Verzicht auf Papierversand

ZUGFeRD-Verfahren: Gute Durchsetzungschancen

Interview mit Marcus Hartmann, Mitglied im Vorstand des VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., zum Thema „ZUGFeRD“

Marcus Hartmann, VOI

„Das Format hat aufgrund seiner internationalen Normierung gute Chancen, sich als das Austauschformat für elektronische Rechnungen durchzusetzen“, ist sich Marcus Hartmann, Mitglied im Vorstand des VOI, sicher.

IT-DIRECTOR: Herr Hartmann, inwieweit ist das Thema „ZUGFeRD“ bereits bei den Großunternehmen angekommen? Inwiefern nutzen sie diesen Standard für elektronische Rechnungen?
M. Hartmann:
Das Thema hat bereits eine große Aufmerksamkeit erlangt und wird mehrheitlich wohlwollend von Experten aus der kaufmännischen Verwaltung und IT/Organisation aufgenommen und beobachtet. Einige Unternehmen, die sogenannten Early Adopters, haben auch bereits erste Pilotprojekte realisiert. Dabei liegt der Fokus vor allem auf den ausgehenden Rechnungen, da dort direkt Einsparungen vorgenommen werden können.

IT-DIRECTOR: Welche Möglichkeiten bringt der Standard generell sowohl für die Sender- als auch Empfängerseite mit sich?
M. Hartmann:
Vor allem ist es der Rechnungsaustausch, der nun papierlos und ohne Medienbruch erfolgen kann. Der Rechnungsversender kann auf Ausdruck sowie Papierversand seiner Rechnungen verzichten und der Empfänger auf die Digitalisierung sowie manuelle Erfassung. Darüber hinaus kann die Rechnungsprüfung automatisiert werden, vorausgesetzt es sind entsprechende Systeme vorhanden. Schließlich erübrigt sich die Archivierung der Rechnungen auf Papier.

IT-DIRECTOR: Wie funktioniert ZUGFeRD? Und warum bietet sich hier PDF/A-3 als Austauschformat an?
M. Hartmann:
ZUGFeRD ist ein sog. hybrides Format, d.h. die Rechnung liegt immer in zwei technischen Versionen vor: zum einen als ein für das menschliche Auge lesbarer PDF-Beleg (Bild) und zum anderen in einer im Wesentlichen maschinenlesbaren Form als XML-Datei. Dabei wird die XML-Datei als Attachment in das zugehörige PDF/A-Dokument eingebettet. Dem Rechnungsempfänger bleibt es überlassen, ob er seine Rechnungsbearbeitung manuell bzw. halbautomatisch auf Basis des PDF-Beleges oder automatisiert auf Basis der XML-Datei organisiert. PDF bietet sich mit seinen grundlegenden Eigenschaften als portables Dokumentenformat in Verbindung mit seiner starken Verbreitung bei den Anwendern optimal als Transportcontainer – bildlich gesehen als Kuvert – der Rechnungsinformationen an. PDA/A-3 liefert als standardisiertes Format darüber hinaus grundlegende technische Voraussetzungen für eine rechtssichere Langzeitarchivierung. Die „Kuvertfunktion“ des PDF-Containers macht den Rechnungsaustausch daher anwenderfreundlich.

IT-DIRECTOR: Für welche Branchen ist ZUGFeRD besonders relevant und warum?
M. Hartmann:
ZUGFeRD ist vom Grundsatz her branchenunabhängig angelegt, richtet sich aber explizit vor allem an kleine und mittlere gewerbliche Rechnungsempfänger (Mittelstand), die keine komplexen EDI-Infrastrukturen aufbauen können und wollen. Auf der Seite der Rechnungsversender ist davon auszugehen, dass vor allem Unternehmen mit genau diesen Kundengruppen auf ZUGFeRD setzen werde; also vor allem Hersteller mit indirektem Vertriebsweg wie Händlerorganisationen, Online- und Versandhändler mit einem signifikanten Anteil gewerblicher Kunden sowie Dienstleister mit einer großen Anzahl kleiner und mittlerer Rechnungsempfänger, z.B. aus den Bereichen Telekommunikation, Logistik und Versorger. Auch im öffentlichen Sektor erfreut sich das Format einer recht hohen Aufmerksamkeit.

IT-DIRECTOR: Mit welchem zeit- und kostentechnischen Aufwand müssen die Anwender bei Einführung des Standards in ihrem Unternehmen rechnen?
M. Hartmann:
Das ist insbesondere abhängig von der Integrationsfähigkeit der Software aus den Segmenten ERP, ECM, Fibu etc. Es ist davon auszugehen, dass die wichtigsten dieser Anbieter das ZUGFeRD-Format in den nächsten 12 bis 24 Monaten in ihre Softwarelösungen implementiert haben werden. Ist dies der Fall, entsteht der Einführungsaufwand bei den Anwenderunternehmen lediglich vor allem auf der organisatorischen Seite. Dieser hängt natürlich vom Einzelfall ab.

