Neuer Rechnungsstandard

ZUGFeRD-Verfahren hebt Niveau

Interview mit Georg Bögerl, in der Programmentwicklung der Datev eG u.a. für die Umsetzung des ZUGFeRD-Standards zuständig

Georg Bögerl, Datev

„Das Datenmodell ist keine Neuerfindung, sondern eine Anpassung und Fokussierung international bereits etablierter Rechnungsstandards auf branchenübergreifende Anforderungen“, betont Georg Bögerl, in der Programmentwicklung der Datev eG u.a. für die Umsetzung des ZUGFeRD-Standards zuständig.

IT-DIRECTOR: Herr Bögerl, inwieweit ist das Thema „ZUGFeRD“ bereits bei den Großunternehmen angekommen? Inwiefern nutzen sie dieses Datenmodell?
G. Bögerl:
Bei der Erarbeitung des Standards haben auch Interessenvertreter von Großunternehmen mitgearbeitet. Besonders zu nennen ist hier der Verband der Automobilindustrie als auch die Metro. Storck – ein internationaler Hersteller von Süßwaren – ist eines der ersten Unternehmen, das den Standard aktiv in der Beziehung zu seinen Lieferanten nutzen wird. Einen Erfahrungsbericht zur Nutzung stellt die Firma Storck z.B. auf der FeRD-Roadshow „eRechnung mit ZUGFeRD“ vor.

IT-DIRECTOR: Welche Möglichkeiten bringt das Datenmodell generell sowohl für die Sender- als auch Empfängerseite mit sich?
G. Bögerl:
Durch das ZUGFeRD-Format wird es noch lohnender, Rechnungen elektronisch zu versenden und zu empfangen. Werden elektronische Rechnungen nur als einfache PDF-Datei verschickt, profitiert der Rechnungsversender vom elektronischen Versand zu Lasten des Rechnungsempfängers, der sich dadurch kaum Vorteile erschließen kann. Mit ZUGFeRD lassen sich auch Rechnungseingangsprozesse optimieren. Mit wenigen Klicks können auf Basis von ZUGFeRD Buchungen ausgeführt und Zahlungen ausgelöst werden. Für mittelständische Unternehmen hat das auch den Vorteil, dass die Kontrolle und das Management der eigenen Zahlungsein- und -ausgänge vereinfacht werden. Damit können offene Posten besser gemanagt und somit die Liquidität des Unternehmens verbessert werden. Damit trägt ZUGFeRD zur Akzeptanz und zur weiteren Verbreitung der elektronischen Rechnung bei.

IT-DIRECTOR: Wie funktioniert ZUGFeRD? Und warum bietet sich hier PDF/A-3 als Austauschformat an?
G. Bögerl:
Der neue Standard ist branchenübergreifend und konzentriert sich auf den Kern relevanter Rechnungsbestandteile. Dadurch wird er in vielen, vor allem auch in kleinen und mittleren Unternehmen einsetzbar. Diese Daten sind als XML-Daten in dem PDF-Bild hinterlegt und können so von der Software für das Rechnungswesen automatisch ausgelesen und zugeordnet werden. Die Belege lassen sich dadurch fast automatisch verbuchen. Das PDF/A-3 bietet sich aus verschiedenen Gründen an: Da es sich dabei um eine Variation des bekannten PDF-Formats handelt, können alle Systeme damit arbeiten, egal ob sie den Vorteil der XML-Daten nutzen oder nicht. Zudem ermöglicht es eine sichere Langzeitarchivierung.

IT-DIRECTOR: Für welche Branchen ist ZUGFeRD besonders relevant und warum?
G. Bögerl:
ZUGFeRD ist branchenübergreifend definiert, da nur so eine breite Akzeptanz des Formats erreicht werden kann. Gerade die Kleinst- und Kleinunternehmern bieten ihre Produkte und Dienstleistungen branchenübergreifend an. Als Beispiel sei hier der viel zitierte „Malermeister Klecks“ genannt, der sowohl für die Metzgerei um die Ecke als auch für den örtlichen Großkonzern arbeitet. Gleichwohl erlaubt der Standard branchentypische Erweiterungen. Mit zunehmender Verbreitung werden sich diese Branchenstandards ausprägen, ohne dabei – und das ist das Neue im Vergleich zu bestehenden Branchenstandards – die allgemeine branchenübergreifende Verarbeitbarkeit einzuschränken.

IT-DIRECTOR: Mit welchem zeit- und kostentechnischen Aufwand müssen die Anwender bei Einführung des neuen Standards in ihrem Unternehmen rechnen?
G. Bögerl:
Zu berücksichtigen ist zunächst der allgemeine Aufwand zur Umstellung des Rechnungseingangs und -ausgangs auf digitale Prozesse. Ist dies in den Unternehmen schon erfolgt (z.B. weil bereits elektronische Rechnungen per PDF versandt oder empfangen werden), so kann die Umstellung auf ZUGFeRD aufwandsarm realisiert werden. Auf der Cebit 2013 haben sich eine Reihe von Standard-Software-Herstellern (u.a. auch die Datev) bereit erklärt, den Standard in ihren Produkten zu unterstützen. Mit den nächsten Releases dieser Standardsoftware können die Kunden dieser Hersteller die Vorteile von ZUGFeRD nutzen, ohne dafür extra investieren zu müssen. Auf der Cebit wurden weiterhin erste prototypische Umsetzung vorgestellt, mit der bestehende Standardsoftware ZUGFeRD-fähig gemacht wurde. Der Implementierungsaufwand bei den Kunden hat sich laut Aussage der Anbieter auf wenige Tage beschränkt.

