Automobilkonzern mit Werksicherungskonzept

Weg vom Genehmigungsmarathon

Auf dem Werksgelände eines Automobilkonzerns herrscht das ganze Jahr reger Betrieb. Das verursacht auf Dauer eine Menge Papierkram für die Genehmigung zur Arbeitsfreigabe und der Kontrolle von Externen. Schließlich musste eine Lösung von Comindware her, die den gesamten Anmelde- und Arbeitsprozess effektiver gestaltet, nicht aber das Werkssicherungskonzept ins Wanken bringt.

Auf dem Werksgelände eines Automobilkonzerns werden nicht nur Neufahrzeuge direkt ab Werk vom Kunden abgeholt. Dort hat, neben der Technik, meist auch Kunst, Kultur und Design ihren Platz. Die Konzerne warten mit regelrechten Erlebniswelten in Form von Parklandschaften oder Ausstellungen auf und sorgen damit für ein ungetrübtes Besuchererlebnis. Entsprechend umtriebig gestaltet sich auch der Betrieb hinter den Kulissen. Installateure, Elektriker, Bühnentechniker, aber auch andere Arten von Dienstleistern gehen ständig ein und aus, um das Spektakel am Laufen zu halten.

Und wo viele Menschen gleichzeitig ein Gelände betreten und wiederverlassen, darf auch ein strenges Sicherheitsmanagement nicht fehlen. Bedingt durch all die Erlebniswelten sowie Veranstaltungen, Führungen und regelmäßigen externen Berater, greifen hier vielschichtige Sicherheitskonzepte ineinander. Es gilt, damit Industriespionage, Diebstahl oder Manipulation wirksam zuvorzukommen.

Papierkrieg für Dienstleister und Lieferanten

Um das täglich zu gewährleisten, muss jeder externe Dienstleister einen Zugangs- und Genehmigungsprozess durchlaufen, bevor er überhaupt das Werksgelände betreten und dort seiner Arbeit nachgehen darf. Eine echte Herausforderung für alle Beteiligten, wenn man bedenkt, dass dieser Prozess für jeden einzelnen durchgespielt werden muss. Einige Automobilkonzerne wickeln ihre Zugangskontrollen und Arbeitsfreigaben sogar noch über Papier ab. Hier werden dann tatsächlich noch alle Word-Dokumente ausgedruckt und von Hand ausgefüllt. Mehr als 100 Arbeitsfreigaben pro Monat kosten dann natürlich nicht nur Zeit und Nerven, sondern Fehler, die die gesamte Sicherheit gefährden können, sind ebenso vorprogrammiert. Ein IT-Verantwortlicher beschreibt: „Regelmäßig blieben Zutrittsanträge in den Fachabteilungen hängen, was oftmals Spontanentscheidungen ohne Zustimmung des Vorgesetzten zur Folge hatte. Ebenfalls umständlich war die Überwachung anwesender externer Personen, da die Arbeitsfreigaben nur in Papierform vorlagen. “

Eben dieser Konzern entschied sich schließlich dazu, allen involvierten Mitarbeitern ein einfaches und umfassendes Workflow Management an die Hand zu geben, welches den gesamten Anmelde- und Genehmigungsprozess beschleunigte, weniger Fehler in punkto Sicherheit barg, und effektiver abgewickelt werden konnte. Vor allem sollte dabei ein Tool implementiert werden, das einen „Quick Win“ versprach.

Leichtgewichtige Alternative zu Inhouse-Plattformen

Ein naheliegender Schritt schien, sich zunächst in der konzerneigenen IT-Abteilung nach einer entsprechenden Lösung zu erkundigen. Hier hätte man sich einer Workflow-Lösung auf SAP-Basis bedienen können. Doch dieser Ansatz schied schnell aus, da die betreffende Konzerntochter gar keine SAP-Anwendung im Einsatz hatte. Als zweite Option kam eine Projekt-Management-Software aus dem Hause Atlassian ins Gespräch. Aber auch hier tauchten schnell erste Bedenken auf, denn man erachtete die Plattform als zu kompliziert für die Geschäftsprozesse, um die es eigentlich ging. Zudem hätte für jede einzelne Prozessanpassung erst ein Entwickler Hand anlegen müssen. Das schien wiederum zu aufwändig und kostspielig.

Man stellte sich eine leichtgewichtige Alternative zu den vorhandenen Inhouse-Plattformen vor und stieß schließlich auf Comindware Tracker. „Dieses Tool bot eine Reihe von Funktionen, die in das Anforderungsprofil der Verantwortlichen passte“, erklärt Bernd Herrmann, Principal Consultant bei Acentrix, dem IT-Beratungspartner. „Vorteile waren aus unserer Sicht die flexible und anpassbare Bedienoberfläche, die einfache Integration in die bestehende IT-Landschaft, die Unterstützung von Mobilgeräten, aber auch die nahtlose Einbindung in Outlook an jedem Arbeitsplatz.“

Schwierige Rahmenbedingungen

Auf dieser Basis wurden noch weitere Kriterien, wie Interoperabilität oder Anbindung an den Verzeichnisdienst Active Directory geprüft, die die Lösung erfüllen konnte. Die Einführung und Umsetzung gestaltete sich in Zusammenarbeit mit dem Anbieter und Beratungspartner für die Konzerntochter reibungslos. Innerhalb weniger Tage konnte ein einfacher Workflow demonstriert werden. Schließlich folgte eine Testinstallation, in die erste Anforderungen seitens des Auftraggebers einflossen. Und nach vier Wochen konnte die komplette Umsetzung realisiert werden. Die Plattform wurde in die IT-Umgebung integriert und der Prozess der digitalen Arbeitsfreigaben für externe Dienstleister kam in Gang. „In diesem Projekt mit seinen schwierigen sicherheitsspezifischen Rahmenbedingungen haben wir eine Punktlandung gemacht“, so der Projektverantwortliche.

Was noch fehlt, ist die Outlook-Integration, die es den Mitarbeitern ermöglicht, unmittelbar aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung die Anträge zur Arbeitsfreigabe zu erstellen, zu genehmigen oder zu bearbeiten. Sie haben damit zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den Status der Arbeitsfreigaben, der Aufenthaltsorte der externen Mitarbeiter und bringen vor allem das Werkssicherungskonzept nicht ins Wanken. Das kommt auch den Dienstleistern entgegen, die jetzt nicht mehr stundenlang darauf warten müssen, das Werksgelände betreten zu dürfen. Und final stehen dann noch Importmodule für mobile Anwendungen auf der Agenda. Logisch, denn in Sachen Mobilität kennt man sich schließlich aus.

Bildquelle: Thinkstock/Ingram Publishing

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