ERP-Software als Vertriebsmotor

5 Tipps für konsistentes Datenmanagement

Ein zentrales Enterprise Resource Planning (ERP) kann das Datenmanagement in Unternehmen deutlich vereinfachen und auf diese Weise für mehr Flexibilität sorgen.

Ein zentrales Enterprise Resource Planning (ERP) kann den Verkauf ankurbeln.

Nur wer seine Firmendaten genau kennt und analysiert, Vertriebskosten reduziert, Prozesse automatisiert und auf Cross-Channel-Expertise setzt, fördert den Erfolg. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Erhebung der Berater von McKinsey. Damit dieses Vorhaben gelingt, haben die Geschäftssoftware-Experten von Godesys fünf Tipps zusammengestellt. Sie zeigen, warum ein zentrales Enterprise Resource Planning (ERP) die Säule zukunftsorientierten Vertriebserfolgs ist. Es vereinfacht das Datenmanagement und sorgt für mehr Flexibilität bei neuen Anforderungen.

1. Relevante Daten in Echtzeit zur Verfügung stellen

Handel ist Wandel und Vertrieb bedeutet stete Veränderung: Das bedeutet für Unternehmen, dass sie sich für ein erweiterbares ERP-System entscheiden sollten, das sie dabei unterstützt, sofort reagieren zu können, wenn Gesetze, Kundenwünsche oder Vertriebsanforderungen sich ändern. Daher muss das ERP-System über Funktionen verfügen, die insbesondere Vertriebsmitarbeiter unterstützen und ihnen Arbeit abnehmen. Stichwort Sales Intelligence (SI): Dieser Begriff bezeichnet Technologien wie beispielsweise ERP, Anwendungen und Strategien für die Sammlung, Integration, Analyse und Präsentation von Informationen, die Vertriebsexperten helfen, Kunden besser zu adressieren und Umsätze zu steigern.

Die Sales Intelligence profitiert, wenn die ERP-Lösung es Anwendern ermöglicht, Ereignisse innerhalb der Software festzulegen. Kommt es zu einer dieser zuvor definierten Situationen, erhalten autorisierte Mitarbeiter geschäfts- und ereignisrelevante Informationen und Updates. Da die Ereignisse automatisch von der Software zugeordnet werden, können sich Vertriebsmitarbeiter kollektiv benachrichtigen lassen, wenn es etwa neue Preisvorgaben gibt. Ein Vorteil dieses softwareunterstützten Vorgehens ist, dass der Kunde aktuelle Informationen in Echtzeit erhält.

2. Alle Inhalte plattformübergreifend verwalten und nutzen

Da digitale Inhalte wie Bilder, Videos oder PDFs immer wichtiger werden, sollte die ERP-Lösung das Management von Inhalten jeder Art erleichtern. Damit Vertriebsmitarbeiter jederzeit auf aktuelles und einheitliches Material zugreifen können, ist es sinnvoll, wenn sich alle Bilder, Dokumente oder Videos im ERP zentral speichern und zur Verfügung stellen lassen. Dies erleichtert die Pflege von Bilddatenbanken. Zudem können die Inhalte auf allen Endgeräten genutzt werden – ein wichtiger Aspekt in Zeiten von Smartphone, Tablets & Co. Die Inhalte lassen sich auf diese Weise für Webshop, Warenwirtschaft oder Office-Anwendung nutzen. Ratsam ist darüber hinaus die Anbindung an Adobe Acrobat, um PDF-Dateien aus dem ERP heraus zu erstellen und zu bearbeiten.

3. Prozesse vereinfachen und Daten automatisch wiederverwenden
In der IT bezeichnet der Begriff Vererbung den Übertrag festgelegter Daten von einem Arbeitsschritt zum nächsten. So werden u.a. Angebotspreise in die Beauftragung und von dort in die Rechnungsstellung übernommen. Für den Vertrieb ist es hilfreich, wenn eine derartige Vererbung im ERP-System und hier etwa im Bereich des Servicemanagements festgelegt ist. Ein konkretes Beispiel: In der Geschäftslösung lassen sich kalkulierte Verkaufspreise aus dem Einsatztemplate in den Serviceauftrag und hierdurch in die Abrechnung vererben. Anwender sparen abermals Zeit und Aufwand.

4. Prozesse grafisch darstellen
Dass Kundenorientierung sowohl für B2C- als auch B2B-Unternehmen zentrale Aufgabe ist, steht außer Frage. Daher sollte auch das ERP-System Anwender dabei unterstützen, eine auf die Kundenbedürfnisse abgestimmte Abarbeitung aller Prozesse zu gewährleisten. Sinnvoll ist eine grafische Aufarbeitung und Darstellung von Geschäftsprozessen. Workflows müssen sich schnell und problemlos anpassen, Prozessabfolgen nach Regeln validieren und eskalieren lassen. Können Anwender alle  Bearbeitungsschritte inklusive Protokollierung vernetzen und darstellen, erhalten sie z.B. ein umfassendes Bild über den Ablauf eines Auftrags bis hin zur Kommissionierung.

5. Lösungen effizient miteinander vernetzen

Firmen sollten zudem darauf achten, Inhalte strategisch durchdacht und sicher zu verwalten sowie flexible Erweiterungsmöglichkeiten für ihr ERP-System zu bedenken. Eine enge Verzahnung mit dem Customer Relationship Management (CRM) unterstützt sie, Geschäftsprozesse besser auf Kunden auszurichten und Informationen sowie Anwendungen aus Vertrieb, Marketing und Service mit allen Funktionen und Modulen der ERP-Software zu koppeln. Via Schnittstelle lassen sich CRM-Informationen aus dem ERP nutzen, Service und Transparenz verbessern.

Eine zukunftsorientierte Geschäftssoftware dient als Datenzentrale für alle wichtigen Informationsprozesse. Im Idealfall verwaltet das ERP-System nicht länger nur Lager- und Warenwirtschaft, sondern unterstützt Unternehmen gleichzeitig, Verkaufschancen zu erhöhen sowie Vertrieb und Services zu optimieren. Konsequente Datenintegration und eine Zusammenführung der verschiedenen Systeme und Lösungen wie Business Intelligence (BI) oder CRM unter einem steuernden ERP sind die Voraussetzung für Prozesseffizienz und Innovationsstärke.

www.godesys.de

Bildquelle: Helena Souza/Pixelio.de

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