Kein Kinderspiel

Wichtige Lizenzfragen in Sachen Cloud

Im Interview erläutert Olaf Diehl, Geschäftsführer des Lizenzmanagement-Spezialisten Aspera, einer Tochtergesellschaft der Usu-Gruppe, warum das Lizenz­management von hybriden IT-Umgebungen alles andere als ein Kinderspiel ist.

Olaf Diehl von Aspera

Olaf Diehl von Aspera

IT-DIRECTOR: Herr Diehl, welche Lizenzfragen treiben die Verantwortlichen derzeit um?
O. Diehl:
Bei vielen Anwendern geht es um das Lizenzmanagement in Cloud-Umgebungen, wobei sowohl die organisatorische als auch die technische Sicht im Vordergrund stehen.

IT-DIRECTOR: Gestaltet sich das Lizenzmanagement in Cloud-Umgebungen nicht einfacher als in der On-Premises-Welt?
O. Diehl:
Das könnte man meinen, dem ist aber nicht so. In der „alten“ Welt kann man eingesetzte Software-Systeme vermessen und auf Basis dessen recht genau die Lizenzkosten ermitteln, die es zu bezahlen gilt. Die Lizenzgebühren gestalten sich dabei von Hersteller zu Hersteller unterschiedlich. So gibt es die klassische Lizenzierung nach Nutzern oder nach Server-Prozessoren. Und man kann direkt steuern, wenn die Nutzungen und Kosten nicht in die gewünschte Richtung gehen.

In der Cloud scheint das Lizenzmanagement auf den ersten Blick einfacher zu sein, da jeder User automatisch ein Nutzungsrecht erhält. Dieses Verfahren ist für die Anwender allerdings nicht immer von Vorteil. Denn Cloud-Applikationen sind für die Anbieter sehr transparent, sodass diese genau sehen, wie intensiv die Nutzer mit einer Anwendung arbeiten. Sie sehen auch, wer was nicht nutzt. Allerdings besitzen sie kaum ein Interesse daran, diese Einblicke mit den Kunden derart zu teilen, dass diese Lizenzkosten sparen könnten.

IT-DIRECTOR: Inwieweit etablieren Fachabteilungen Cloud-Services an der IT vorbei im Unternehmen?
O. Diehl:
Fachabteilungen oder Ländergesellschaften beziehen Cloud-Services insbesondere Software as a Service sehr oft in Eigenregie. Ein Paradebeispiel stellt die CRM-Software Salesforce dar, die sich gut und schnell in regionalen Szenarien einsetzen lässt. Dieses Vorgehen spielt vielen Cloud-Anbietern in die Karten. Denn sind die Lösungen erst einmal im Unternehmen in Verwendung, sind sie de facto gesetzt und die Konzern-IT übernimmt ohne größere Verhandlungsspielräume nur noch die formale Betreuung.

IT-DIRECTOR: Treiben manche Hersteller die Anwender bewusst in die Cloud?
O. Diehl:
Es gibt viele Anbieter, die mittlerweile einen „Cloud first“-Ansatz verfolgen, man denke nur an die bereits vor einigen Jahren aufgesetzte Cloud-Strategie von Adobe und die aktuellen Aktionen von Microsoft.

Generell lassen sich die Ausgaben für Cloud-Lizenzen schwerlich kontrollieren. Denn zu Beginn der Nutzung ist meist unklar, wie sich der Nutzungsumfang und damit die Kosten langfristig entwickeln. Aufgrund dessen können Cloud-Lösungen auf lange Sicht recht hohe Kosten verursachen und aufgrund der verführerischen Flexibilität teurer werden als die starreren On-Premises-Alternativen.

IT-DIRECTOR: Warum ist das so?
O. Diehl:
Erwirbt ein Unternehmen herkömmliche Software-Lizenzen, lassen sich z. B. die damit verbundenen jährlichen Wartungskosten von etwa 20 Prozent des Kaufpreises fest einkalkulieren. Bewirtschaftet man die Lizenzen durch Re-Harvesting aktiv, kauft also nicht nach, ist das Budget langfristig fix. Bei der Cloud-Nutzung hingegen können die Kosten stark variieren. Startet ein Kunde mit 5.000 Cloud-Anwendern, dann wird je Nutzer und Jahr ein gewisser Mietpreis festgelegt. Erweitert sich die Anzahl der User im Laufe des Jahres um weitere 500 Mitarbeiter, kommen weitere Kosten auf das Unternehmen zu. Dies können weitaus mehr sein als 20 Prozent des ursprünglichen Investitionsbetrags. Und aufgrund der fehlenden Daten ist Re-Harvesting nicht möglich: Alle könnten die Software ja nutzen.

