Workflow-Management

Alle Waren-, Beleg- und Geldflüsse im Blick

Der Speditions- und Logistikdienstleister Fritz-Gruppe stellt mit abteilungsübergreifenden Workflows sowohl die Einhaltung von Skontofristen als auch die Generierung tagesaktueller Reports zum Finanzstatus sicher.

Alle Waren-, Beleg- und Geldflüsse im Blick

Der Speditions- und Logistikdienstleister Fritz-Gruppe wurde 1938 gegründet.

Die inhabergeführte Fritz-Gruppe ist weit über den Standort Heilbronn hinaus als Full-Service-Anbieter tätig. Täglich bewegt der Logistikspezialist eine Vielzahl von Waren an Land sowie auf dem Wasser und bietet darüber hinaus die Kommissionierung von Teilen an. Entsprechend hoch ist das Belegaufkommen. Um bei jährlich mehreren 100.000 Dokumenten den Überblick zu behalten, setzt die Fritz-Gruppe bereits seit mehr als 20 Jahren mit Lösungen der Eks Informatik Gmbh auf die Vorteile der Digitalisierung.

Vorreiter bei der Digitalisierung

Beim Thema „Digitalisierung“ war die Fritz-Gruppe einer der Pioniere der Branche. Klaus Weiss, kaufmännischer Leiter und Prokurist, erinnert sich: „Im Jahr 1998 haben wir mit der Digitalisierung von Rechnungen begonnen. Zu dieser Zeit war es noch revolutionär, papierlos in der Buchhaltung zu arbeiten. Wir wollten dadurch vor allem mehr Transparenz erreichen.“ Da es damals noch keine automatischen Erfassungssysteme für eingescannte Belege gab, wurden die Eingangsrechnungen zunächst wie bisher gebucht. Im Rahmen der digitalen Archivierung im DMS Infostore (heute Comarch ECM iS) erfolgte anschließend die manuelle Ergänzung jedes Belegs um Rechnungsdatum, -betrag, -nummer und Mandant. Im Hintergrund übernahm die Software anschließend einen Abgleich. Weiss dazu: „Der Aufwand war hoch, keine Frage. Aber dadurch war zu 100 Prozent sichergestellt, dass es zu keinen Fehlbuchungen mit falschem Betrag oder zur Verwechslung eines Mandanten kam. Die Korrektur eines solchen Vorgangs verschlang nämlich noch mehr Zeit und verursachte entsprechende Kosten. Für unser damals noch kleines Unternehmen war dieser Punkt essenziell.“

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Das frühe Streben nach durchgängiger Digitalisierung zahlte sich Jahre später in einem anderen Zusammenhang aus: 2011 deckte die EU-Kommission das Lkw-Kartell auf, welches seit 1997 mit unerlaubten Preisabsprachen den Markt beeinflusste. 2016 wurde für die Hersteller eine Strafe von knapp 3 Mrd. Euro verhängt. Jedes Unternehmen, das in dem Zeitraum Lkw gekauft hatte, konnte auf eine anteilige Rückzahlung des Kaufpreises hoffen. „Für den Anspruch mussten jedoch Rechnungen vorgelegt werden. Nur hat diese kaum jemand über fast 20 Jahre aufbewahrt – wir hingegen schon. Diese ließen sich auch auf Knopfdruck wiederherstellen“, erinnert sich Weiss.

Anforderungen außerhalb des Standards

Im Laufe der Jahre setzte die Fritz-Gruppe in enger Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister zahlreiche weitere Projekte um. In Summe steuern heute etwa 61.000 Workflows die digitalen Dokumentenflüsse von Rechnungen, Speditionsunterlagen, Reklamationen, Rücksendungen sowie Belegen aus Multifunktionsgeräten wie Scannern und mobilen Erfassung-Handhelds. Im Archiv befinden sich aktuell rund 21 Millionen Dokumente. Weiss ergänzt: „Wir haben die Eks Informatik eigentlich bei jedem Projekt gefordert. Denn für viele unserer Anforderungen gab 
es – und gibt es oft heute noch – im Vorfeld keinen Standard.“ Ein Beispiel dafür sind Subunternehmer mit Sonderfahrten, die zur Bestätigung eines erfolgreich ausgeführten Auftrags den Ablieferbeleg vorweisen müssen. Der kaufmännische Leiter erklärt: „Zur weiteren internen Bearbeitung des Dokuments kommt hier eine intelligente Erfassung zum Einsatz. Diese ‚zerlegt‘ das PDF nach einer ausgetüftelten, komplexen Logik. Dadurch ist sichergestellt, dass jede in den Prozess involvierte Partei nur den Teil erhält, den sie bekommen soll: der Kunde den Ablieferbeleg, die Buchhaltung die interne Rechnung und der Sachbearbeiter die Tourdaten. Erst danach wird alles entsprechend archiviert.“

Die enge Verzahnung mit der DKS-Buchhaltung versetzt die Fritz-Gruppe heute in die Lage, bestimmte Workflows als Unterstützung für das Controlling nutzen zu können. Bei den digital erfassten und intern verteilten Eingangsbelegen ist z.B. nicht nur zu jedem Zeitpunkt klar, wo sich der Beleg gerade in welchem Bearbeitungsstatus befindet. „Viel wichtiger ist: Heute wissen wir, was auf dem Beleg steht, und kennen sowohl die Summe wie auch Kostenart“, führt Weiss aus. Denn bei einer kurzfristigen monatlichen Erfolgsrechnung wirken sich Anlagegüter kaum bzw. gering auf die Gewinn-und- Verlust-Rechnung aus, Einkaufsbelege über Dieselkraftstoff oder Speditionsdienstleistungen hingegen schon. Vor der Digitalisierung war der Aufwand ungleich höher, um diese Informationen in Erfahrung zu bringen. Weiss macht auch auf eine Besonderheit beim Skontoabzug aufmerksam: „Wir verzeichneten in der Buchhaltung immer dann eine ‚Welle‘ von Rechnungen, wenn die Skontofrist erreicht oder gar abgelaufen war. Das passiert heute nicht mehr, dafür sind nun Frühwarnsysteme vorhanden.“ 

Bildquelle: Fritz-Gruppe

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