IT-DIRECTOR: Wie gestaltet sich bspw. die Integration in das bestehende Dokumenten-Management-System (DMS)? Welche weiteren Herausforderungen sind zu bewältigen?
M. Hartmann:
Die meisten DMS-Systeme verfügen heute über Importschnittstellen für E-Mails und Dateien (Batchverarbeitung/Cold). Sollen die Vorteile der automatisierten Verarbeitung mittels der ZUGFeRD-XML genutzt werden, müssen die Anbieter bzw. Anwender von DMS-Lösungen im Prinzip dafür sorgen, dass die ZUGFeRD-Rechnungsinformationen auf das entsprechende Datenmodell ihrer Rechnungsbearbeitungsanwendung „gemappt“ werden. Die PDF-Dateien der ZUGFeRD-Datei werden im Allgemeinen genau wie eingescannte Rechnungen verarbeitet. Für die DMS-Hersteller empfiehlt es sich, ihren Anwendern eine verknüpfte, hier wieder hybride, Verarbeitung der ZUGFeRD-Rechnungen zur Verfügung zu stellen – also Anzeige des Bildes mit Verlinkung der zugehörigen ZUGFeRD-Rechnungsdaten im Workflow.

IT-DIRECTOR: Inwiefern ist ZUGFeRD auch international einsetzbar?
M. Hartmann:
Aufgrund der Tatsache, dass ZUGFeRD auf dem internationalen Modell – dem semantischen Datenmodell Core Cross Industry Invoice des internationalen Normungsgremiums (UN/CEFACT) – sowie den darauf aufbauenden Durchführungsleitlinien „Message User Guidelines“ (MUG) des CEN basiert, ist es auch international nutzbar. Darüber hinaus spricht für eine internationale Etablierung des Datenmodells auch eine Vorgabe der EU-Kommission, wonach die elektronische Rechnung bis zum Jahr 2020 zur vorherrschenden Fakturierungsmethode entwickelt werden soll. Im „Europäischen Multi-Stakeholder-Forum zur elektronischen Rechnung“, das die EU-Kommission bei der Masseneinführung der elektronischen Rechnungsstellung auf nationaler und EU-Ebene unterstützt, sind Mitglieder des FeRD vertreten.

IT-DIRECTOR: Wie rechts- und zukunftssicher ist der Standard? Kann es passieren, dass in drei Jahren ein neuer Standard verabschiedet wird und alle heutigen Investitionen in ZUGFeRD plötzlich obsolet sind?
M. Hartmann:
Das Format hat aufgrund seiner internationalen Normierung gute Chancen, sich als das Austauschformat für elektronische Rechnungen durchzusetzen. Wie bei allen Formatstandards steht und fällt der Erfolg natürlich mit seiner Anwendung. Wenn aber insbesondere die Hersteller aus den Segmenten ERP, ECM und Fibu das Datenmodell in ihre Produkte implementieren, kann aus der Initiative des FeRD eine nachhaltige Erfolgsstory werden.

IT-DIRECTOR: Welche Auswirkungen hat das Format etwa auf EDI? Zahlreiche Großunternehmen nutzen ja bereits EDI, um ihre Eingangsrechnungen zu verarbeiten...
M. Hartmann:
Gemeint ist sicherlich der EDI-Nachrichtenstandard „UN/EDIFACT“ und dort speziell der Nachrichtentyp „INVOIC“. Der Rechnungsaustausch via ZUGFeRD ist ja ebenfalls ein EDI-Verfahren. Hier ist davon auszugehen, dass gerade bei den bisherigen Anwendern bzw. Betreibern einer entsprechenden EDI-Infrastruktur eine Ko-Existenz von EDIFACT- und ZUGFeRD-Rechnung bestehen bleiben wird. EDIFACT-Rechnungen werden vor allem von größeren Rechnungsempfängern gewünscht, wohingegen sich die ZUGFeRD-Rechnung eher an kleinere und mittlere Empfänger richtet. Der Nachrichtenstandard EDIFACT im Allgemeinen ist in den nächsten Jahren alleine schon deswegen nicht aus den heutigen Anwenderunternehmen zu verdrängen, weil vor allem Nachrichtentypen wie DESADV (Lieferavis), ORDERS (Bestellung), PRICAT (Preisliste/Katalog) oder REMADV (Zahlungsavis) noch stärker im Einsatz sind als INVOIC.

IT-DIRECTOR: Wo liegen die Gemeinsamkeiten und Unterschiede von ZUGFeRD und EDI?
M. Hartmann:
Das ZUGFeRD-XML basiert ebenfalls auf einem UN-Nachrichtenstandard für EDI, nämlich der Cross Industry Invoice. Bei beiden Formaten handelt es sich somit um ein strukturiertes Format (strukturiert in dem Sinn, dass definierte Bezeichner bestimmte Werte annehmen können). Der eigentliche Unterschied liegt in der technischen Umsetzung: ZUGFeRD nutzt XML als Kommunikationsprotokoll, bei EDIFACT INVOIC handelt es sich um ein für den Nicht-EDIFACT-Experten kaum verständliches Textformat. Eine Verknüpfung mit einem für den Menschen lesbaren PDF-Derivat ist bei EDIFACT nicht vorgesehen und lässt sich nur durch individuelle Vereinbarungen zwischen EDI-Partnern umsetzen.

IT-DIRECTOR: Wie schätzen Sie die zukünftige Durchdringung von ZUGFeRD auf dem Markt ein?
M. Hartmann:
Die strategischen Voraussetzungen für eine Durchdringung von etwa 40 bis 50 Prozent aller elektronisch versandten Rechnungen im Jahr 2020 sind gelegt. Im FeRD arbeiten aktuell über 20 Spitzenverbände der deutschen Wirtschaft, alle relevanten Bundesministerien inkl. Bundeskanzleramt sowie für das Thema wichtige Player wie die GS1 Germany und Datev am Thema „ZUGFeRD“. Nichtsdestotrotz steht und fällt der Erfolg mit der vorhergenannten Integrationsfreudigkeit der Softwarehersteller.

©2021Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok