Deutsche Rentenversicherung konsolidiert Archive

Zugriff auf über eine Milliarde Dokumente in nur zwei Sekunden

Die Rentenversicherungsträger setzen im Rahmen des Projekts „Optimierung der Geschäftsprozesse“ auf das papierlose Büro und implementieren eine digitale Aktenverwaltung.

Auslöser für das Projekt war 2003 der Umzug am Standort Köln.

Die Nord Ost West Informationstechnik GmbH (NOW IT GmbH) ist eine Gründung der Rentenversicherungen Deutsche Rentenversicherung Braunschweig-Hannover, Mitteldeutschland, Nord, Rheinland und Westfalen und übernimmt als Dienstleister den IT-Service für ihre Träger. Diese fünf Rentenversicherungsmandanten betreuen gemeinsam etwa 25 Millionen Versicherte; 17.000 Benutzer arbeiten hierfür derzeit mit rund einer Milliarde Dokumenten.

Die Verwaltung dieser Dokumente stellt für Mitarbeiter und Technik eine enorme Herausforderung dar: Unabhängig vom Archivvolumen müssen Anfragen von Versicherten zeitnah bearbeitet und informiert beantwortet werden. Zu diesem Zweck setzen die Rentenversicherungsträger im Rahmen des Projekts „Optimierung der Geschäftsprozesse“ auf das papierlose Büro, implementieren eine digitale Aktenverwaltung und gewährleisten dank einer neuen Lösung schnelle Zugriffszeiten sowie einen wirtschaftlich effizienten Betrieb.

Rentenversicherungen sparen Arbeitszeit und Baukosten

„Der eigentliche Auslöser für das Projekt ergab sich bereits 2003. Im damaligen Archivgebäude der Landesversicherungsanstalt (LVA) Rheinprovinz (heute: Deutsche Rentenversicherung Rheinland) war ein hoher Sanierungsbedarf festgestellt worden“, erinnert sich Hans-Jürgen Böndgen, Leiter des Kompetenz-Centers Elektronische Dokumentenverwaltung bei NOW IT. „Die LVA Rheinprovinz kündigte daraufhin den Mietvertrag und musste das Gebäude innerhalb eines Jahres räumen.“ Damit die ca. 130 Millionen Dokumente nicht umziehen mussten, beschloss die LVA Rheinprovinz, alle dort gelagerten Versichertenakten zu digitalisieren. „Die wichtigste Anforderung an die infrage kommenden Lösungen war daher die Performanz, also die Fähigkeit, jedes beliebige Dokument aus dem derart großen Dokumentenvolumen binnen 2 Sekunden auf dem Bildschirm anzeigen zu können“, berichtet Hans-Jürgen Böndgen weiter. „Daher fiel unsere Wahl auf OpenText.“

Die neue Lösung konnte die Herausforderung zuverlässig meistern: Noch vor dem Ende des Mietsvertrags lagen alle Akten elektronisch vor. Durch die Arbeit mit den digitalen Dokumenten wurden in der Folge zudem über fünfzig Vollzeitstellen in der Archivverwaltung für andere Aufgaben verfügbar, da angeforderte Dokumente nicht mehr manuell aus dem Archiv geholt und zugestellt werden mussten. Im Mai 2015 schloss auch die Deutsche Rentenversicherung Braunschweig-Hannover ihren Umzug in ein neues Gebäude ab. In diesem Fall konnten bereits bei der Planung des Neubaus Kosten gespart werden: Denn dort wird kein Stauraum für die Papierdokumente mehr benötigt – im alten Standort lagerten Dokumente auf einer Länge von rund einem Kilometer.

