen und direkten Kontakt kann man heute noch nicht komplett ersetzen, aber durch die Nutzung moderner Collaboration-Tools kommen wir schon sehr nahe heran. Team Collaboration-Lösungen mit Telefonie- und Videokonferenzfähigkeiten ermöglichen eine effektive Echtzeitkommunikation und folglich eine sekundenschnelle Zusammenarbeit in virtuellen Teams. In diesen virtuellen Teams können sogar unternehmensexterne Teilnehmer involviert werden und problemlos mitarbeiten, was natürlich einen enormen Vorteil bietet. Team-Collaboration-Lösungen ergänzen heute noch das Medium E-Mail, haben aber durchaus das Zeug zum zukünftigen Standardkommunikationswerkzeug.

ITD: Welches sind Schnittstellen oder Medienbrüche, die man vermeiden sollten?
Ashauer:
Der Collaboration-Markt biete eine enorme Auswahl an Tools, die für sich genommen bestimmte Anwendungsbereiche gut, andere eher weniger gut abdecken. Als Unternehmen muss man sich daher ein genaues Bild vom Angebot verschaffen und genau evaluieren, ob sie zur zukünftigen Unternehmensstrategie passen.

Bei der Auswahl sollten neben der notwendigen Sicherheitsbetrachtung auch die Integrationsmöglichkeiten in die eigene IT- und TK-Infrastruktur sowie in die Prozesslandschaft berücksichtigt werden. Zudem ist es wichtig, die Kommunikationsmöglichkeiten außerhalb des Unternehmens einzubeziehen. Dort wo im Videokonferenzumfeld meist noch mit dem herstellerübergreifenden SIP-Standard gearbeitet wird, nutzen die Anbieter von Team Collaboration Tools proprietäre Protokolle und sind von Haus aus nicht kompatibel.

Für die unternehmensexternen Kontakte bedeutet das, dass man entweder zufällig mit derselben Lösung arbeitet oder man sich, wie im privaten Umfeld auch, eine weitere App für die reibungsfreie Zusammenarbeit installieren muss. Leider ist das aus Security-Sicht eher ein Desaster, weil somit zwangsläufig die Unternehmens- Policy verlassen wird und (wenn überhaupt) die des Kommunikationspartners Anwendung findet. Webex Teams bietet den großen Vorteil, dass eine unternehmensübergreifende Kommunikation gewährleistet wird, bei der auch bei der Zusammenarbeit mit anderen Parteien die eigene Compliance Policy jedes Kommunikationspartners gewahrt bleibt.

ITD: Wenn es um remotes Arbeiten/New Work geht, welches sind Ihrer Meinung nach die nächsten großen Entwicklungen? Welche Technologie hat hierbei das größte Zukunftspotenzial?
Ashauer:
In der Virtual Reality (VR) lassen sich komplexe Konstrukte, aber auch mehrschichtige Prozesse und Software-Architekturen anschaulich betrachten und sogar bearbeiten. Mit Augmented Reality (AR) ist es hingegen möglich, die reale Welt mit der virtuellen Realität zu verschmelzen. Integriert man diese beiden Technologien in ein „normales“ Videomeeting, entsteht enormes Potential für die verschiedensten Anwendungsfälle bei Design, Konstruktion, Programmierung sowie virtuellen Beratungen und Veranstaltungen, um nur einige Beispiele zu nennen. Die Anbieter von Collaboration-Lösungen zeigen bereits heute interessante Lösungsansätze – und sicherlich werden hier noch spannende Entwicklungen folgen.

Künstliche Intelligenz (KI) hingegen hat schon länger Einzug in die Welt der Video-Meetings gehalten. Hier hat sich die Technologie bereits seit den 90er Jahren von Machine Intelligence über Machine Learning bis hin zu Deep Learning entwickelt. Echo Canceling half beispielsweise bereits Tandberg-Nutzern (heute Cisco), Nachhall bzw. Echo aus der Audio-Übertragung von Besprechungsräumen herauszurechnen. Später wurde Gesichtserkennung und Sprecher-Triangulation zum Standard, um die Teilnehmer in Besprechungsräumen in den Mittelpunkt der Videoübertragung zu rücken sowie den Sprecher aktiv zu verfolgen. Heute werden darüber hinaus Videosysteme per Sprache gesteuert, Gesichter mit digitalen Namensschildern versehen und Sprache live im Untertitel übersetzt.

KI ist also mittlerweile in vielen Bereichen präsent, auch wenn wir es nicht immer wahrnehmen. KI wird uns auch zukünftig in die Lage versetzen, Meetings einfacher und besser zu gestalten, sodass wir uns in der täglichen Arbeit mehr auf unser Kerngeschäft konzentrieren können.

ITD: Das Arbeiten von Zuhause aus kann auch ein enormes Sicherheitsrisiko darstellen – vor allem, wenn die Mitarbeiter ihre eigenen IT-Infrastrukturen nutzen. Wie können Unternehmen sich hier absichern?
Ashauer:
Das ist vollkommen richtig. Man kann nicht davon ausgehen, dass der heimische PC, das Smartphone oder der Internet-Anschluss ebenso abgesichert sind, wie in einem Unternehmen. Ein Befall von Schadsoftware und die damit verbundene Verteilung über die Unternehmens-Tools ist ein echtes Risiko.

