Komplexe Software problemlos erlernen

Wie interaktive Software-Guides bei Schulungen helfen

Interaktive Software-Guides sind eine neue Technologie, die gerade die Art und Weise verändert, wie Anwender Software lernen und bedienen. Mitarbeiter werden damit „on-the-job“ geschult, so dass teure Seminare oder Webinare entfallen. Doch was genau verbirgt sich hinter dieser Innovation?

Traditionelle Schulungen sind mit hohen Kosten für Handbücher, Video-Tutorials und externe Trainings verbunden.

Traditionelle Schulungen sind für Unternehmen mit hohen Kosten für Handbücher, Video-Tutorials und externe Trainings verbunden.

Die digitale Transformation verändert nicht nur Geschäftsmodelle, sondern auch Unternehmensstrukturen. Entscheider überdenken die Herangehensweise an Betriebsabläufe, um interne Prozesse neu zu strukturieren und zu beschleunigen. Diese Entwicklung betrifft heutzutage die verschiedenen Entscheider aus den Bereichen Human Resources, Marketing oder Sales, die vor der Herausforderung stehen, neue Software implementieren zu müssen. Der Schulungsbedarf für Mitarbeiter ist enorm und wird in den kommenden Jahren zunehmen, da immer mehr Cloud-Software eingeführt oder bestehende Tools in immer kürzeren Zyklen aktualisiert werden. Mitarbeiter müssen also innerhalb kurzer Zeit viele verschiedene Anwendungen verstehen und in neuen Funktionen geschult werden.

Interne Widerstände


Meist sind derartige Veränderungen mit internen Widerständen verbunden: Mitarbeiter fürchten die Komplexität der neuen Lösungen, Entscheider die teuren Kosten von Trainings und Schulungen. Damit diese Bedenken vor der Implementierung neuer Software gar nicht erst auftreten, wird für Entscheider das Thema „User Onboarding“ immer wichtiger. Doch was verbirgt sich hinter diesem Begriff? Schlichtweg geht es darum, einen Prozess aufzusetzen, mit dem Nutzer komplexe Software problemlos erlernen. So sollen diese schnellstmöglich in der Lage sein, ihre gewohnten Aufgaben auch mit den neuen Tools erfolgreich zu erledigen.

Schnelles User Onboarding


Für ein einfacheres Onboarding kommen heute interaktive Software-Guides zum Einsatz. Sie funktionieren wie ein Navigationssystem, das den User auch bei komplexen Lösungen Schritt für Schritt durch die Applikation oder einen Prozess, wie der Erstellung einer Rechnung, in Echtzeit führt und ihm genau erklärt, welche Befehle er zu betätigen oder welche Eingabefelder er auszufüllen hat. Das geschieht über Benutzerebenen. Mit ihnen kann ein Nutzer jede Anwendung ohne Handbücher, Tutorials oder Schulungen erlernen. Die Benutzerebene steht dabei in mehreren Sprachen zur Verfügung und passt sich automatisch an Änderungen wie Upgrades oder neue Versionen an.

Intuitive Bedienung


UI- und UX-Design haben auch die Software-Entwicklung erfasst. Sie sollen die Bedienung von Software für den Anwender möglichst intuitiv gestalten, wie er sie von mobilen Apps oder sozialen Netzwerken kennt. Aber Software zu vereinfachen, ist nicht immer möglich, da das Problem oft mit den Prozessen verbunden ist, die in der Anwendung gespiegelt werden müssen. Die interaktiven Software-Guides schaffen dafür Abhilfe, da sie den Anwender durch komplexe Prozesse führen. Denn egal, wie klar und logisch ein User Interface aufgebaut ist: Wenn ein Nutzer eine Anwendung zum ersten Mal verwendet, muss er die wichtigsten Prozesse und Funktionen erst verstehen, um sie in vollem Umfang nutzen zu können. Und diese Komplexität steigt mit der Funktionalität der Software.

Anwenderzentrierter Gedanke


Interaktive Software-Guides greifen diesen anwenderzentrierten Gedanken auf. Ihr Vorteil liegt in ihrer benutzerdefinierten Einrichtung. So können Unternehmen beispielswiese bei der Userlane-Lösung Schritt-für-Schritt-Anleitungen für ihre Mitarbeiter mit einem intuitiven Click-and-Record-Editor gestalten, der keinerlei Programmier- oder technische Kenntnisse erfordert. Sie werden über jeden Browser innerhalb kurzer Zeit und ohne großen technischen Aufwand implementiert. Das User Onboarding wird so vollständig automatisiert und neue Funktionen schneller erlernt.

Werden traditionelle Schulungsansätze verdrängt?


Der Markt verändert sich und Unternehmen wie die Commerzbank oder die LBS Bausparkasse haben die Vorteile von interaktiven Software-Guides bereits erkannt und beschlossen, diese Technologie einzusetzen. Denn Handbücher, Mails, Video-Tutorials, oder FAQs sind vom Ansatz her asynchron und ineffizient: Der User muss nämlich zunächst Informationen suchen und kann seine Aufgaben erst dann erledigen. Das kostet wertvolle Zeit und ist mit hohen Kosten verbunden, da der Nutzer in dieser Zeit inaktiv ist.

Moderne, interaktive Software-Guides beheben diese Problematik: Sie funktionieren in Echtzeit, sind direkt auf dem Bildschirm verfügbar und in die zu lernende Software eingebettet. Sie funktionieren über eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, so dass sich User nicht mehr zeitintensiv durch Hilfe-Menüs klicken müssen. Denn UI-Designer können nur die Bedienoberfläche vereinfachen, nicht aber die Software. Einem Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) werden immer komplexe Prozesse und Anwendungen zugrunde liegen, die User nur über eine Schritt-für-Schritt-Anleitung effizient erlernen können. Die Analogie zu modernen Navigationssystemen ist also naheliegend: War bis vor einigen Jahren der Straßenatlas das Mittel der Wahl, um sich in einer neuen Stadt zurechtzufinden, verlassen sich Menschen in Zeiten von Google Maps auf die digitale Ortung per GPS. Genauso werden auch bei Software-Trainings interaktive Software-Guides die analogen Handbücher ersetzen.

Entlastung des IT-Budgets


Traditionelle Schulungen sind für Unternehmen mit hohen Kosten für Handbücher, Video-Tutorials und externe Trainings verbunden. Was jedoch oft vergessen wird: Unternehmen zahlen in diesem Fall doppelt – für das Training und für die Ausfallzeiten der Mitarbeiter. Interaktive Software-Guides können die Kosten um bis zu 80 Prozent senken, da sie Trainings automatisieren und alle Mitarbeiter gleichzeitig geschult werden. Zudem reduzieren sie die Kosten für gleichzeitige Trainings mehrerer Mitarbeiter an verschiedenen Standorten, da das Training innerhalb der Software stattfindet.

Bildquelle: Userlane

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