IT-DIRECTOR: Werden mehr Lizenzen benötigt, dann steigen doch auch in der On-Premises-Welt die Kosten ...
O. Diehl:
Das stimmt. Hat man jedoch beispielsweise klassische CRM- oder ERP-Lizenzen erworben, kann man mit dem Hersteller jedes Jahr über die Konditionen der Nachkäufe und Wartungsverlängerung diskutieren. Kommt keine Einigung zustande, lassen sich fällige Wartungsmaßnahmen auch für eine Weile verschieben. Das heißt, die Unternehmen haben weiterhin ein funktionierendes Software-System im Einsatz, auch wenn Aktualisierungen oder Updates erst einmal wegen eines nicht geschlossenen Vertrags ausgesetzt werden.
Im Subskriptionsmodell hingegen wird das System, sobald keine Zahlungen mehr erfolgen, deaktiviert. Haben sich die Anwender bis zum Vertragsende mit dem Anbieter nicht über eine Verlängerung geeinigt, schaltet er den Zugang im Zweifel einfach ab. In diesem Fall ist die Geschäfts-Software für alle Nutzer auf einen Schlag nicht mehr erreichbar. Auf ein solches Risiko will sich kein Verantwortlicher einlassen – also wird auch unter großem Zeitdruck immer eine Beschaffung erfolgen.

IT-DIRECTOR: Ist dieses Vorgehen nicht eher unrealistisch?
O. Diehl:
Definitiv nicht, denn in der Praxis wurden Cloud-Services bereits gestoppt. Es gibt Fälle, bei denen hat eine CRM-Plattform nach unserem Wissen – vielleicht, weil die Entscheidung für die Verlängerung sehr knapp vor dem Vertragsende fiel, vielleicht aber auch, um die Muskeln spielen zu lassen – die SaaS-Anwendung beim Kunden für einige Tage abgeschaltet. Ebenso ist das für cloud-basierte Datenbanken, Cluster, Infrastrukturressourcen oder gar ganze Rechenzentren denkbar. In dem Moment, in dem die Kunden nicht bezahlen, geht der IT das Licht aus. Dies eröffnet Cloud-Anbietern eine vollkommen neue Machtposition. Bei On-Premises-Standardlizenzen hingegen läuft die Software auch dann weiter, wenn Wartungsfenster ausgelassen oder Gebühren zunächst nicht bezahlt werden.

IT-DIRECTOR: Müssten die Cloud-Anbieter den Kunden
nach Ablauf des Vertrags nicht Zugriff auf ihre Daten ermöglichen?
O. Diehl:
Im Moment ist dies je nach Vertrag nicht zwingend notwendig. Allerdings wird die Rechtsprechung diesbezüglich vermutlich in Bälde neue Möglichkeiten schaffen. Denkbar wäre es, dass die Kunden nach wie vor noch die Leserechte an den Daten besitzen oder dass die Cloud-Anbieter Karenzzeiten einhalten müssen, bevor sie die Daten komplett löschen.

Wir befinden uns derzeit in einem Zustand, den die Cloud- und SaaS-Anbieter in zehn Jahren als „die gute alte Zeit“ bezeichnen werden. Denn momentan diktieren sie mehr oder weniger alles. Während immer viele Kunden die Vorgaben gutheißen, erscheinen klassische On-Premises-Umgebungen zunehmend als unattraktiv. Betont ein IT-Verantwortlicher heutzutage, dass er nicht in die Cloud gehen möchte, wird er vielfach schief angeschaut.

IT-DIRECTOR: Welche Folgen könnte diese Situation nach sich ziehen?
O. Diehl:
Die Konsequenzen werden erst nach mehreren Cloud-Vertragsverlängerungen sichtbar. Die erste Vertragsperiode ist in der Regel davon geprägt, dass die Hersteller neue Kunden für ihre Cloud-Services gewinnen möchten. Allerdings besitzen die Anwender in der Regel Altlasten in der klassischen IT, die sie entweder loswerden oder in die neuen Cloud-Strukturen einbinden müssen. Zudem gibt es Lockangebote: Hätte ein Kunde in der On-Premises-Welt Nachlizenzierungen zu befürchten, zeigt sich der Hersteller bei einem Umstieg in die Cloud sehr kulant und vergisst vorhandene Forderungen.