Der sicherste Weg ist hier in der Regel unternehmenseigene Geräte zur Verfügung zu stellen – mit ausschließlichem Zugang zum Unternehmensnetzwerk über VPN. So lässt sich sicherstellen, dass alle Aktionen vom Unternehmensnetzwerk abgesichert und protokolliert werden.

Alternativ bieten aktuelle Cloud-Lösungen, gerade im sensiblen Collaboration-Umfeld in Zusammenhang mit Nachrichten- und Dateiaustausch, interessante Möglichkeiten, den benötigten Sicherheitsbedarf sogar über das unsichere Internet abzudecken. Die Möglichkeiten sind sehr umfangreich. Betrachten wir hierzu zwei anschauliche Lösungen: Bei der echten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit Key-Management wird der Inhalt mit den vom Kunden gehosteten Verschlüsselungs-Keys ausschließlich am Client des Mitarbeiters ver- und entschlüsselt und ist so weder für Angreifer noch für den Lösungsanbieter selbst einsehbar. Bei der zweiten Lösung handelt es sich um die Untersuchung des geteilten Inhalts (Nachrichten & Dateien) auf Kritikalität, d.h. der Entfernung von der Unternehmens-Policy untersagter Texte, Dateien oder sogar enthaltener Schadsoftware.

Durch unser breit aufgestelltes Portfolio unterstützt Controlware die Kunden bei der Planung und Realisierung individueller Collaboration-Lösungen – immer mit Blick auf zukünftige Ausrichtungen. Selbstverständlich bieten wir unseren Kunden hier auch professionelle Services.

ITD: Glauben Sie, die Tendenz hin zum Home Office wird sich nach der Krise fortsetzen? Welche Lehren können Unternehmen in Bezug auf die Gestaltung von Arbeitsplätzen aus der jetzigen Situation ziehen?
Ashauer:
Das kann ich mit bestem Gewissen mit ja beantworten. Gerade die ersten Wochen der Kontaktsperre während der angehenden Pandemie haben uns gezeigt, wie unvorbereitet Unternehmen teilweise getroffen wurden. Als Systemintegrator und Managed Service Provider sind wir in der Lage, unsere Kunden dabei zu unterstützen, ihre Netzwerke und Kommunikations-Tools so auszurichten, dass diese auch in Krisensituationen an geänderte Kapazitätsanforderungen schnell und flexibel angepasst werden können und eine stabile Leistungsfähigkeit gewährleistet wird. In der aktuellen Situation war das nicht immer einfach, weil natürlich auch die Anbieter – gerade von Cloud-Lösungen – massiv überrannt wurden. Durch die flexiblen Lösungs-Architekturen konnte hier jedoch schnell nachgezogen und die benötigten Meeting-Kapazitäten bereitgestellt werden.

Wie sieht es jetzt aber nach dem großen Run aus? Wir haben alle daraus gelernt, unsere Kapazitäten erweitert und uns auch mit dem Home-Office-Ansatz zwangsmäßig auseinandergesetzt. Meiner Meinung nach werden wir nicht wieder auf den vorherigen Zustand zurückfallen, einerseits aus Gründen der Business Continuity, d.h. wir müssen die neue Gefahr als zukünftiges Risiko weiterhin in Betracht ziehen. Andererseits hat bei vielen ein Umdenken insofern stattgefunden, dass Home Office durchaus auch Vorteile haben kann.

Ich schätze, dass die meisten Unternehmen ihren Mitarbeitern zukünftig mehr Flexibilität einräumen werden. Damit ist die Arbeit der IT-Abteilungen und Systemhäuser jedoch noch nicht getan – der ad-hoc umgesetzten Digitalisierung vieler Prozesse muss jetzt Rechnung getragen werden und im Nachgang auf Sicherheit und Kontinuität überprüft werden.

ITD: Die Grünen verleihen aktuell der Forderung nach einem recht auf Home Office erneut Nachdruck. Wie bewerten Sie dieses Konzept einer rechtsverbindlichen Regelung?
Ashauer:
Der Antrag wurde ja bereits Ende 2019, also deutlich vor Corona, eingereicht, hat aber durch die Pandemie deutlich an Relevanz gewonnen. Hier geht es auch nicht darum, alle Mitarbeiter dauerhaft nach Hause zu schicken (Telearbeitsplatz), sondern mobiles bzw. flexibles Arbeiten bedarfsgerecht und alternierend zu ermöglichen.

Ich persönlich begrüße den Antrag, da er Deutschland helfen wird, sich dem internationalen Standard anzunähern. Den Arbeitnehmern bietet er deutlich mehr Flexibilität, den Unternehmen mehr Attraktivität und entlastet definitiv den Personenverkehr und damit die Umwelt.

Da die Flexibilität nicht für jeden Mitarbeiter, Arbeitgeber und für jede Branche Sinn macht, soll das Recht ja auch durch Antrag seitens der Arbeitgeber ausgesetzt werden können.

So pauschal das auch alles gut klingt, kommt es bei einem Gesetzentwurf tatsächlich am Ende des Tages wie immer auf die detaillierte Ausarbeitung an, die wohlüberlegt und im Zusammenhang sozialverträglich mit dem Arbeitsschutz definiert werden muss.

Bildquelle: Controlware GmbH

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