Digitale Aktenstruktur

Zehn Tipps für die elektronische Personalakte

Elektronische Personalakten können die Arbeit von Personalabteilungen erleichtern, denn sie liefern alle Informationen zu einem Mitarbeiter und dem Arbeitsverhältnis auf einen Blick, fassen sie an einem zentralen Ort zusammen und garantieren Aktualität. Wie das gelingen kann und was es zu beachten gilt, darüber gibt Forcont Auskunft:

Die digitale Personalakte sorgt dafür, dass HR-Mitarbeiter jederzeit genau im Bilde sind und bei Anfragen von Vorgesetzten, Fachabteilungen oder der Geschäftsführung sofort Auskunft geben können. Die Servicequalität steigt und gleichzeitig hat das Personalwesen mehr Zeit für die Kernaufgaben. Außerdem verhindert eine elektronische Personalaktenlösung, dass Unbefugte auf personenbezogene Daten Zugriff haben. Damit dass alles aber auch so funktioniert, wie es gedacht ist, müssen die elektronischen Personalakten in der zum Unternehmen passenden Struktur abgespeichert sein – die folgenden zehn Schritte helfen dabei:

  • Grundsätzliches: Es gibt keine rechtlichen Vorschriften über das, was die Personalakte beinhalten muss. Die Struktur richtet sich nach internen Arbeitsprozessen und Bedürfnissen der Personalabteilung sowie nach Art und Anzahl der Dokumente. Außerdem ist Datensparsamkeit nicht nur im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes geboten: Je schlanker die Akte, umso schneller lassen sich Inhalte finden. Deshalb sollten Inhalte und Gliederung immer gemeinsam mit den späteren Nutzern der Akte festgelegt werden.
  • Definition des Bedarfs: Es ist wichtig festzulegen, was die Akte neben dem Arbeitsvertrag beinhalten muss und kann, beispielsweise:
    Must-have

    • Ergänzungen und Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag
    • Bewerbungsunterlagen
    • Verträge zu gestellten Unternehmensgütern (Auto, Smartphone, Laptop)
    • Beurteilungen/Zeugnisse

    Nice-to-have

    • Boni und materielle Vergütungen
    • Lohn-/Gehaltsabrechnungen
    • Zeiten (Arbeit, Urlaub, Krankheit)
    • Reiseabrechnungen
    • Einsatzplanungen
    • Weiterbildungen
    • Zertifikate

  • Dokumente ordnen: Auf Grundlage der Auswahl sollten die Dokumentenarten (Arbeitsvertrag, Reisekostenabrechnungen etc.), die für die Arbeit benötigt werden und die die Struktur der Akte bestimmen klassifiziert werden.
  • Dokumente zusammenfassen: Je nach Umfang und Bedarf können mehrere Dokumentenarten innerhalb eines Registers zusammengefasst werden (Verträge, Abrechnungen, Bescheinigungen etc.)
  • Dokumente aussortieren: Negativliste anlegen, alle Dokumente, die vor der Digitalisierung aussortiert werden müssen, beinhaltet, etwa:

    • verjährte Abmahnungen (dürfen generell nicht enthalten sein)
    • veraltete Korrespondenz und Personalfragebögen
    • Kopien

  • Papierform: Eine Positivliste anlegen, die alle Dokumente, die nach der Digitalisierung in einer sogenannten Rumpfakte weiter in Papierform aufbewahrt werden sollen beinhaltet. Etwa der unterschriebene Arbeitsvertrag und eventuelle Ergänzungen; Pfändungen und Dokumente mit Urkundencharakter.
  • Ehemalige Mitarbeiter: Müssen die Akten von ausgeschiedenen oder verrenteten Mitarbeitern wirklich digitalisieren werden? Wenn ja, genügt hier vielleicht eine vereinfachte Aktenstruktur, in der alle verbliebenen Personalunterlagen in einem einzigen digitalen Dokument = einer Akte gespeichert werden.
  • Vorbereitung: Soll die Digitalisierung im eigenen Haus oder durch einen Dienstleister durchgeführt werden? Fällt die Entscheiden auf Letzteres, muss an eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) gedacht werden. Dazu kann eine Musterakte erstellt werden, damit der Digitalisierungsdienstleister genau weiß, welche Dokumente der Bestandsakten digitalisiert werden müssen.
  • Umsetzung: Digitalisierungsdienstleister nutzen zum Markieren und zur korrekten Indizierung der Dokumente und Register häufig Trennblätter mit Codierung der Dokumentart in Barcodeform. Dieses Vorgehen können sich Unternehmen auch beim Scannen im eigenen Hause zunutze machen, um den Scanvorgang zu beschleunigen und das Fehlerpotential zu verringern.
  • Zugriff: Auch während des Einscannens der Akten müssen alle Inhalte zugänglich bleiben. Daher sollte vorab mit dem Digitalisierungsdienstleister abgesprochen werden, wie die Auskunftsfähigkeit während der Aktenverarbeitung sichergestellt werden kann.

Bildquelle: Thinkstock/ iStock

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