Erst kürzlich kam uns zu Ohren, dass in Spanien vermehrt Microsoft-Audits durchgeführt werden. Dies passiert vermutlich vor folgendem Hintergrund: Die Hersteller können ihre Kunden am besten für neue Technologien begeistern, wenn sie ihnen nachweisen, dass sie in den bisherigen IT-Umgebungen ein großes Problem haben. So funktioniert Vertriebstaktik.

IT-DIRECTOR: Was passiert nach der beschriebenen ersten Vertragsperiode?
O. Diehl:
Während man den Kunden beim Erstvertrag teilweise noch kräftige Rabatte verspricht, sieht es beim nachfolgenden Abschluss im Zweifel anders aus. Arbeiten die Kunden bereits seit mehreren Jahren mit Cloud-Lösungen, dann gibt es für sie irgendwann keinen Weg mehr zurück. Denn zu diesem Zeitpunkt besitzen sie in der Regel weder eigene Rechenzentren noch IT-Personal, sodass sie mehr oder weniger in der Cloud gefangen sind. Erhöhen die Cloud-Provider nun ihre Preise, müssen die Kunden wohl oder übel mitziehen. Oder sie wechseln zu einem anderen Cloud-Anbieter, was jedoch entsprechende Migrationskosten und -risiken nach sich zieht.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 10/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Alles in allem sollten sich die Kunden den Umstieg in die Cloud also gut überlegen und ihre Cloud-Verträge so gestalten, dass sie eine flexible Nutzung und Entwicklung über die Jahre hinweg garantieren. Die Verantwortlichen müssen von vornhinein wissen, was sie wirklich brauchen, und dies im Cloud-Vertrag entsprechend einfordern.

IT-DIRECTOR: Inwieweit lassen sich solche Details mithilfe von Aspera-Tools ermitteln?
O. Diehl:
Unsere Software stellt die relevanten Daten der alten und neuen Welt transparent zur Verfügung – sowohl für das Lizenz- als auch das Software Asset Management (SAM). Grundsätzlich geht es dabei nicht nur darum, wie viele Accounts die Kunden von Adobe oder von Office 365 im Einsatz haben, sondern auch zunehmend um die Frage, welche User in welchen Abteilungen die Applikation nutzen. Weitere Fragen sind: Wie häufig erfolgt der Zugriff? Welche Funktionen werden genutzt? Sind tatsächlich noch alle User für das Unternehmen tätig oder liegen Accounts brach?

IT-DIRECTOR: Können Sie ein Beispiel skizzieren?
O. Diehl:
Microsoft verkauft derzeit scheinbar bevorzugt Office-365-Verträge, bei denen die Unternehmen sogenannte „Enterprise-3-Lizenzen“ für alle Mitarbeiter lizenzieren und deren Laufzeit drei Jahre beträgt. Diese inkludieren die Nutzung sämtlicher Office-Features wie Sharepoint Online oder Skype for Business Online. Zudem lässt sich die Software auf mehreren mobilen Endgeräten installieren. Doch viele User brauchen diese Möglichkeiten nicht und für sie wäre demnach eine günstigere Enterprise-E1-Version ausreichend. Eine Abstufung von E3 zu E1 kann man aber nur machen, wenn man solche Lizenzen auch besitzt oder nachkaufen kann. Wenn nur E3 möglich ist, muss man bis zum Vertragsende warten. Aber selbst dann benötigt man die Informationen zur Entscheidung nicht erst kurz vor der Verlängerung und man sollte früh mit dem Management beginnen.

IT-DIRECTOR: Was raten Sie an dieser Stelle?
O. Diehl:
Zunächst ist es immer eine gute Idee, ungenutzte Lizenzen entweder abzukündigen oder an andere Nutzer weiterzugeben. Den Überblick erhält man dank einer weitgehenden Automatisierung des Lizenzmanagements. Ein Beispiel: Arbeitnehmer, die in Elternzeit gehen, benötigen für diesen Zeitraum keine umfängliche Enterprise-Lizenz. Vielmehr würde ihnen bereits ein Mail-Zugang im Rahmen einer Kiosk-Lizenz genügen. Generell sollten die Unternehmen hinsichtlich ihrer Lizenzlandschaft dynamisch nach oben und unten agieren können – und zwar jederzeit. Doch noch nicht alle SAM- und IT-Organisationen haben dies bislang antizipiert, vielmehr sind viele noch in althergebrachten Konzepten gefangen. Sie setzen auf „SAM 1.0“ – günstige Preise und lange Laufzeiten der Verträge – und können damit aktuelle hybride Systemumgebungen nur schwerlich aktiv managen.

Bildquelle: Aspera

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