Kommunikation läuft aus dem Ruder

Zu viel Ping-Pong-Kommunikation

Geht die digitale Bürozukunft am Menschen vorbei? Zukunftsforscher Thomas Strobel warnt vor Folgen der „Ping-Pong-Kommunikation“

Thomas Strobel, Fenwis

Zukunftsforscher Thomas Strobel

Büroalltag an fast jedem Büroarbeitsplatz: Über Nacht sind dutzende neue E-Mails eingegangen und von gestern liegen viele noch unbeantwortet im Posteingang – mit verschiedenen Prioritäten und Adressverteilern: An, Cc und Bcc. Eine dringende Anfrage „nervt“ erst per Telefon dann per Skype; über SMS kommt ein Hinweis und auf dem Anrufbeantworter wurden bereits Rückfragen hinterlassen. Die Videokonferenz ist auf elf Uhr vorverlegt; die Projektunterlagen dafür müssen schnell noch eingescannt werden …

Überfordert die digitale Kommunikation mit immer neuer Technik, Software, Apps und der Vielfalt von Informationskanälen ihre Nutzer? Zukunftsforscher Thomas Strobel (www.fenwis.de) stellt sich an die Seite von 18 Mio. Arbeitnehmern und Selbständigen in Deutschland, die an Bildschirmen arbeiten. Der Münchner Experte warnt vor einer Kommunikation, die immer schneller werde und dabei unbemerkt an Qualität verliere. „Das Diktat der Geschwindigkeit verstellt uns den Blick darauf, was gerade dringend und wichtig ist“, betont Strobel in einer aktuellen Untersuchung zur Zukunft der digitalen Büroorganisation.

Knappe Worte, viele Missverständnisse

Sein Rat an Firmenchefs: Moderne Kommunikationsmittel brauchen einen bewussten Einsatz, nur dann bringen sie auf Dauer Erfolg. Andernfalls drohen Missverständnisse und Konflikte. Zu viele verschiedene Medien und Kommunikationskanäle würden den wirkungsvollen und klaren Informationsaustausch erschweren. „Wo zu viele Gedankensprünge durch Kommunikationshektik erzwungen werden, franst im täglichen Arbeiten der rote Faden aus“, so Strobel. Gerade in arbeitsteiligen Prozessen seien Unklarheiten und Fehldeutungen gefährlich. Denn ihre Wirkung potenziert sich in der „zeitversetzten Ping-Pong-Kommunikation“ von E-Mail zu E-Mail, von SMS zu SMS, berichtet Strobel aus der Praxis. Wo wichtige Hinweise aus Körpersprache und Stimme fehlen, würden Interpretationen schnell zu sinkender Qualität führen.

Noch interdisziplinärer und arbeitsteiliger

Drei Haupttrends der Büroarbeit verstärken sich: Zukünftige Innovationen werden noch stärker aus interdisziplinärer Zusammenarbeit heraus entstehen, glaubt Strobel. Dies erfordere die bewusste Öffnung von Unternehmensabläufen nach außen – damit in Zeiten knapper Fachkräfte vorgedacht ist, wie externe Experten in Prozesse/Projekte temporär eingebunden werden können (Stichworte: Open Innovation, Collaboration). Verteilte Arbeit, als zweite Hauptrichtung, wird zur Voraussetzung für kontinuierliche Erwerbstätigkeit mit wachsenden Anteilen an Home Office, Telearbeit und Videokonferenzen weltweit verteilter Expertenteams in unterschiedlichen Zeitzonen, Sprachen und Kulturkreisen. Und der dritte Trend, den Strobel erkennt: Bring Your Own Device (BYOD) und das Motto: „Ich nutze mit Spaß und Erfolg die Geräte und Apps, die ich und meine Freunde gut finden und kennen.“ Dabei verlangen individuelle Arbeitsstile bei den IT-Landschaften in Unternehmen völlig neue Konzepte für Technologie-Integration, offene IT-Architekturen und Datensicherheit.

Bei der Anschaffung neuer IT-Technik wird jedoch oft nach ROI-Kennzahlen (Return on Investment) entschieden, anstatt den Nutzer in den Vordergrund zu stellen, betont der Zukunftsforscher. Damit öffnet sich eine Schere zwischen Geschwindigkeit und Nutzerfreundlichkeit. Denn Tools, die nicht akzeptiert werden, erreichen den geplanten ROI nicht und werden in der Praxis umgangen. So entsteht in Belegschaften ein Spannungsfeld unterschiedlichster Kommunikationsstile, die tendenziell Motivation und Arbeitsqualität hemmen, so Strobel. Vor diesem Hintergrund lautet das Fazit der Studie: Vorausschauende Unternehmen entwickeln eine Wissensstrategie für Maßnahmen, die die Kommunikationsgeschwindigkeit steigern, den Austausch zwischen Menschen fördern und Abläufe dauerhaft „menschentauglich“ gestalten.

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