Wichtiges Instrument der Personalwirtschaft

Webbasierte Mitarbeiterbefragung

Mitarbeiterbefragungen sind ein sensibles Instrument in der Personalwirtschaft, das dem Management wertvolle Informationen von der Basis liefert. Universa, ein in Nürnberg verwurzeltes Versicherungsunternehmen, entschied sich für eine webbasierte Mitarbeiterbefragung, um die Wirkung früher eingeleiteter Maßnahmen auf den Prüfstand zu stellen und ein aktuelles Stimmungsbild der Belegschaft einzuholen.

Mitarbeiterbefragungen

Mitarbeiterbefragungen gelten als ein sensibles Instrument in der Personalwirtschaft, um ein aktuelles Stimmungsbild der Belegschaft einzuholen.

Das Unternehmen Universa blickt auf eine lange Historie zurück, deren Ursprung bis ins Jahr 1843 zurückreicht. Die Versicherungsgruppe, die bundesweit über 6.000 Mitarbeiter sowie Vertriebspartner hat, ist damit eine der ältesten privaten Krankenversicherungen Deutschlands. Auch heutzutage fühlt sich die Versicherung traditionellen Werten weiterhin stark verbunden: So spielt E-Commerce schon seit Längerem eine wichtige Rolle, zugleich stehen im Mittelpunkt der Vertriebsphilosophie jedoch weiterhin eine weitreichende persönliche und individuelle Beratung. Vor diesem Hintergrund sind die Mitarbeiter – sei es im Versicherungsbereich oder in den Stabsabteilungen, wie etwa der IT – ein essentieller Erfolgsfaktor und beeinflussen mit ihrem Know-how und ihrer Erfahrung maßgeblich die Firmenleistung. Für die Geschäftsleitung war es daher besonders wichtig, herauszufinden, wie die Arbeitssituation bewertet wird und die Mitarbeiter grundsätzlich zum Unternehmen stehen.

Expertise der Mitarbeiter ist gefragt

Dabei ist das Thema Mitarbeiterbefragung bei der Universa kein Novum. Wie schon im Jahre 2011 wollte man mit der Mitarbeiterbefragung 2014 gleich mehreren Themen auf den Grund gehen. So war es ein Ziel, herauszufinden, wie die Zusammenarbeit innerhalb der Abteilungen gesehen wird und wie die Kommunikation sowie der Informationsfluss bewertet werden. Außerdem gab es einen Fragenblock zum Thema Führung, der mit den Leitlinien im Unternehmen konform gehalten wurde. Schließlich stand noch die Frage im Raum, wie stark sich die Belegschaft mit ihrem Arbeitgeber identifiziert. Eine Mitarbeiterbefragung hat grundsätzlich den Vorteil, dass mehrere Aspekte gleichzeitig abgefragt werden können und ein repräsentatives Bild entsteht, das durch Einzelmeinungen im Arbeitsalltag nicht erreicht werden kann. Außerdem hat sie einen speziellen Charme: Denn Mitarbeiter werden als Experten ihrer Arbeitsumgebung gesehen und erfahren damit Wertschätzung. Sie können sich anonym zu Themen äußern und damit auch etwas bewegen.

Rund zwei Monate vor dem geplanten Start begannen die Vorbereitungen. Wie schon im Jahr 2011 setzte man auf Information Factory, ein auf das Feld der Mitarbeiterbefragungen spezialisierter Software- und Beratungsanbieter. Zum einen hatten die Verantwortlichen bei Universa bereits aus dem ersten gemeinsamen Projekt positive Erfahrungen gesammelt und zum anderen bot Information Factory ein Gesamtkonzept, das den Bedürfnissen der Versicherung am besten entsprach. Beim Design des Fragebogens hat man sich aufs Wesentliche konzentriert. Man wollte nicht Gefahr laufen, Themen abzufragen, die nicht im Zentrum des Interesses liegen und schließlich nur zu einem Informationsfriedhof verkommen. So umfasste der Fragebogen schließlich 23 Fragen.

