Nachhaltiges Change Management

Workflows für digitale Arbeitswelten

Worauf es bei einer ganzheitlichen Dokumentenstrategie ankommt, erklärt Hartmut Rottstedt, Geschäftsführer bei Lexmark Deutschland.

Hartmut Rottstedt, Lexmark Deutschland

Hartmut Rottstedt, Geschäftsführer bei Lexmark Deutschland GmbH

IT-DIRECTOR: Herr Rottstedt, was macht in Ihren Augen heutzutage einen modernen, digitalen Arbeitsplatz aus? Welche Rolle spielen Output-Geräte und Managed Print Services in modernen Arbeitswelten?
H. Rottstedt:
Je stärker die Digitalisierung fortschreitet, desto konsequenter werden Unternehmen einen ganzheitlichen Ansatz in Bezug auf ihre Hardware-, Software- und Service-Lösungen verfolgen und damit ihren Workflow optimieren. Mithilfe einer ganzheitlichen Dokumentenstrategie und den miteinander vernetzten Technologien können Medienbrüche, Dopplungen und Streuverluste überwunden und die Prozesse aus einer Hand nahtlos, schnell und effizient gestaltet werden. Intelligente Multifunktionsgeräte (MFPs) mit ihren Scannern sind dabei der Dreh- und Angelpunkt in digitalen Arbeitswelten. Die neuen Smart MFPs bieten eine direkte Schnittstelle zu digitalen Prozessen, zum Beispiel für die Bereiche Erfassung und Verfügbarmanchen von Dokumenten mittels intelligenter Software-Lösungen.

Managed Print Services (MPS) helfen nicht nur Druckkosten einzusparen und Prozesse zu optimieren, sondern ihre vorausschauenden Serviceleistungen, auch „Preventive bzw. Predictive Maintenance Service“ genannt, nutzen Big-Data-Analysen und vermeiden so mögliche Störungen bereits im Vorfeld. Die MPS-Kunden profitieren von einer stets verfügbaren, leistungsfähigen Druckumgebung. MPS ist außerdem bei „Workplace-Infrastructure“-Projekten sinnvoll, im Rahmen derer zunehmend einheitliche Technologie- und IT-Standards für Arbeitsplätze realisiert werden, inklusive Drucker. Der Sinn und Zweck dahinter: Allen Mitarbeitern steht eine einheitliche Infrastruktur zur Verfügung. Umzüge von Abteilungen innerhalb eines Gebäudes werden somit um ein Deutliches vereinfacht. Drucker werden dabei – ähnlich wie Küchen – zu elementaren Bestandteilen der Gebäude-Infrastruktur. Eine optimierte, engmaschig und zentral gesteuerte Druckerflotte ist prädestiniert dafür, ganzheitliche Infrastrukturbedürfnisse zu bedienen. MPS ermöglicht es zudem, kostenverursachergerecht abzurechnen

IT-DIRECTOR: Moderne Arbeitsplätze brauchen nicht nur neue Technologien, sondern auch flexible Arbeitsweisen und eine offene Kommunikationskultur. Nicht selten trifft man in Unternehmen jedoch auf traditionelle Hierarchien und verkrustete Kommunikationsprozesse. Wie lassen sich diese beiden Welten zusammenbringen?
H. Rottstedt:
Durch ein nachhaltiges Change Management. Menschen sind Gewohnheitstiere. Sie werden nicht gerne überrumpelt, sondern verändern sich am nachhaltigsten, wenn dieser Prozess graduell, aber gleichzeitig konsequent passiert. Dabei sollten die Mitarbeiter stark involviert und „mitgenommen“ werden. Regeln, die man selbst mit aufgesetzt hat, hält man auch erfahrungsgemäß eher ein. Ein Umdenken ist dabei auf allen Ebenen gefordert – sowohl bei der Unternehmensleitung als auch bei den Mitarbeitern. Dabei eröffnet die neue, digitale Arbeitswelt viele Vorteile, insbesondere optimierte Geschäftsprozesse, Zeitersparnis, stärkere Kundenbindung und oftmals auch eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

IT-DIRECTOR: Vom digitalen Wandel bleiben auch die Einkaufs- und IT-Abteilungen sowie die jeweiligen Verantwortlichen nicht verschont. Inwieweit haben sich ihre Rollen und Aufgaben bereits verändert? Was wird in Zukunft auf sie zukommen?
H. Rottstedt:
Der Einsatz von E-Procurement-Lösungen hat bereits die meisten Einkaufsprozesse optimiert und eine weitgehende, teilweise auch schon durchgängige Transparenz geschaffen. Doch werden Einkaufs- und IT-Abteilungen in Zukunft noch stärker in ganzheitlichen Konzepten denken als bisher. Derzeit optimiert der Einkauf die Lieferantenbeziehungen größtenteils noch eingeschränkt in sogenannten Unternehmenssilos. Die Digitalisierung wird jedoch prozessorientiert über die Grenzen der einzelnen Unternehmensabteilungen bzw. -silos hinweg gewonnen werden. In den nächsten Jahren wird außerdem Künstliche Intelligenz die Fertigung, Lagerhaltung und den Einkauf noch stärker und automatisch miteinander verbinden. Die Digitalisierung wird damit die gesamte Produktwertschöpfungskette weiter optimieren.

Die IT-Abteilungen der Unternehmen werden dabei immer häufiger mit der Aufgabe konfrontiert, Konzepte zu unterstützen, die Medienbrüche in den Prozessen durch intelligente IT-Lösungen überwinden und diese dadurch ganzheitlich und nahtlos gestalten. Den Multifunktionsgeräten (MFPs) kommt hierbei eine besondere Schlüsselrolle zu, da neben der Reproduktionsmöglichkeit von Inhalten gerade die Scanfunktion der dezentral aufgestellten MFPs die Digitalisierung maßgeblich vorantreibt.

IT-DIRECTOR: Insbesondere größere Unternehmen erschaffen momentan die Position eines Chief Digital Officer (CDO), der die Digitalisierung vorantreiben soll. Inwieweit kann eine solche „Institutionalisierung“ die Digitalisierung vorantreiben? Oder ist sie zu kurz gegriffen?
H. Rottstedt:
Die Position eines CDOs ist sicherlich sehr wichtig, um die Digitalisierung koordiniert, strukturiert und systematisch in einem Unternehmen voranzutreiben. Doch weder reichen die IT-Abteilung noch der CDO aus; der digitale Wandel sollte „Top-down“ vom CEO bis zum Sacharbeiter von sämtlichen Mitarbeitern eines Unternehmens gelebt werden. Der CDO (und auch die IT-Abteilung) ist dabei vielmehr der Taktgeber, der Dirigent und das Unternehmen das Orchester, das die (digitale) Musik spielt.

Zudem transformiert die Digitalisierung die Kundenbedürfnisse. Jedes Unternehmen muss wissen, welche aktuellen Bedürfnisse ihre Kunden haben. Dann – und darin besteht die Kunst – gilt es zu antizipieren, wohin die Reise geht. Hier sind neben CDO und IT-Abteilung natürlich vor allen Dingen auch Marketing und Vertrieb gefragt. Welche Kundenbedürfnisse werden in zwei, drei und fünf Jahren im Vordergrund stehen? Man braucht eine Vorstellung davon, was uns künftig erwartet und sollte versuchen, mit entsprechenden IT-Lösungen diese Zukunft zu treffen. Oft entsteht letztere aber auch erst durch und mit der IT.

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