ISS Schweiz migriert Akten

Was leistet die digitale Personalakte?

Ein vertrautes Bild für viele Personalverantwortliche: Die Personalakten stapeln sich, unterschiedlichste Papiere müssen übersichtlich verwaltet werden. Unternehmen, die diese Herausforderung effizient meistern wollen, begeben sich zunehmend auf den Weg zur digitalen Personalakte – so auch das Facility-Services-Unternehmen ISS Schweiz.

Sitz von ISS Schweiz

ISS Schweiz betreibt 36 schweizerische Niederlassungen und beschäftigt rund 12.000 Mitarbeiter.

Für die insgesamt 40 Personalverantwortlichen des Facility-Services-Unternehmens ISS Schweiz stellt die Verwaltung der Akten von rund 12.000 aktiven Mitarbeitenden, die allein in der Schweiz beschäftigt sind, eine große Herausforderung dar. Deswegen führte das Unternehmen bereits im Jahr 2009 ein digitales Archivierungssystem ein, um alle Akten vorschriftsmäßig sowie zeit- und platzsparend speichern und bearbeiten zu können. Jedoch stieß das System im Laufe der Zeit immer häufiger an seine Grenzen: Die schwarz-weiß-gescannten Dokumente waren schlecht lesbar, die manuelle Ablage zeitraubend und es fehlte eine automatisierte Texterkennung, um Akten unkompliziert durchsuchen zu können. Da die Investitionen für eine entsprechende Anpassung der bestehenden Lösung zu hoch gewesen wären, entschied man sich für die Einführung eines neuen On-Premise-Systems.

Proof of Concept als Projektstart


Die Oneresource AG, das Schweizer Partnerunternehmen der Forcont Business Technology GmbH, empfahl daher im Januar 2015 eine Migration der Akten zur digitalen Personalaktenlösung Forpeople. Diese bietet nicht nur eine OCR-Texterkennung (optical character recognition), sondern ermöglicht es auch, Dokumente mittels QR-Code automatisiert abzulegen und Schriftstücke, wie beispielsweise Arbeitsbestätigungen, direkt in der Personalakte zu erstellen.

Wie sich diese Funktionalitäten im Unternehmensalltag nutzen lassen, bewies eine Testphase inklusive Proof of Concept: ISS konnte nicht nur eine Testversion der Lösung ausprobieren, sondern hatte auch die Möglichkeit, die Lösung live im Einsatz bei einem anderen Unternehmen kennenzulernen. Darüber hinaus wurde im Rahmen der Testphase geprüft, ob sich das bestehende Enterprise-Resource-Planning-System (ERP), das der Facility-Services-Spezialist u.a. zur Lohnabrechnung nutzt, erfolgreich an die neue Lösung anbinden lässt. Der ausführliche Proof of Concept gab allen involvierten Parteien die Gelegenheit, die Projektrisiken abzuschätzen und an problematischen Stellen geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Nicht zuletzt überzeugte dann auch das Preis-Leistungs-Verhältnis, sodass man im März 2015 mit der Implementierung begann.

Automatisierter Datenaustausch


Bereits während der Projektvorbereitungen wurde analysiert, wie sich die bestehenden digitalen Personalakten bestmöglich migrieren lassen: Die mehr als 1,8 Millionen Dokumente, die in Schwarz-Weiß im Tiff-Format existierten, mussten in PDF/A konvertiert werden, um die OCR-Texterkennung zu ermöglichen. So können die Mitarbeiter heute alle Dokumente schnell und zuverlässig durchsuchen. Zudem verbesserte man dadurch die Qualität der eingescannten Dokumente, sodass diese nun problemlos lesbar sind.

Darüber hinaus findet durch die Integration mit dem ERP-System ein automatisierter Datenaustausch statt: Die elektronische Personalaktenlösung bezieht nicht nur die Stammdaten aus dem ERP-System, sondern kann auch beispielsweise den aktuellen Status der Aufenthaltserlaubnis eines ausländischen Mitarbeiters automatisch in das führende System übertragen.

Damit die Personalverantwortlichen auch standardisierte Dokumente, wie Zustellungsbriefe, Arbeitszeugnisse oder Bestätigungen der Elternzeit, zeitsparend erstellen können, wurde ein Dokumentenerstellungsmodul auf Basis von Word-Vorlagen integriert. HR-Mitarbeiter müssen nun nicht länger die Daten aus der Personalakte in ein Word-Dokument übertragen und dieses anschließend ins System hochladen. Stattdessen können sie das Dokument direkt in der Akte erstellen und die in der digitalen Personalakte hinterlegten Daten automatisch in die Vorlage ziehen. Zusätzlich generiert das System einen QR-Code für jedes Dokument: Wird beispielsweise ein Zeugnis zum Unterschreiben ausgedruckt und anschließend wieder eingescannt, erkennt die Lösung dank des QR-Codes automatisch den entsprechenden Mitarbeiter und das relevante Register und ordnet das Dokument somit richtig zu.

Elektronische Arbeitgeberakte in Planung


Das System, das nun bereits seit November 2015 in Betrieb ist, soll auch zukünftig weiterentwickelt werden. Zum einen ist geplant, die Dokumentenerstellung durch einen automatisierten Freigabe- und Unterschriftprozess zu erweitern. Dokumente lassen sich damit automatisch an den entsprechenden Verantwortlichen übergeben, der das Dokument im System freigeben und mit seiner elektronischen Unterschrift versehen kann. Der bearbeitende Mitarbeiter erhält dann eine Benachrichtigung, sobald das Schriftstück freigegeben ist.

Zum anderen soll es zukünftig auch eine elektronische Arbeitgeberakte geben. Diese beinhaltet alle Unterlagen, die sich keiner bestimmten Personalakte zuordnen lassen. Das betrifft z.B. Lohnjournale, Lohnsteuerlisten und Zahlungsübersichten für Krankenkassen wie auch Korrespondenzen mit der Arbeitsagentur, Betriebsvereinbarungen oder Unterlagen zu Krankheitsfällen. Dies soll die Funktionalitäten der elektronischen Personalakte, wie beispielsweise die Volltextsuche oder die Verwendung von QR-Codes und eine transparente, compliance-konforme Dokumentation aller Aktivitäten, noch weiter ergänzen.


ISS Schweiz
1967 in Genf gegründet, zählt ISS Schweiz heute zu den führenden Facility-Services-Anbietern der Schweiz mit einem Umsatz von 740,3 Mio. Franken im Jahr 2015. Als Teil der ISS-World-Gruppe hat sich das Unternehmen auf die Erbringung von integralen Facility-Services (IFS) zur Werterhaltung von Gebäuden, Anlagen und Infrastrukturen spezialisiert. Mit Hauptsitz in Zürich betreibt ISS Schweiz 36 schweizerische Niederlassungen und beschäftigt rund 12.000 Mitarbeiter. Die Abkürzung ISS stand ursprünglich für International Service Systems, seit 2001 bedeutet ISS Integrated Service Solutions.


Bildquelle: ISS Schweiz

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