Wohin geht die Reise?

Wirksamer Hebel für die Digitalisierung

Digitalisierung als Megatrend ist in vielen Medien vertreten, wobei disruptive ­Veränderungen von Geschäftsprozessen und Märkten oftmals allein genutzt werden, um Aufmerksamkeit zu erhaschen. André Vogt, Direktor Enterprise Information ­Management bei Cenit, kommentiert, wohin die Reise tatsächlich gehen könnte.

André Vogt, Cenit

André Vogt, Cenit

Bei dem ganzen Hype um den digitalen Wandel gewinnt man den Eindruck, dass bereits etablierte Themen und Technologien aus dem Blickfeld geraten – wie beispielsweise das Dokumenten-Management. Es stellt sich die Frage, ob das richtig und angemessen ist oder ob nicht ­gerade Dokumenten-Management ein wichtiger und am Ende gar der existenzielle Hebel für die Transformation im Umfeld der Digitalisierung ist.

Neben der Digitalisierung bietet mittlerweile auch jeder Anbieter für alles mobile Apps an. Dazu schmückt man sich mit Projekten aus dem Start-up-Umfeld. Sicherlich hat die Generation Y zusätzlich Anforderungen an ihre Arbeitgeber. Und ja, neue zusätzliche Vertriebskanäle und Kommunikationsketten sollte man stets berücksichtigen. Bei alldem darf jedoch nicht das etablierte Sicherheitsdenken von Unternehmen und Kunden sowie das gewachsene Marken-Image deutscher Firmen vergessen werden: Denn auch Bestandskunden, die nicht aus der Generation Y kommen, tragen zum Geschäftserfolg bei – vielleicht gerade aufgrund des erwähnten etablierten Sicherheitsdenkens und aufgebauten Images.

Von daher sollte es bei den skizzierten Trends um eine Ergänzung und nicht um eine Substitution gehen. Wichtig sind Weiterentwicklung und Transformation, denn nicht immer sollte man Geschäftsgrundlagen „disruptiv“ infrage stellen oder gar aufgeben. Hierzu kann man sich die Aufgabenstellungen im Dokumenten-Management genauer ansehen. Die bereits vor dem Digitalisierungstrend formulierten Ziele lauteten: zentrale Bereitstellung aller Dokumente bzw. Informationen, Automatisierung der beleghaften Prozesse und die Bereitstellung der Informationen an Endkunden – übrigens seit langem mittels Web-Technologie.

All dies findet sich in den aktuellen Digitalisierungsabsichten wieder und stellt damit auch die Ansatzpunkte für heutige wie damalige Bestrebungen dar: Die Interaktion im Privatleben erzeugt Anforderungen an die Benutzerfreundlichkeit von Oberflächen und die Integration verschiedener Zugänge zu Dienstleistungen. Wenn man privat per Telefon, per App und/oder Internet mit einem Service in Kontakt treten kann, wünscht man sich dies ebenfalls mit seiner Bank und Versicherung oder dem Energieversorger. Diesen geht es auf der Frontend- und auch Device-Seite um eine kundenbindende und einfach zu nutzende Bereitstellung von Informationen. Hier wird in Apps, Scannen mittels Mobile Device und Social-Media-Funktionalität gedacht und damit der Kunden-/Marktanteil erhöht.

Deutlich schnellere Prozesse


Die Vereinfachung von Prozessen und die Steigerung der Transparenz im Prozess ist ein Ziel von Optimierungen. Die schnellere Bearbeitung von Prozessen im Sachbearbeitungsumfeld soll neben den Kosteneinsparungen zusätzlich Kundenzufriedenheit erzeugen und damit Kunden- und Marktanteile stabilisieren. Service-orientierte Architekturen inklusive zentraler Speicherung der Dokumente und Daten stehen dazu im IT-Fokus. Mittels Workflow oder Business-Process-Management werden beleghafte Prozesse automatisiert. Heute geht es jedoch nicht mehr nur um die beleghaften Prozesse, sondern um alle Prozesse und oftmals sogar Kernprozesse, womit die Komplexität der Schnittstellen und die Governance bezüglich der Daten anspruchsvoller werden.

Sicherheit und Compliance


Zudem sind Sicherheitsanforderungen und Compliance-Fragestellungen wichtig. Das Thema ist nicht neu, aber durch die neuen technischen Möglichkeiten ist es komplexer und aufwendiger geworden. Aktuell ist zu beobachten, dass diese Anforderungen oft die Ursache sind, warum gerade DMS-Systeme zunehmend im Cloud-Kontext evaluiert werden. Eine weitere Ursache auf der Backend-Seite sind die durch Vernetzung der Systeme resultierenden Schnittstellen, deren Komplexität einfacher und oftmals kostengünstiger in einer Cloud-Umgebung betrieben werden können.

Die Anforderungen des DMS sind also nicht grundlegend anders als die aktueller Digitalisierungsfragen. Das heißt, es hat sich nur der Kontext geändert, in dem die Begriffe eingeordnet werden. Was ist dann der Unterschied? Die Veränderungen resultieren aus der zeitlichen Dimension, in der sich die Märkte und Unternehmen weiterentwickelt haben.

Einzelprozesse wie die Rechnungseingangsautomatisierung sind etabliert und man denkt in Kernprozessen, wo die Herausforderung darin besteht, IT-Systeme und IT-Infrastrukturen in eine neue Prozesswelt zu integrieren. Immer unter der Prämisse, das vermeintlich Alte beizubehalten und um das Neue zu ergänzen.
Unternehmen sprechen von Multikanal-Architekturen und optimieren die Schnittstellen zum Kunden. Der Kunde wird in den Mittelpunkt gestellt.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 09/2016. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Strategisch ist das gut und richtig. Die Operationalisierung dieses Ziels ist jedoch nicht einfach, da Mitarbeiter oftmals bei der Umsetzung und Klärung von Detailfragen in etablierte Denkmuster zurückfallen und damit die kreativen Elemente dieser Veränderung reduzieren. Externe Dienstleister können vor diesem Hintergrund Digitalisierungsstrategien unterstützen.

Bildquelle: Cenit

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