Ein standardisiertes IT-System für alle verringert Upgrade-Kosten

Den eigentlichen Kern der Lösung bildet eine zentrale Schnittstelle, der so genannte „Postkorb- und Recherche-Client“ (PUR), dessen Einsatz aufgrund seiner erfolgreichen Verwendung im Rheinland sukzessive auf andere Mandaten ausgeweitet wurde. Der PUR-Client arbeitet in Kombination mit der OpenText-Lösung für die Massenverarbeitung von Dokumenten, in der die relevanten Prozesse hinterlegt sind, sowie dem darunterliegenden Archivserver. Vor Einführung der neuen Lösung hatten die einzelnen Mandanten teilweise eigene Systeme für die Arbeit mit digitalen Akten im Einsatz. Hier bestand die Wahl, entweder ein Upgrade bisher genutzter Systeme durchzuführen oder ebenfalls zu migrieren. „Wir entschieden uns für Letzteres, da unser Ziel in einer einheitlichen Lösung über alle Mandanten hinweg bestand. Gerade für den Postkorb bildet ein standardisiertes IT-System die Voraussetzung“, erklärt Hans-Jürgen Böndgen. „Zudem war der Umstieg um über 40 Prozent günstiger als das Upgrade.“ Verwenden alle Versicherungsträger ein konsolidiertes System, gestalten sich zudem Administration und Support einfacher, da alle Mandanten die gleichen Strukturen und Konfigurationen besitzen – denn in der IT muss das Know-how zu lediglich einer einzigen Lösung vorhanden sein.

Zwei Sekunden statt zwei Wochen: Schneller Zugriff auf über eine Milliarde Dokumente

Zunächst war die Lösung bei den vier Rentenversicherungen Braunschweig-Hannover, Nord, Rheinland und Westfalen im Einsatz. Der Rollout und Produktionsstart für den fünften Mandanten Mitteldeutschland wurde im Juni 2015 abgeschlossen. „Aktuell rechnen wir bis zum Jahresende mit einem Dokumentenvolumen von weit mehr als einer Milliarde, sobald Mitteldeutschland vollständig integriert ist“, erklärt Hans-Jürgen Böndgen. „Nunmehr greifen etwa 17.000 Nutzer auf das System zu.“ Eine Herausforderung ist dies vor allem vor dem Hintergrund der Vorgabe, dass jeder Dokumentenzugriff weiterhin innerhalb von zwei Sekunden erfolgen muss. Dies ist nur möglich, indem das gesamte Informationsvolumen in einem schnellen, Cache-ähnlichen Speicher bereitsteht – und dabei handelt es sich immerhin um ein Datenvolumen von 50 Terabyte. „Dass unsere neue Lösung dieses enorme Dokumentenvolumen zuverlässig stemmen kann, ist für uns der Beweis, dass wir uns für die richtige entschieden haben.“ Die verkürzte Aktenlaufzeit bringt eine Effizienzsteigerung mit sich. Vor der Einführung der digitalen Akten konnte es durchaus mehrere Tage dauern, bis die angeforderten Dokumente beim entsprechenden Mitarbeiter waren. Schnelle Antworten aus der Akte auf Anfragen der Versicherten waren damit nur schwer möglich. Dank der digitalen Akten können die Sachbearbeiter nun jedoch während eines Telefongesprächs eine Akte öffnen und den Versicherten unmittelbar Rückmeldung geben.

eGovernment-Gesetz: Jetzt mit Infrastruktur für Automatisierung

Digitale Vorgangsbearbeitung ist für die fünf abgeschlossenen Rentenversicherungsträger ein zentraler Baustein für die im eGovernment-Gesetz geforderte Digitalisierung von Geschäftsvorfällen. Die OpenText-Infrastruktur bildet beispielsweise die Voraussetzung für weitere Szenarien wie die sichere E-Mail-Archivierung. Bereits Mitte des letzten Jahres erfolgte bei den Mandaten Westfalen und Rheinland die Erweiterung der Lösung um einen elektronischen Postkorb. Im vierten Quartal dieses Jahres wird die Postkorblösung auch bei den Mandanten Braunschweig-Hannover und Hamburg produktiv geschaltet. Das neue System übernimmt dann den Lebenszyklus und die Archivierung der Dokumente. „Auch diese Funktionserweiterung der Systemlandschaft konnte ohne Schwierigkeiten mit der bestehenden Lösung umgesetzt werden“, äußert sich Hans-Jürgen Böndgen gelassen. „Sowohl technisch als auch betriebswirtschaftlich sind wir damit für die kommenden Herausforderungen gerüstet.“

Bildquelle: DRV

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