Im Fokus standen nun alle rund 750 Mitarbeiter, die im Innendienst der Versicherung tätig sind. Um möglichst viele Beschäftigte für die Teilnahme zu gewinnen, rührte das Befragungsteam kräftig die Werbetrommel: Zunächst machten die Projektverantwortlichen die Mitarbeiter per E-Mail auf die Umfrage aufmerksam. Außerdem wurden auf jedem Stockwerk Plakate, die auf die Befragung hinwiesen, angebracht. Im Intranet gab es einen Info-Bereich, in dem u.a. Hinweise auf den Datenschutz und die Anonymität zu finden waren. Und an dem Tag, als die Befragung startete, sorgte eine speziell für die Mitarbeiterbefragung vorbereitete Gummibärchen-Aktion für Aufmerksamkeit bei der Belegschaft. Die Befragung startete am 17. März und lief knapp drei Wochen. Im Ergebnis erreichte man eine Beteiligungsquote von 87 Prozent.

Webbasierte Durchführung

Der Online-Befragungsprozess gestaltete sich wie folgt: Die notwendigen Organisations- und Mitarbeiterdaten wurden in das webbasierte Befragungstool geladen. Schließlich wurden die Einladungen zur Befragung verschickt. In den E-Mails befand sich ein individueller Zugangslink zum Onlinefragebogen. Personenidentifizierende Merkmale, wie E-Mail-Adressen, wurden sofort nach Abschluss des Onlinefragebogens unwiederbringlich von den Antworten getrennt, um die Anonymität der Befragten strikt zu wahren.

Im Anschluss wertete die Software die Ergebnisse aus und erstellte grafisch aufbereitete Berichte für alle vorab definierten Organisationseinheiten – bis auf Teamebene. Hatte eine Organisationseinheit weniger als fünf Teilnehmer, wurden aus datenschutzrechtlichen Gründen keine Einzelergebnisse ausgewiesen. Die Antworten flossen aber trotzdem in die Berichte der übergeordneten Organisationseinheiten mit ein.

Die Verteilung der Berichte verlief über mehrere Wellen. Zunächst folgte eine Präsentation der Ergebnisse an den Vorstand, der daraufhin den Gesamtbericht erhielt. Danach bekamen die Führungskräfte und die Mitarbeiter ihre Berichte. Jeder Mitarbeiter hatte über den Befragungslink Zugang zum Bericht seiner Organisationseinheit. Führungskräfte konnten über ein spezielles Berechtigungssystem auf mehrere, ihnen unterstellte Organisationsebenen zugreifen und die Berichte ihres Verantwortungsbereichs herunterladen. Speziell mit den Führungskräften wurde besprochen, wie sie anhand ihres Ergebnisberichts zusammen mit ihrem Team herausfinden können, wo ihre Stärken liegen und wo gegebenenfalls Verbesserungsbedarf besteht. Thematisiert wurde auch, ob sich möglicherweise noch die eine oder andere Stellschraube finden lässt, um Prozesse effizienter zu gestalten und die Zufriedenheit zu erhöhen.

Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung zeigten der Unternehmensführung, dass man mit den Veränderungen, die nach 2011 eingeleitet wurden, erfolgreich auf die Belange der Mitarbeiter reagiert hatte. Auch die Beurteilung weiterer Themen, bei denen nach der letzten Befragung Verbesserungspotential identifiziert wurde, hat sich verbessert, was auf ein gutes Veränderungsmanagement hinweist. Die Resultate offenbarten darüber hinaus eine hohe Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen. Ausruhen will man sich aber nicht. Denn insgesamt soll die positive Entwicklung nun insbesondere in den Bereichen „Bereichsübergreifende Zusammenarbeit“ und „Berufliche Entwicklung der Mitarbeiter“ fortgeführt werden. Auch ist für das Jahr 2017 eine Folgebefragung geplant. Dabei bestehen Überlegungen, den Einsatz des Instruments auf den Außendienst auszuweiten.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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