Nächste Digitalisierungsebene

Workflow mit Archivanschluss bei Stihl

Der Garten- und Forstgerätehersteller Stihl Österreich hebt mit einem neuen ­Archivierungssystem seinen Rechnungsstellungsprozess auf die nächste ­Digitalisierungsebene.

Erprobung der Motorsäge MS in der Klimakammer

Erprobung der Motorsäge MS in der Klimakammer

Um seinen mehr als 400 Wiederverkäufern einen modernen Rechnungsstellungsprozess anbieten zu können, plante Stihl Österreich die Einführung eines E-Billing-Prozesses, bei dem die Rechnungen zudem auch automatisch archiviert werden. Ziel war es, die in der Vergangenheit manuell und postalisch erfolgte Rechnungsstellung sukzessiv in einen digitalen Workflow zu überführen, bei dem automatisch die gesetzlichen Archivierungsvorgaben erfüllt werden.

Der Auslöser für diese grundlegende Veränderung war die Notwendigkeit, das bestehende Archivierungssystem zu ersetzen. „Dabei wollten wir zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen und zwar indem wir ein Archiv einführen, das direkt mit einer E-Billing-Lösung verbunden ist“, erinnert sich Walter Wankmüller, Bereichsleiter Finanzen & IT der Stihl Ges.m.b.H. Österreich. Wichtig war ihm, dass nicht zwei separate Lösungen eingeführt werden, sondern ein System, mit dem sich beide Aspekte umsetzen lassen. Außerdem sollte es ein einfaches System sein, das möglichst genau auf die Bedürfnisse von Stihl zugeschnitten ist.

Wankmüller: „Der schnelle und unkomplizierte Zugriff auf Rechnungsdaten, die Schnittstellen zu unserem ERP und die Datensicherheit, die uns das Eurodata-Archiv garantiert, haben uns überzeugt.“ So realisierte er zusammen mit einem kleinen Team aus Spezialisten einen ersten Testlauf. Zu diesem Zweck wurden sämtliche Daten eines Jahres ins Archiv gespielt und dann die Suchfunktionen und Zugriffsmöglichkeiten getestet. Die Rückmeldung war positiv und deshalb entschied man sich für die grundsätzliche Einführung von Edmail2archiv. Die Archivierung konzipierte der Gartengerätehersteller so, dass nachts alle Daten vollautomatisch ins Archiv gespielt werden, ohne dass sich jemand darum kümmern muss. „Wenn heute der Fall auftritt, dass Kunden uns bitten, ihnen nochmals ihre Rechnung oder andere Daten zur Verfügung zu stellen, haben wir per Mausklick alles zur Hand“, berichtet der Bereichsleiter Finanzen & IT.

Digitalisierter Rechnungsprozess


Aber auch im Normalfall ist seit der Einführung der Software mit dem optionalen E-Billing-Modul vieles besser geworden. Der Prozess der Rechnungsstellung funktioniert jetzt weitgehend standardisiert und automatisch. Die Rechnungen werden über das ERP-System von Stihl generiert und den Kunden über einen entsprechenden Verteilerschlüssel zugeordnet. Je nachdem ob diese eine Rechnung in Papierform oder als E-Rechnung bevorzugen, wird der Prozess dann fortgesetzt. Ist eine digitale Rechnung gewünscht, erfolgt der weitere Ablauf digital über das System – inklusive Zustellung und Archivierung. Mittlerweile werde 60 Prozent der knapp 70.000 Rechnungs- und Gutschriftendokumente auf diese Art und Weise abgewickelt. Diejenigen, die keine E-Rechnung wünschen, erhalten ihre Abrechnung noch auf dem klassischen Postweg. Grundsätzlich aber sei die elektronische Rechnung sehr praktisch, denn sie gehe schneller, ist günstiger und man sei unabhängig von der österreichischen Post, meint man bei dem Garten- und Forstgerätehersteller.

Die Änderungen haben sich gelohnt. Nicht nur, dass die Archivierung und Rechnungsstellung jetzt reibungsloser funktionieren. Vor allem ist weniger Zeitaufwand erforderlich und durch die Vernetzung der Systeme werden auch automatisch Fehlerquellen minimiert und damit die Datenvalidität erhöht. „Diese Cloud-Lösung ist perfekt für uns und im Grunde für viele andere kleine und mittelständische Unternehmen auch. Wir müssen uns um die Hardware keine Sorgen mehr machen und auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist automatisch gewährleistet“, weiß Walter Wankmüller. Er ist glücklich über die Entscheidung und die Ergebnisse dieses Digitalisierungsprojekts.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Der ganze Prozess passe hervorragend in die Geschäftsstrategie von Stihl, sich solide und möglichst unabhängig aufzustellen und dabei immer die Erfordernisse der Zukunft fest im Blick zu haben. „Das Thema Archiv können wir jedenfalls von unserer K-Liste, unserer Kata-strophenliste, streichen“, freut er sich. Und sollte doch einmal dringend eine Rechnung aus der Vergangenheit benötigt werden, weiß Wankmüller, dass er in seinem Archiv alles abgelegt hat und innerhalb weniger Augenblicke jedes Dokument verfügbar ist. Aber das Beste sei, dass es keiner großen Investitionen bedarf, um diese Effekte zu erzielen. Schließlich handle es sich bei der Archivlösung um eine Cloud-Lösung, die monatlich nur mit einer geringen Gebühr zu Buche schlage.


Die Stihl-Gruppe …

… entwickelt, fertigt und vertreibt motorbetriebene Geräte für die Forst- und Landwirtschaft sowie für die Landschaftspflege, die Bauwirtschaft und den anspruchsvollen Privatanwender. Seit 1971 ist Stihl global die meistgekaufte Marke im Bereich Motorsägen. Das Unternehmen beschäftigt weltweit 15.000 Mitarbeiter, davon 40 in Österreich.


Bildquelle: Stihl

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