Multifunktionsgeräte

Zentraler Hub für die Informationsverteilung

Multifunktionsgeräte fungieren heute mehr denn je als zentraler Hub für die Ein- und Durchgabe von papierbasierten Informationen, erklärt Ingo Wittrock von Ricoh Deutschland.

Ingo Wittrock, Ricoh

Ingo Wittrock, Director Marketing bei Ricoh Deutschland

IT-DIRECTOR: Herr Wittrock, im Zuge von Digitalisierung und Vernetzung verändern sich die klassischen Büroarbeitsplätze zunehmend. Immer mehr Mitarbeiter arbeiten orts- und zeitunabhängig. Was bedeutet dies für die Verbreitung und Nutzung von Output-Geräten?
I. Wittrock:
Die Verbreitung und Nutzung von Multifunktionssystemen hat sich durchaus verändert, ohne dass ihre integrale Bedeutung abgenommen hätte. Grund hierfür ist die Tatsache, dass das Druck- und Dokumentenmanagement nach wie vor einer der wichtigsten Wegbereiter für die Digitalisierung von Informations- und Geschäftsprozessen darstellt. Das gilt ganz besonders für den Mittelstand, aber auch für Behörden. Vor diesem Hintergrund fungieren Multifunktionsgeräte heute mehr denn je als zentraler Hub für die Ein- und Durchgabe von papierbasierten Informationen, etwa in Dokumenten-Management- (DMS) oder Enterprise-Content-Management- bzw. ERP-Systeme. Was die klassische Output-Funktionalität anbelangt, so werden in der Tat Lösungen für das mobile Drucken von Smart Devices oder für das Drucken aus der Cloud immer wichtiger.

IT-DIRECTOR: Neben der Digitalisierung sorgte im letzten Jahr die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für Schlagzeilen. Worauf kommt es an, will man seine Output-Umgebungen „compliant“ gestalten?
I. Wittrock:
Tatsächlich spielt das Druck- und Dokumentenmanagement im Hinblick auf die DSGVO eine signifikante Rolle. Rund um Multifunktionssysteme als zentrale Verarbeitungsschnittstellen gibt es aus unserer Sicht insgesamt sechs Sicherheitsebenen, die in dieser Hinsicht berücksichtigt werden müssen. Angefangen von der allgemeinen Gerätesicherheit über das Bedienpanel und die eingebetteten Anwendungen bis hin zu Netzwerk- und Server-Sicherheit. Wir empfehlen deshalb grundsätzlich die Konzeption und Umsetzung eines ganzheitlichen und umfassenden Sicherheitskonzepts, das allen diesen Ebenen Rechnung trägt. Ziel ist es hierbei, in Kombination mit den allgemeinen Sicherheitsaspekten eines digitalen Dokumenten-Managements die Daten, Dokumente und Informationen effektiv vor unautorisierten Zugriffen zu schützen.

IT-DIRECTOR: Welche Sicherheits-Features sollten vor diesem Hintergrund bei der Nutzung von Output-Geräten auf keinen Fall fehlen?
I. Wittrock:
Als Technologieunternehmen nehmen wir das Thema Datensicherheit grundsätzlich sehr ernst. Deshalb werden bei uns alle Produkte und Lösungen grundsätzlich und konsequent im Hinblick auf Datensicherheit entwickelt. Zu den wichtigsten Features zählen zunächst technische Vorkehrungen, welche die größten Sicherheitsrisiken adressieren, nämlich den unerlaubten Zugriff, die Manipulation des Systems oder das Auslesen von Daten von der Festplatte. Deshalb ist es wichtig, dass die Systeme stets so konfiguriert werden, dass sie mit Inbetriebnahme sicher sind. Grundsätzlich sollten Multifunktionssysteme den wichtigsten Sicherheitsstandards der Branche entsprechen. Auch Technologien für die Verschlüsselung und das Überschreiben der Festplatte sind außerordentlich wichtig. Berechtigungskonzepte und Lösungen für die Anwenderauthentifizierung und sicheres Drucken gehören inzwischen in vielen Infrastrukturen zum Standard und sollten aus unserer Sicht nicht fehlen.

