Accounting: Vorteile der elektronischen Rechnung

Wegweisendes Rechnungswesen

Im Rechnungswesen dominierten manuelle Prozesse die Arbeit des Finanzteams der Assa Abloy Sicherheitstechnik GmbH. Seit dem Umstieg auf einen elektronischen Rechnungseingang, neudeutsch E-Invoicing, spart man nun nicht nur Zeit, sondern erhöhte auch die Zuverlässigkeit der Rechnungsverarbeitung.

Wegweisendes Rechnungswesen: Beim Accounting kommten die Vorteile der elektronischen Rechnung zum Tragen.

Als weltweiter Anbieter von mechanischen und elektromechanischen Sicherheitslösungen konzentriert die Assa Abloy Sicherheitstechnik GmbH ihre Investitionen vorzugsweise auf Bereiche, die direkt den Kunden zugute kommen: Hochwertige Produkte und entsprechender Service. Administrative Prozesse, die keinen unmittelbaren Kundennutzen haben, gilt es entsprechend zu beschleunigen und auf schlankem Niveau zu halten. Dazu gehört auch das Rechnungswesen, neudeutsch Accounting.

In Deutschland zählt das Unternehmen heute rund 10.000 Kunden und sieht sich einem Rechnungsaufkommen von jährlich 230.000 Ausgangs- und 35.000 Eingangsrechnungen gegenüber. Das Accounting hierfür läuft über ein Shared Service Center, das die gesamte Rechnungsverarbeitung sowie den Abgleich von Rechnungs- und Bestelldokumenten betreut. In der Vergangenheit war dies ein manueller Prozess: Besonders der Abgleich aller einzelnen papierbasierten Rechnungen und Bestellungen hinsichtlich Mengenangaben, Summen sowie die Kontrolle der Qualität und Vollständigkeit aller rechnungsrelevanten Informationen band Ressourcen und dauerte pro Rechnung bis zu vier Minuten.

Die Zentralisierung der Buchhaltung für die verschiedenen Standorte in einem Shared Service Center war ein Schritt zu mehr Effizienz. Die Umstellung der Rechnungsprozesse von manuellen Arbeitsschritten auf E-Invoicing war der nächste; die Einführungen eines elektronischen Bestellwesens schließlich die logische Konsequenz.

Standardprozess für Rechnungen

Vor diesem Hintergrund setzte man sich zum Ziel, den Austausch von Bestell- und Rechnungsdaten grundsätzlich auf elektronische Prozesse umzustellen und dafür ein eigenes Standardformat zu schaffen, sodass Kunden und Zulieferer Informationen auf einer einheitlichen Basis austauschen können. „Auf der Suche nach einem geeigneten Partner standen vier Kriterien im Vordergrund“, erinnert sich Jürn Jakob Schultze-Berndt, Leiter des Shared Service Centers Accounting der Assa Abloy Sicherheitstechnik GmbH. „Uns kam es darauf an, dass die neue Lösung unabhängig von SAP funktionieren, individuell mit den Bedürfnissen unseres Unternehmens mitwachsen und sich in die inhomogene IT-Landschaft der Frimengruppe einfügen würde. Wir suchten außerdem nach einem Anbieter, der uns bei der Umstellung begleiten würde.“ Nach eingängiger Marktanalyse fiel die Entscheidung zugunsten der E-Invoicing-Lösung von Crossinx.

Zunächst wurde der Rechnungseingang umgestellt. Der Anbieter übernahm dabei u.a. das Onboarding der 150 größten Lieferanten des Sicherheitsspezialisten. Dabei galt es, während des Onboardings der Lieferanten eine Vielzahl eher kleinerer oder mittelständischer Unternehmen zu integrieren. Hierfür bot der E-Invoicing-Anbieter technische Lösungen, um auf die infrastrukturellen Bedürfnisse und Voraussetzungen der Zulieferer einzugehen. Eine weitere Herausforderung bestand darin, dass bei dem Kunden an den Standorten in Albstadt und Berlin jeweils unterschiedliche ERP-Systeme genutzt werden. Die Systeme arbeiten mit unterschiedlichen Logiken, die entsprechend berücksichtigt und in der Lösung widergespiegelt wurden.

Im nächsten Schritt entschied sich Assa Abloy zur Integration der Scanning-OCR-Lösung von Crossinx. Lieferanten, die weiterhin papierbasierte Rechnungen nutzen, schicken diese an das Shared Service Center. Das Center wiederum schickt sie zum Scannen an den Anbieter, wo sie entsprechend verarbeitet, elektronisch aufbereitet und einmal am Tag gebündelt zurückübermittelt werden. Ein wichtiger Aspekt in Sachen einheitlicher Dateistandard: Egal ob es sich um elektronische oder papierbasierte Rechnungen handelt, die den Scanningprozess durchlaufen, der Anbieter konvertiert die unterschiedlichsten Rechnungsformate in ein einheitliches, vom Kunden vorgegebenes Format, das dieser dann entsprechend weiterverarbeiten kann. Schließlich übernahm der Anbieter auch den kompletten Rechnungsausgang des Unternehmens; sowohl in elektronischer als auch – für die Empfänger, die weiterhin papierbasiert erreicht werden – in gedruckter Form.

Das nunmehr elektronische Rechnungswesen brachte für den Sicherheitsspezialisten verschiedene Vorteile mit sich: Neben der Zeitersparnis überzeugt die Zuverlässigkeit der Rechnungsverarbeitung, die über entsprechende Fehlerprotokolle abgesichert ist. Rechnungen, die gemäß elektronischer Prüfung mit den Bestelldokumenten eins zu eins übereinstimmen, werden inzwischen nicht mehr über Mitarbeiterhände geleitet, sondern direkt digital durchgebucht. Überdies sollen in Kürze weitere Prozesse ergänzt und etabliert werden, wie etwa ein Workflow zur digitalen Verarbeitung von Rechnungen ohne Bestellbezug. Hier wird der Dokumentenaustausch inklusive der Freigabeprozesse über ein entsprechendes Portal komplett elektronisch ablaufen. Dabei wird Assa Abloy der erste Kunde sein, der dieses neue Tool des Herstellers einsetzen wird.

Die Assa Abloy Sicherheitstechnik GmbH:
Das Unternehmen produziert und vertreibt mechanische und elektromechanische Sicherheitslösungen für Schutz, Sicherheit und Komfort in privaten und öffentlichen Gebäuden. Die GmbH mit Hauptsitz in Albstadt in Baden-Württemberg und weiteren Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz gehört zur schwedischen Assa-Abloy-Gruppe, die mehr als 43.000 Mitarbeiter in über 40 Ländern beschäftigt.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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