Digitalisierung der Kernprozesse

Wie Real I.S. das Immobilienmanagement modernisiert

Die Real I.S. Gruppe digitalisiert ihre Kern- und Abteilungsprozesse im Asset- und Fondsmanagement für Immobilien mit der Enterprise-Content-Management-Software (ECM) Doxis4. Ziel ist der Aufbau eines zentralen Informationsmanagements für alle Fachbereiche mit digitalen Akten und Prozessen.

Real I.S. digitalisiert Kernprozesse

Mit einer neuen DMS-Lösung digitalisiert die Real I.S. Gruppe ihre Kern- und Abteilungsprozesse.

Die Real I.S. Gruppe zählt als spezialisierte Fondsdienstleister der BayernLB zu den führenden deutschen Anbietern von Immobilien-Investments für private und institutionelle Anleger. Mit seinem alten Dokumenten-Management-System (DMS) war das Unternehmen bei der Verwaltung von Akquise, Ankäufen und Bestandsverwaltung an Grenzen gestoßen: Fehlende Workflow-Unterstützung, unzureichende DMS-Funktionen und eine unkomfortable E-Mail-Archivierung erschwerten den Anwendern die tägliche Arbeit. Sie wünschten sich eine moderne, nutzerfreundliche Lösung, mit der sie Dokumente und Prozesse abteilungsübergreifend managen sowie internationale Standorte und externe Dienstleister einbeziehen können.

Mit der ECM-Software Doxis4 von SER entschied sich Real I.S. daher für einen technologischen Neuanfang. „Mit dem Anbieter haben wir einen flexiblen Partner gefunden, der unsere agile Projektvorgehensweise unterstützt“, berichtet Oliver Klingsöhr, Teamleiter Business Operations/Information Service Management bei der Real I.S. AG. Wichtige Meilensteine bei der Umsetzung seien die Migration der vorhandenen Dokumente aus dem Altsystem und die Anbindung der Kernsysteme an das neue ECM-System. Ziel ist eine zentrale und standardisierte Informations- und Bearbeitungsplattform, die allen Fachbereichen – unabhängig von den örtlichen Gegebenheiten – zur Erfüllung des Tagesgeschäftes zur Verfügung steht, heißt es in einer Pressemeldung.

Enge Integration ins CRM-System

Die bisherige Arbeitsweise der Mitarbeiter war geprägt von ordnerbasierten, hierarchischen Ablagestrukturen mit viel zu vielen Dokumenten in den einzelnen Ordnern. Bei über 400 Dokumenttypen war eine sinnvolle Selektion bei der Recherche kaum möglich. Mit dem neuen ECM-System erhält das Anwenderunternehmen nun elektronische Akten für Kernprozesse wie Akquise, Ankauf und Bestandsverwaltung. Sie sorgen dafür, dass themen- bzw. vorgangsbezogene Unterlagen übersichtlich gebündelt zur Verfügung stehen. Dazu gehören u.a. Immobilienobjektakten, Maßnahmenakten für Umbauten an Immobilien, Mieterakten sowie Fondsakten für das Management der Immobilienfonds und Gesellschaftsakten zur Verwaltung der Fonds- und Immobiliengesellschaften.

In den meisten Prozessen der Real I.S. ist das eigenentwickelte Fondsverwaltungs- und CRM-System führend. Dank der engen Anbindung der DMS-Lösung an das System werden automatisiert elektronische Akten für Kontakte, Fonds, Immobilienobjekte etc. auch in Doxis4 erstellt und miteinander verknüpft. Dadurch ist auch die Hierarchie der Akten im DMS abgebildet und der Anwender kann von einer Akte direkt zu einer anderen abspringen.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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