Wie SEPA-fit sind die Unternehmen?

Januar 2014: Ein seit 20 Jahren etabliertes Transport- und Logistikunternehmen beliefert Kunden europaweit. Jeden Tag werden Rechnungen gestellt, ein- und ausgehende Überweisungen verbucht und Lastschriften mit Stammkunden an den jeweiligen Stichtagen realisiert.

Zwei Monate später: Anfang März 2014 wird klar – nur ein Bruchteil der Umsätze ist realisiert worden. Selbst die Gehaltszahlung konnte erst Tage später im dritten Anlauf ausgelöst werden. Die Buchhaltung mit der SEPA- Migration allein zu lassen, war ein Fehler, die Entscheidung gegen das Lastschriftverfahren, die dort getroffen wurde, ebenfalls. Szenarien wie dieses könnten kein Einzelfall sein. Denn genau das wird passieren, wenn Unternehmen nicht bis zum 1. Februar 2014 auf SEPA, den europaweit einheitlichen Zahlungsraum, umstellen.

Acht Monate haben Unternehmen noch Zeit, alle zahlungsrelevanten Prozesse zu transformieren. Doch so eine SEPA-Transformation ist nicht gerade leicht zu handhaben. Strategische Fragen sind vorab durch die Unternehmensleitung zu klären: Auf welche Zahlungsarten soll in Zukunft gesetzt werden (Lastschriftverfahren: ja oder nein)? Wie soll die europäische Dimension der SEPA-Migration aussehen?

Sowohl die Zeit als auch die Kosten und vor allem das entsprechende Know-how sind abzuwägen. Denn die SEPA-Migration ist ein unternehmensweites Thema und folgende Schritte sind umzusetzen: Stammdatenbereinigung bzw. BIC/IBAN-Konvertierung mit entsprechenden IT-Systemanpassungen, Aufbau einer elektronischen Mandatsverwaltung für SEPA Direct Debit, Implementierung der XML-Formate anstatt DTA sowie die Durchführung der verpflichtenden Kundenkommunikation.

Dabei ist klar: Die SEPA-Einführung ist in unternehmensinterne Transformationsprozesse einzubetten, da sie ein wesentlicher Bestandteil einer ganzheitlichen IT-Struktur und Firmenstrategie ist, wenn man die europäische Dimension betrachtet.

Handlungsdruck besteht nicht erst in ein paar Monaten, sondern genau jetzt. Denn die Umstellung braucht Zeit und Ressourcen. Mit externer Unterstützung, die sowohl das Know-how und entsprechende Lösungen zur Hand hat, kann SEPA auch jetzt noch bei „Spätzündern“ – ohne Katastrophen oder Reibungsverluste – Realität werden. Dann stehen die Vorteile des SEPA-Lastschriftverfahrens allen Beteiligten zur Verfügung: Sofortige Realisierung von Umsätzen, europäische Konsolidierung des Zahlungsverkehrs an einem Standort, keine aufwendigen Mahnzyklen für verspätete Rechnungszahler, Bequemlichkeit für Kunden und Anbieter sowie Kundenbindung.

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