IT-DIRECTOR: Wie gestaltet sich bspw. die Integration in das bestehende Dokumenten-Management-System (DMS)? Welche weiteren Herausforderungen sind zu bewältigen?
G. Bögerl:
Die Integration in die bestehenden Dokumenten-Management-Systeme von Datev ist von der Sache her nicht aufwändig und für die nächsten Releases der jeweiligen Softwarepakete bereits eingeplant. Aus unserer Sicht besonders wichtig ist dabei, dass der Anwender unabhängig vom Rechnungseingangsformat (gescannte Papier-, PDF-, ZUGFeRD-Rechnung) einen einheitlichen Prozess leben kann. Die besondere Herausforderung ist dabei, die mit ZUGFeRD verfügbaren Daten an die über das Dokumenten-Management-System hinausgehenden Programme weiter zu geben. Hier müssen in der Folgeverarbeitung weitere Schnittstellen angepasst werden, um die mit ZUGFeRD verbundenen Potentiale tatsächlich zu heben.

IT-DIRECTOR: Inwiefern ist ZUGFeRD auch international einsetzbar?
G. Bögerl:
Derzeit wird die Verbreitung von ZUGFeRD vor allem im deutschsprachigen Raum forciert, kann aber auch von Unternehmen außerhalb des deutschsprachigen Raumes eingesetzt werden. Das Format basiert auf den durch das europäische Standardisierungsgremium CEN entwickelten Standards Cross Industry Invoice (CII) und Message User Guides (MUG). Damit ist der Grundstein für die Etablierung von ZUGFeRD als einheitliches europäisches Format gegeben. Im europäischen Gremium für elektronische Rechnung, dem European Multi Stakeholder Forum on Electronic Invoicing, wird derzeit an einer Empfehlung eines europaweiten Ansatzes gearbeitet. Das European Multi Stakeholder Forum on Electronic Invoicing berichtet direkt an die EU-Kommission. Durch die direkte Mitwirkung des Forums elektronische Rechnung (FeRD) im europäischen Multi Stakeholder Forum werden die Interessen von ZUGFeRD dort vertreten.

IT-DIRECTOR: Wie rechts- und zukunftssicher ist das Datenmodell? Kann es passieren, dass in drei Jahren ein neuer Standard verabschiedet wird und alle heutigen Investitionen in ZUGFeRD plötzlich obsolet sind?
G. Bögerl:
Das Datenmodell ist keine Neuerfindung, sondern eine Anpassung und Fokussierung international bereits etablierter Rechnungsstandards auf branchenübergreifende Anforderungen, die auch die kleinen und mittleren Unternehmen befähigt, in den elektronischen Rechnungsdatenaustausch einzusteigen. Sicher wird sich der Standard im Laufe der Zeit weiterentwickeln, aber nicht obsolet werden. Letzterem steht auch die breite Unterstützung entgegen, die ZUGFeRD heute schon erfährt: Der Standard wurde von maßgeblichen Verbänden und der öffentlichen Verwaltung entwickelt und wird von diesen unterstützt. Erste Unternehmen haben in kürzester Zeit ihre Rechnungsprozesse auf ZUGFeRD umgestellt. Weiterhin soll ZUGFeRD als DIN-Standard etabliert werden.

IT-DIRECTOR: Welche Auswirkungen hat das Format etwa auf EDI? Zahlreiche Großunternehmen nutzen ja bereits EDI, um ihre Eingangsrechnungen zu verarbeiten...
G. Bögerl:
Mit ZUGFeRD ist es möglich, Rechnungsprozesse zu digitalisieren und Geschäftspartner zu integrieren, die bisher noch papierbasiert abgewickelt werden. Auch bietet ZUGFeRD die Chance, die für den Rechnungssteller aufwendige manuelle Erfassung per WebEDI abzulösen. Bestehende und etablierte elektronische Rechnungsprozesse stellt ZUGFeRD nicht in Frage. Insbesondere im hochvolumigen Rechnungsdatenaustausch zwischen dedizierten Geschäftspartnern ist „EDIFACT“ Stand heute immer noch die präferierte Alternative.

IT-DIRECTOR: Wo liegen die Gemeinsamkeiten und Unterschiede von ZUGFeRD und EDI?
G. Bögerl:
ZUGFeRD macht sich die jahrzehntelange Erfahrung rund um EDIFACT zu Nutze und verwendet neue technische Ausdrucksmöglichkeiten (insbesondere PDF und XML), um neue Zielgruppen für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch zu erschließen. Weiterhin wurde bei ZUGFeRD besonders darauf geachtet, dass es einen stabilen Kern gibt, der brancheübergreifend verarbeitet werden kann, jedoch branchenspezifische Erweiterung erlaubt.

IT-DIRECTOR: Wie schätzen Sie die zukünftige Durchdringung von ZUGFeRD auf dem Markt ein?
G. Bögerl:
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland strebt an, den Standard in eine DIN-Normierung zu überführen. Damit erhalten Unternehmen, Kanzleien, Behörden, Institutionen und Softwarehersteller eine Investitionssicherheit, die die flächendeckende Verbreitung von ZUGFeRD unterstützen würde. Der elektronische Austausch von Rechnungen in Deutschland könnte so auf ein neues, effizienteres Niveau gehoben werden.

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