Collaboration Hubs im Trend

5 Tipps für eine effektivere Zusammenarbeit

In der neuen Arbeitswelt sollen Mitarbeiter schneller, effektiver und vernetzter arbeiten – mit folgenden 5 Tipps und den passenden Collaboration-Tools klappt das tatsächlich.

Moderne Collaboration-Tools

Collaboration-Tools können die Organisation sowohl von einzelnen Mitarbeitern als auch von Teams verbessern.

Mögliche Unterstützung, um bei dem immer schneller werdenden Arbeitstempo am Ball zu bleiben, bieten sogenannte Collaboration Hubs. Dahinter stecken Büro-Tools, die mehr Transparenz, Effizienz und Leistung versprechen. Aber halten sie dieses Versprechen auch oder verstärken sie den täglichen Information-Overload eher noch? Johann Butting, Head of EMEA bei Slack, glaubt: Wer einige Tipps und Tricks beachtet, für den können Collaboration Hubs eine Arbeitsbelastung bedeuten.

  1. Filtern, was wichtig ist: Um im Informationsdschungel nicht die Orientierung zu verlieren, eignen sich sogenannte „Channels“. Sie bündeln die Kommunikation zu einem bestimmten Thema und erreichen damit genau die Personen, die an dem entsprechenden Projekt arbeiten. So können in einem #KI-Channel beispielsweise die neuesten Entwicklungen Künstlicher Intelligenz und deren Nutzung für das eigene Unternehmen oder Produkt besprochen werden. Und das sogar team- oder unternehmensübergreifend. Das Besondere dabei: Nicht jede Nachricht ist für jeden Mitarbeiter von gleicher Bedeutung. Um weder wichtige Meldungen zu verpassen, noch von der täglichen Nachrichtenflut überrollt zu werden, empfiehlt es sich, beispielsweise persönliche Keywords zu definieren, die auf wichtige Posts hinweisen.

  2. Gesucht, gefunden: Egal ob es die Teilnehmerliste einer Konferenz aus dem letzten Jahr ist, die aktuelle Budgetübersicht oder die neueste Version der Produktbroschüre – tagtäglich verschwendet man mit der Suche nach Informationen wertvolle Zeit. Dabei sind Collaboration Hubs nicht nur praktische Tools für Instant Messaging und Gruppenunterhaltungen, sondern können zu einem wertvollen Werkzeug in der Wissensgesellschaft werden: einem intelligenten Know-how-Archiv. Sie speichern alle Informationen, Unterhaltungen, Links, Dokumente und Bilder und verknüpfen diese miteinander. Doch die besten Informationen helfen wenig, wenn sie nicht gefunden werden. Deshalb ist eine passgenaue Suchfunktion das A und O: Filtermöglichkeiten nach Absendern und Channels, nach Zeitstempeln und Keywords stellen sicher, dass uns die gesuchte Nachricht, der Link oder das Dokument binnen Sekunden zur Verfügung steht.

  3. Alles Wichtige auf dem Schirm: Collaboration Hubs können beim persönlichen Zeit- und Aufgabenmanagement helfen. Viele Collaboration-Anwendungen bieten Integrationen zu gängigen Büro-Apps: von Google Drive oder Dropbox über Projektmanagement-Tools wie Trello bis hin zu Anwendungen wie Hubspot, Salesforce oder Github für IT, Sales und Marketing. Wer beispielsweise eine neue Aufgabe in Trello anlegen möchte, muss nicht von einer Anwendung in die nächste wechseln, sondern kann dies zentral, aus dem Collaboration Hub heraus, tun. Auch Änderungen, Erinnerungen, neue Helpdesk-Tickets oder relevante Kennzahlen für das Marketing können direkt aus der entsprechenden Software in der Collaboration-Anwendung dargestellt, kommentiert und geteilt werden – und ist so auch für alle am Projekt beteiligten Personen transparent.

  4. Bitte nicht stören: Der Abgabetermin eines Projektes steht kurz bevor, eine wichtige Präsentation muss noch fertig werden oder man benötigt einfach nur mal eine halbe Stunde, um konzentriert arbeiten zu können? Am liebsten würde man einfach den Chef und die Kollegen lautlos stellen. Viele Collaboration-Anwendungen bieten deshalb die Möglichkeit, einen Nicht-stören-Status zu setzen und so ohne Ablenkung arbeiten zu können. Bei Slack funktioniert das beispielsweise über ein Tastaturkürzel: Über die Eingabe „/dnd 30 Min“, in einem beliebigen Channel, pausiert der Slack-Bot automatisch 30 Minuten lang alle Benachrichtigungen. Diese Auszeit kann man sich jeden Tag nehmen: Über das Glocken-Symbol in der „Sidebar“ können die Nutzer einen festen Nicht-stören-Zeitplan festlegen, der sich automatisch zu den definierten Zeiten aktiviert.

  5. Face to face: So praktisch und schnell die digitale Kommunikation auch ist, meist ist das persönliche Gespräch doch am besten. Was aber, wenn der Kollege im Home Office, einer anderen Stadt oder gar auf einem anderen Kontinent sitzt? Viele Collaboration-Tools bieten die Integration eines Video-Calls, um den direkten Austausch sicherzustellen. Und auch bei geringerer örtlicher Distanz können sie die persönliche Interaktion unterstützen: Apps zur Vereinbarung von spontanen Kaffeetreffen oder, um sich gegenseitig zu Erfolgen zu beglückwünschen, schaffen eine teamorientierte Atmosphäre und stärken die Unternehmenskultur.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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