Dateikommunikation für Unternehmen

7 Erfolgsfaktoren für professionellen Dateiaustausch

Mit Dropbox, Google Drive und Co. lassen sich Dateien in der Cloud schneller und einfacher austauschen als über den herkömmlichen FTP-Server. Doch im Unternehmenseinsatz ist komfortable Handhabung nicht das Maß aller Dinge.

1. Anwender ernst nehmen
„Warum geht das denn nicht ein bisschen einfacher?“ – so oder ähnlich frustriert klingt es oft, wenn Mitarbeiter Dateien mit Kollegen an verteilten Standorten oder mit externen Partnern und Kunden austauschen wollen. Denn das Teilen großer Dateien, beispielsweise via FTP-Server, ist für die meisten Anwender kompliziert und fehlerträchtig, während große E-Mail-Anhänge in vielen Unternehmen unerwünscht und häufig auch gar nicht möglich sind. Um sich den damit verbundenen Ärger zu ersparen, nutzen sie dann gern Cloud-Speicher wie Dropbox, Google Drive oder ähnliche, deren einfache Handhabung sie aus dem Privatbereich kennen. Die Risiken, die sich beispielsweise daraus ergeben, dass der Nutzer dieser Speicherdienste nicht weiß, wo seine Daten liegen, werden schlicht ignoriert. Die Folge: IT-Entscheider schlafen häufig schlecht. Doch mit einem Verbot der populären Dienste allein ist nicht viel erreicht. Vielmehr gilt es die Anwender ernst zu nehmen und in ihrem Bemühen um eine effiziente Arbeitsweise zu unterstützen. Die erforderlichen Lösungen stehen bereit.

2. Sicherheit ist die Basis
Wer sich etwa für ein Datei-Sharing-Tool wie Calva Drive von Doubleslash entscheidet, erhält eine komplett eigene Server-Instanz vergleichbar mit dem Bankschließfach in einer Bank. Damit sind die Daten sicherer gelagert als bei Diensten, die lediglich eine bestimmte Menge Platz auf einem gemeinschaftlich genutzten Server verfügbar machen. Hinzu kommt, dass die IT entscheiden kann, diese Lösung auch ganz oder teilweise im eigenen Rechenzentrum zu betreiben. So ist sichergestellt, dass besonders schützenswerte Dateien und Dokumente entsprechend den eigenen Compliance-Richtlinien verwaltet werden und dennoch jederzeit schnell und einfach von den dazu berechtigten Personen über Unternehmensgrenzen hinweg geteilt werden können.

3. Freie Standortwahl bei SaaS
Ein zentrales Merkmal business-tauglicher Cloud-Speicher ist die Möglichkeit, Deutschland als Speicherstandort zu bestimmen. Denn nur so können die Verantwortlichen sicher sein, die einschlägigen Vorschriften zum Datenschutz zu erfüllen. Doch so selbstverständlich diese Anforderung auch erscheinen mag – sie wird keineswegs von allen als Business-Lösung angebotenen Online-Speichern erfüllt. Vor diesem Hintergrund sollte die Auswahl von Speicherlösungen für den Dateiaustausch in der Cloud keinesfalls den Anwendern überlassen werden, sondern Bestandteil des Leistungsportfolios der IT sein – die die Tücken des US-Datenschutzgesetzes kennen. Das sorgt nicht nur für Sicherheit und Compliance der Dienste, sondern eröffnet zusätzlich eine ganze Reihe weiterer Optionen für IT und Unternehmen, die den Wertbeitrag des Cloud-Speichers erheblich steigern können.

4. Offene Schnittstellen
Ein weiterer wichtiger Aspekt, insbesondere für Firmen mit größeren und komplexen IT-Umgebungen, ist das Thema Integration. Denn immer mehr Unternehmen arbeiten mit einer wachsenden Zahl unterschiedlicher Cloud-Anwendungen. Durch offene Schnittstellen wie WebDAV und CMIS lassen sich Datei-Sharing-Plattformen mit den verschiedenen Applikationen zu durchgängigen Prozessen verbinden. So ist sichergestellt, dass der Dateiaustausch betriebssystem- und anwendungsübergreifend sowie unabhängig vom jeweiligen Endgerät funktioniert.

5. Branding berücksichtigen
Je häufiger Firmen Plattformen für den Dateiaustausch nutzen, desto stärker werden diese als „Touchpoint“ des Unternehmens wahrgenommen. Kryptische Links des Speicherplatzanbieters fördern das Branding dabei nicht. Anwender sollten daher auf die Möglichkeit achten, eine eigene URL zu definieren. Zumindest aber sollte die farbliche Anpassung an das Erscheinungsbild des Unternehmens und die Einbindung des Firmenlogos möglich sein.

6. Persönliche Betreuung
Viele Entscheider, gerade im Mittelstand, legen Wert auf einen festen deutschsprachigen Ansprechpartner beim Dienstleister – auch wenn es um Cloud-Services geht. Denn gerade wenn es einmal ein Problem gibt, ist eine schnelle und effektive Kommunikation hilfreich. Bei den größeren Anbietern am Markt besteht diese Möglichkeit in der Regel nicht. Hier geht oft wertvolle Zeit verloren, weil sich wechselnde Ansprechpartner mit dem Anliegen des Anwenders befassen müssen. Es lohnt sich daher, auf der Suche nach einem geeigneten Cloud-Speicher-Dienst auch die Anbieter aus der zweiten Reihe zu berücksichtigen.

7. Angebote im Detail vergleichen
Ein gründlicher Vergleich der Angebote ist auch aus Kostengründen ratsam. Dabei zeigt sich, dass die Anbieter kostenloser Cloud-Speicher-Dienste für Privatpersonen mit ihren Business-Paketen nicht unbedingt am unteren Ende der Preisskala liegen. Vielmehr sind es zumeist spezialisierte B2B-Provider, die mit Preisen von einem Euro pro Gigabyte und User den Cloud Speicher zu einer erschwinglichen Alternative für Unternehmen aller Größenordnungen machen.


Bildquelle: Tinkstock/ iStock

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