Erfolgreiche Teamarbeit

4 Tipps für erfolgreiche Collaboration

Es gibt zahlreiche Software-Lösungen, die Collaboration im Unternehmen unterstützen. Die Einführung einer solchen Lösung allein genügt aber nicht. Damit sie gelingt, sollten die Verantwortlichen folgende Schritte berücksichtigen.

 Die projekt- und standortübergreifende Zusammenarbeit mehrerer Personen, Teams oder Abteilungen spielt für mittelständische Unternehmen eine zunehmend wichtige Rolle. Zum einen, weil heute das Internet und mobile Endgeräte das Arbeiten von jedem Ort aus ermöglichen und Teams immer häufiger räumlich voneinander getrennt arbeiten. Zum anderen ist ein effizienter Know-how-Transfer innerhalb eines Unternehmens entscheidend, um in einer komplexen und vernetzten Arbeitswelt erfolgreich zu agieren.

Inzwischen gibt es zahlreiche Software-Lösungen, die Collaboration unterstützen. „Die Einführung einer solchen Lösung allein genügt aber nicht. Entscheidend ist, dass die Mitarbeiter die Collaboration-Software als nützlich empfinden und sie aktiv in ihre Arbeitsprozesse integrieren“, betont Dr. Joachim Weiß, Consultant bei der Diva-e Digital Value Enterprise GmbH. Damit dies gelingt, sollten die Verantwortlichen folgende Schritte berücksichtigen:

1. Bei Mitarbeitern ein Bewusstsein für den Wert ihres Wissens/ihrer Arbeit schaffen

Erstaunlich häufig ist Mitarbeitern gar nicht klar, dass sie über wertvolles Spezialwissen verfügen. Wer in seinem Bereich eine Aufgabe bearbeitet, auf eine Herausforderung stößt und diese löst, hat oft das Gefühl „ich habe ja nur meine Arbeit gemacht“. Meist wird in diesem Moment nicht daran gedacht, dass früher oder später ein Kollege vor einer ähnlichen Herausforderung stehen und dann von dem bereits im Unternehmen vorhandenen Wissen profitieren könnte.

Daher sollte man die Mitarbeiter immer wieder dazu ermutigen, in solchen Situationen einen Eintrag ins Unternehmens-Wiki, -Forum o.ä. zu machen. Hierbei muss es sich nicht um umfassende, detaillierte Dokumentationen handeln. Vielmehr ist ein kurzer Blogbeitrag oder auch nur eine sinnvoll verschlagwortete Notiz völlig ausreichend – bei Bedarf kann ein ratsuchender Kollege den Verfasser dann persönlich kontaktieren.

2. Stichwort Technik: Hoher Bedienkomfort, niedrige Zugriffsschwellen

Sollen Mitarbeiter die Collaboration-Software gerne und häufig benutzen? Dann sollte man ihnen keine (technischen) Steine in den Weg legen. Die Verantwortlichen sollten möglichst umfassende Zugriffs- und Editierrechte sicherstellen sowie einfache Interaktionsmöglichkeiten wie „Likes“ und Kommentarfunktionen anbieten. Je intuitiver der Umgang mit der Software, desto eher wird sie auch von allen Mitarbeitern genutzt. Fast jeder nutzt heute privat soziale Netzwerke, Wikipedia, Chats und Foren – daher sollte bei der Auswahl einer Enterprise-Collaboration-Software geprüft werden, ob deren Usability vergleichbar gut ist.

3. Start eines Pilotprojekts

Für wen kann eine Collaboration-Lösung im Unternehmen schnellen Nutzen bringen? Gibt es eine Gruppe/ein Team, das in puncto Zusammenarbeit besondere Anforderungen besitzt? Hier sollte man freiwillige Early Adopters suchen, mit denen man ein Pilotprojekt durchführen, Feedback sammeln und ggf. erste Optimierungen vornehmen kann. Idealerweise können diese Erstnutzer später auch als „Projektpaten“ auftreten, Schulungen für Kollegen durchführen und die interne Weiterentwicklung der Collaboration-Software vorantreiben.

4. Integrieren und personalisieren

Bei der Einführung einer Collaboration-Software sollte darauf geachtet werden, dass gewünschte und bereits vorhandene Tools zu integrieren – am besten auf einer zentralen Plattform. Idealerweise ermöglicht diese jedem Nutzer die individuelle Anpassung einer personalisierten Startseite, von welcher aus der Mitarbeiter Zugriff auf alle für ihn wichtigen Funktionen und Inhalte hat.

Bildquelle: Thinkstock / iStock

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