Glasspezialist verbessert Kommunikation

Zentrale Portallösung mit Schottnet

Zentrale Bestandteile der Firmenkultur des Glasspezialisten Schott sind Dialog, ­Austausch und Diskussion. Um die Kommunikation und Zusammenarbeit durchgängig zu gewährleisten, implementierte man mit „Schottnet“ eine zentrale Portallösung mit globalem Zugriff für alle Standorte.

Mitarbeiter Schott

Blick in die Produktion des Glasspezialisten

Schott ist in 35 Ländern in den Sektoren Hausgeräteindustrie, Pharmazie, Elektronik, Optik und Transportation am Markt vertreten. Der Technologiekonzern kann im internationalen Wettbewerb nur mit innovativen Produkten bestehen, die schnell entwickelt und auf den Markt gebracht werden. Basis hierfür ist ein starker Informationsaustausch der Mitarbeiter, der länderübergreifend stattfindet. So sollen Dialog, Wissens­transfer und Diskussionen weiter gefördert sowie stärker verankert werden. Mit dem alten Intranet war der Konzern hinsichtlich der notwendigen Schnelligkeit und zielgruppengerechten Informationsverteilung jedoch an seine Grenzen gestoßen. Daher entschieden sich die IT-Verantwortlichen dazu, ein neues Intranet zu implementieren. Die neue Lösung sollte sich individuell an die eigenen Anforderungen anpassen lassen. Um die Bedürfnisse aller Bereiche sicherzustellen, wurden in der Analysephase viele Umfragen innerhalb des Konzerns geführt. Daraus entstand zunächst ein Anforderungsprofil mit mehr als 80 Kategorien. Aus einer Liste mit 78 möglichen Anwendungen blieben nach umfassender Analyse fünf Produkte übrig.

„Im Rahmen einer detaillierten Evaluation hat sich Liferay als die für uns am besten passende Plattform herausgestellt“, erzählt Andreas Beeres, CIO der Schott AG. „Neben dem Funktionsangebot passen der Open-Source-Gedanke sowie die transparente Entwicklung der Plattform zu uns.“ Auf Basis der gemeinschaftlichen Anforderungserhebung und Konzeptionsphase konnte das neue Portal entsprechend individuell konzep­tioniert und ausgestaltet werden. „Und dank der hohen Flexibilität der Lösung können wir auch auf Anforderungen reagieren, die sich nicht hundertprozentig vorausplanen lassen“, ergänzt Beeres.

Das Unternehmen unterteilte sein Intranet in verschiedene Kernanwendungsbereiche wie Unternehmensinformationen, Dokumenten-Downloads oder Collaboration. Die Verantwortlichen stellten sich bei jedem Bereich von Schottnet die Frage „Selbermachen oder kaufen?“. Sie untersuchten genau, ob die Anforderungen über am Markt vorhandene Anwendungen abgedeckt werden konnten. Zwar gab es solche Lösungen, doch fürs Selbermachen sprachen viele wirtschaftliche Faktoren. Die eigene Entwicklung auf Basis einer Kombination von Liferay-Standardmodulen stellte sich jedes Mal als kostengünstiger heraus. Die Einsparungen gegenüber dem Kauf und der Einführung einer dedizierten Lösung lagen bei mehr als 60 Prozent.

Altes Intranet komplett abgelöst

Das neue Intranet sollte das Vorgängersystem komplett ablösen. Deshalb mussten zu einem bestimmten Stichtag alle Bestandsdaten ins neue Portal migriert werden. Der Fokus lag zunächst auf der nahezu vollautomatischen Migration der über 12.000 Inhalte aus dem alten System. Durch einen speziellen Import-Export-Mechanismus ließen sich die Daten innerhalb weniger Stunden überführen. Darüber hinaus wurden das Blogging, das persönliche Profil, die Vernetzungsmöglichkeiten, die interne Stellenbörse sowie eine Innovationsplattform im neuen Intranet implementiert. Der IT-Dienstleister Prodyna, der mit der Umsetzung des Projektes beauftragt wurde, konzipierte eine Portallösung mit globalem Zugriff für alle Standorte.

Mittlerweile arbeiten weltweit über 10.000 Mitarbeiter mit dem neuen Portal. In mehr als 35 Communitys tauschen sich mehr als 2.000 Personen zu unterschiedlichen Themen aus. Zudem stellt der Fokus auf die Usability die Akzeptanz und damit die Nutzung sicher. Dadurch ermöglicht das Unternehmen seinen Mitarbeitern einen Informationsaustausch, wann immer sie es für notwendig halten. „Mit dem Umstieg kam zudem eine neue Philosophie ins Intranet“, erläutert Beeres. „Früher mussten die Artikel einen Freigabeprozess durchlaufen, das ist heute nicht mehr notwendig. Alle Mitarbeiter dürfen sich einbringen und es gibt nur wenige Rechte- und Rollenbeschränkungen. Dieses Denken beflügelt uns auch an anderen Stellen.“

In dem Modul „Pipeline“ entwickeln, diskutieren und evaluieren mehr als 120 Innovationsmanager aus allen Konzernteilen neue Ideen. Aus diesen entsteht im Idealfall ein neues Projekt. So hat sich innerhalb von zwei Monaten nach der Einführung der Plattform ein Team aus 14 geografisch verteilten Personen aus unterschiedlichen Disziplinen und Hierarchieebenen virtuell zusammengefunden und an einer Idee gearbeitet. Diese erreichte bereits die Patentreife. Im Modul „Jobs“ wurden beide externen Online-Recruiting-Systeme mit der Open-Source-Lösung integriert. Damit ist ein durchgängiger Prozess von innen nach außen und umgekehrt möglich, ohne dass Medienbrüche oder Doppelarbeit entstehen. „Künftig werden wir weiter in unser Portal investieren und zusätzliche Module bereitstellen, die das Intranet mobil verfügbar machen. Zudem werden wir andere Systeme integrieren“, resümiert Beeres. „Die nächsten Schritte sind der Ausbau unserer Market-Intelligence-Plattform, die Adaption zur mobilen Verwendung und die Integration der noch fehlenden Mitarbeiter in die Vernetzung.“


Die Schott AG ...
... ist in 35 Ländern als Technologiekonzern in den Sektoren Hausgeräteindustrie, Pharmazie, Elektronik, ­Optik und Transport unterwegs. Mit mehr als 15.000 Beschäftigten erwirtschaftet der Konzern fast 2 Mrd. Euro Umsatz. Die Muttergesellschaft Schott AG hat ihren Hauptsitz in Mainz und ist zu 100 Prozent im Besitz der Carl-Zeiss-Stiftung.


Bildquelle: Schott

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