IT-DIRECTOR: Auf welche Art und Weise werden aktuelle Technologien – wie beispielsweise Künstliche Intelligenz, das Internet der Dinge oder Additive Fertigung – das Output-Umfeld verändern?
I. Wittrock:
Laut einer aktuellen Studie von IDC zu den Trends im Print- und Dokumenten-Management für 2019 sind gerade die aktuellen Trends wie Mobility, Robotic Process Automation (RPA) und Künstliche Intelligenz, die die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen vorantreiben und beschleunigen. Insbesondere in Verbindung mit smarten Multifunktionssystemen wie beispielsweise der neuen IM-C-Serie, die wir vor kurzem vorgestellt haben, entfalten diese Technologietrends ein ganz großes Digitalisierungspotential in Unternehmen.

IT-DIRECTOR: Können Sie ein Beispiel für solche Veränderungen nennen?
I. Wittrock:
Ein gutes und vor allem praktisches Beispiel für solche Veränderungen ist eine neue Technologie, mit der wir bei Ricoh die neueste Generation unserer Multifunktionssysteme ausstatten. Wir nennen sie „Always Current Technology“. Sie ermöglicht über das System den direkten Zugriff auf neue Funktionen, Anwendungen und Upgrades. Diese können bei Bedarf heruntergeladen und auf den Systemen installiert werden. Der Funktionsumfang des Systems kann so ohne zusätzlichen Einsatz eines Technikers individuell erweitert werden. Die Ricoh Smart Integration ermöglicht zudem die Verbindung mit wichtigen Cloud-Diensten. Darüber hinaus können sich die Systeme dank KI-basierter Technologie und zahlloser verbauter Sensoren permanent selbst überwachen und optimieren. Sie melden quasi selbstständig und proaktiv, ob und wann es zu einer technischen Beeinträchtigung kommen könnte.

IT-DIRECTOR: Stichwort Nachhaltigkeit: Wie energieeffizient sind aktuelle Output-Modelle?
I. Wittrock:
Tatsächlich haben die aktuellen Systeme der IM-C-Serie von Ricoh sehr niedrige TEC-Werte. Hinter dem Typical Energy Consumption (d. h. typischer Energiebedarf bzw. Stromverbrauch) steckt ein von der Organisation Energy Star eingeführter Wert, um einen vergleichbaren Standard bei der Messung des Stromverbrauchs von Druckern, Kopierern und Scannern zu schaffen. Unsere Features wie beispielsweise der standardmäßige Auto-Aus-Timer, schnelle Rückkehrzeiten oder Bewegungssensoren, die das Panel bei Annäherung aktivieren, tragen zusätzlich dazu bei, die Energieeffizienz der Systeme zu erhöhen.

IT-DIRECTOR: Welchen Stellenwert besitzt „Nachhaltigkeit“ für die Produktentwicklung Ihres Unternehmens sowie entlang des gesamten Produktlebenszyklus`? An welchen Stellen setzen Sie momentan an?
I. Wittrock:
Wenn es um Nachhaltigkeit und Umweltschutz geht, gehört Ricoh zu den Pionieren der Branche. Deshalb ist die Nachhaltigkeit ein wesentlicher Bestandteil des gesamten Produktlebenszyklus von der Entwicklung über die Produktion bis hin zum Vertrieb. Übrigens bieten wir mit den Sustainability-Management-Services ein auf Nachhaltigkeit ausgerichtetes Dienstleistungskonzept an, das Unternehmen helfen soll, insbesondere die Print- und Output-Management-Infrastruktur im Hinblick auf Energieeffizienz und Ressourcenerhalt zu optimieren und so die gesamte CO2-Bilanz zu verbessern.

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