Digitalisierungstrend E-Filing

Wo digitale Melde­prozesse rund ablaufen

Wie ist es um die Digitalisierung im Beteiligungsmanagement bestellt? Die nachfolgende kritische Bestandsaufnahme soll Auskunft darüber geben.

Digitalisierungstrend E-Filing

Anders als in Deutschland läuft in Großbritannien die Digitalisierung der Kommunikation zwischen Unternehmen und Behörden deutlich runder.

Alles spricht von der Digitalisierung und allerorten entstehen neue digitale Geschäftsmodelle, werden Geschäftsprozesse automatisiert. Mit Blick auf die schon heute weitreichenden technischen Möglichkeiten ist es allerdings verwunderlich, wie lange es dauert, bis diese Möglichkeiten auch genutzt werden – vor allem dort, wo staatliche Stellen involviert sind. Das Beispiel des Beteiligungsmanagements zeigt dies deutlich. Dabei müssen Konzerne im Beteiligungsmanagement u. a. zahlreiche gesetzliche Meldepflichten erfüllen. Dazu zählen Schwellenwertmeldung, K3-Meldung, §-138-AO-Meldung, Meldungen an das Handelsregister, Transparenzregister oder Country-by-Country-Reporting.

Bislang gab es für alle gesetzlichen Meldepflichten ein Formular, das papierhaft auszufüllen war. Das ist nicht wenig komplex, da Stammdaten, Gesellschaftsdaten, Kennzahlen, Beteiligungsdaten miteinander kombiniert werden müssen. Im Zuge der Digitalisierung sollen elektronische Formate (E-Filing) nach und nach das Papier ablösen. Damit das gelingt, ist eine Automatisierung erforderlich. Der Trend geht eindeutig in Richtung der Einreichung von Unterlagen via XML-Format.

Wenngleich die Strukturen, die bei E-Filing eingehalten werden müssen, hoch komplex sind, können gerade solche XML-Dokumente mithilfe einer Software pro-blemlos erstellt werden, weil die Daten vorhanden sind und über entsprechende Regeln die jeweils notwendigen Inhalte definiert werden können. Es bedarf also einer „programmatischen“ Unterstützung durch eine Software, die in der Lage ist, aus Daten, die ohnehin verwaltet werden (z. B. in Excel), auch die benötigten XML-Daten auszugeben. Software-seitig sind die Voraussetzungen dafür längst erfüllt. Läuft der Meldeprozess mit der zuständigen Behörde vernünftig, also wenn mit der Behörde direkt über die Software kommuniziert werden kann, dann lässt sich alles aus der Software heraus erledigen.

Behörden hinken hinterher


In der Praxis des Beteiligungsmanagements sieht es leider anders aus: Mal müssen Meldungen weiterhin papierhaft per Post oder Fax eingereicht werden (Schwellenwertmeldung nach § 33 Abs. 1 Satz 1 WpHG). Mal ist zwar die Online-Einreichung vorgesehen, es fehlt aber bisher ein XML-Schema (Meldung nach § 138 Abs. 2 AO). Oder es gibt ein XML-Dokument, aber keinen direkten Datenaustausch via Schnittstelle, sondern einen umständlichen Up- und Download von Dateien (K3-Meldung nach § 64 AWV). Schließlich: CbCR-Bericht (Country by Country Reporting gemäß § 138 a AO) ist zwar im XML-Format online einzureichen. Allerdings erfolgt die Übermittlung für eine Übergangszeit per De-Mail. Das XML-Dokument muss per Anhang an eine De-Mail an die zuständige Behörde gesandt werden. Erst zu einem späteren Zeitpunkt ist die Übermittlung via Elma-Schnittstelle für Massendaten vorgesehen.

Doch wenn sich alle die Digitalisierung auf die Fahne schreiben, dann muss es möglich sein, Stammdatenvorgänge – auch wenn sie komplizierte Daten enthalten – komplett online abzuwickeln. Wenn die zuständigen Behörden ihre Anforderungen definieren und sagen, wie Daten zu liefern sind, dann sind die Software-Hersteller die Ersten, die das exakt in die Tat umsetzen. Was häufig fehlt, ist die erforderliche Beschreibung, wie welche Meldung elektronisch „anzuliefern“ ist.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 10/2018. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Das Vereinigte Königreich zeigt, dass Digitalisierung auch in der Kommunikation zwischen Firmen und Behörden funktionieren kann. In UK kann die Kommunikation mit dem Companies House – eine dem Wirtschaftsministerium unterstellte Verwaltungsbehörde, die das Handelsregister führt – komplett aus der Software heraus erledigt werden. Meldeformulare können online und in Echtzeit an die Behörde übermittelt werden. Das Companies House prüft, ob die Daten vollständig und korrekt sind, und meldet per XML zurück, ob die eingereichten Unterlagen in Ordnung sind oder nicht. Das gesamte Verfahren ist abgeschlossen, ohne einmal die Software zu verlassen (ohne Zwischenspeicherung, Manipulation, Datenverluste etc.). Tu felix Anglia, möchte man da ausrufen. Von diesen schlanken Prozessen sind wir in Deutschland noch weit entfernt. Zu den bereits bestehenden gesetzlichen Meldepflichten sind neue hinzugekommen. Dazu zählt die Meldung zum Transparenzregister nach § 18 des Geldwäschegesetzes. Anstatt bei einer neu eingeführten Meldepflicht von Anfang an die Möglichkeiten der automatisierten Datenübermittlung per Schnittstelle zu nutzen, müssen die für die Meldung erforderlichen Daten über eine Webseite manuell eingetragen werden.
Laut IT-Lösungsanbieter Zetvisions AG kann man festhalten: Die Software kann alles, was nötig ist. Nur an der Kommunikation hapert es.

Dort, wo Firmen aufgrund gesetzlicher Bestimmungen formalisierte Daten an Behörden liefern müssen, befindet man sich digital in der Steinzeit. Die Gründe dafür: Neben einer gewissen behördenmäßigen Behäbigkeit erweisen sich länderspezifische Eigenheiten als hinderlich. So gibt es in Deutschland zig Handelsregister. Und wenn das Handelsregister Mannheim die digitale Einreichung von Dokumenten erlaubt, heißt das noch nicht, dass das auch beim Handelsregister in Kassel funktioniert. Zudem wird in Deutschland zu wenig an die großen Konzerne gedacht, die Massenaten via Schnittstelle liefern wollen. Nicht alle diese Probleme werden sich mit einem Schlag lösen lassen. Aber einen Anspruch sollte es geben: Die automatisierte Datenübermittlung zwischen Firmen und Behörden via Schnittstelle muss bei Stammdatenvorgängen zum Standard werden.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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