Grenzenlose Zusammenarbeit

Alles andere als auf dem Holzweg

Ein neues Projektmanagement-System sorgt bei dem Holzbearbeitungsspezialisten Holz-Her für eine reibungslose Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg.

  • Holz Bearbeitung

    Holz-Her produziert Maschinen, mit denen aus rohen Spanplatten komplette Möbel hergestellt werden können.

  • Die Holz-Her GmbH Firmengebäude

    Die Holz-Her GmbH aus Nürtimngen gibt es bereits seit 1914 und beschäftigt derzeit 370 Mitarbeiter.

Hinter Holz-Her steckt ein Holzbearbeitungsbetrieb aus Nürtingen mit über 100 Jahren Erfahrung. Der Mittelständler mit 400 Mitarbeitern gilt als einer der führenden Anbieter im Bereich Holzbearbeitung und steht für integrative, miteinander vernetzte Lösungen. Gegründet im Jahr 1914 fertigte die Firma zunächst Drahtwaren und Apparate für die Drahtbearbeitung an, bevor sie Zimmereimaschinen und später Stationärmaschinen herstellte. Heute produziert Holz-Her alle Maschinen, mit denen aus rohen Spanplatten komplette Möbel hergestellt werden können. Seit 2010 ist der Mittelständler Teil der Weinig-Gruppe, einem Hersteller von Maschinen und Systemen für die Massivholzbearbeitung, und bildet dort den Geschäftsbereich für die Holzwerkstoffe und Plattenwerkstoffe ab.

Ein Großteil der Belegschaft ist am Hauptsitz in Nürtingen beschäftigt, doch die Mitarbeiter der Produktion sitzen in der österreichischen Steiermark – eine Herausforderung für die Kommunikation zwischen Entwicklung und Qualitätssicherung. Über Ländergrenzen hinweg kollaborativ zu arbeiten und alle Beteiligten in Echtzeit informiert zu halten, erforderte große Mailing-Listen und eine Vielzahl an E-Mails. Das gleichzeitige Sammeln von Aufgaben und Projekten in Tabellen erschwerte die Zusammenarbeit zusätzlich. „Jeder hatte irgendwann eine eigene Version dieser Riesentabelle und niemand fühlte sich zuständig, wenn an ein paar Stellen in dieser Tabelle ein Name aufgetaucht ist“, erklärt Denis Lorber, Leiter der Gesamtentwicklung bei Holz-Her. „Das war der Punkt, an dem uns klar wurde: Wir müssen uns nach einem neuen System umschauen.“

Gemeinsam mit der Software-Entwicklung sah sich Lorber viele Lösungen an und die Entscheidung fiel zugunsten der Projektmanagement-Software Wrike, da diese alle gewünschten Funktionen beinhaltete: die Möglichkeit, gemeinsam an Projekten zu arbeiten, direkt im Tool mit anderen Mitarbeitern zu kommunizieren, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und mithilfe des Gantt-Diagramms Projekte zu planen und zu verfolgen.

Ein Tool für die Qualitätssicherung

Nach der Einführung in der Produktentwicklung wurden Schritt für Schritt mehr Teams ins Boot geholt. Dabei entwarf Lorber mit seinem Team zunächst im kleinen Kreis eine Grundstruktur und entwickelte mithilfe der Ordnerstruktur und der Option, dass einzelne Aufgaben in mehreren Ordnern sein konnten, einige Vorgaben für die Kollegen. „Für uns war es wichtig, dass wir das Produkt ohne großen Anpassungsaufwand und externe Berater ausrollen konnten“, berichtet Lorber. In der Projektmanagement-Software selbst wurden dann Schulungsmaterialien und Dokumente abgelegt, auf die jeder neue Mitarbeiter direkt zugreifen kann.

Seitdem wird das System in der Entwicklungsabteilung nicht nur für Projekte genutzt, sondern auch für Besprechungen in der Qualitätssicherung: Da die 14-täglichen Meetings in Deutschland und Österreich stattfinden, wird über die Echtzeitdarstellung der Kommentare alles in Wrike festgehalten und aufgeschrieben. Die jeweils andere Seite sieht es simultan, sodass die Verantwortlichkeiten klar sind und direkt in der Sitzung neue Aufgaben erstellt werden können.

Das neue Tool hat außerdem das vorherige, eigene Ticketsystem zur Verfolgung von Kundenreklamationen abgelöst. Zudem wurde mithilfe von Wrike-Anfrageformularen ein Verbesserungsvorschlagwesen für den Software-Bereich etabliert, sodass von intern und extern einfach Vorschläge eingereicht werden können. Wenn die Kunden nicht nur eine, sondern mehrere Maschinen kaufen, werden diese Anlagenprojekte ebenfalls in der Projektmanagement-Software geplant: Wie werden die Maschinen nacheinander beim Kunden aufgestellt? Muss zusätzliche Software installiert werden?

„Die gesamte Kommunikation mit Produktion, Service und Qualitätssicherung läuft über das Tool ab“, erklärt Lorber. Die Tatsache, dass in der Software alle Informationen gesammelt werden, stellt für ihn gleich mehrere Vorteile dar: Besprechungen sind effizienter und schneller. Da alles Besprochene direkt im Tool festgehalten wird, ist kein zusätzlicher Protokollierungsaufwand mehr nötig. Und auch E-Mail-Verteiler gehören der Vergangenheit an, da über die angelegten Gruppen durch eine @-Erwähnung eine ganze Abteilung auf dem Laufenden gehalten wird.

Nicht zuletzt lassen sich Entscheidungen und Entwicklungen, die in der Vergangenheit getroffen wurden, besser nachvollziehen – dafür wurde die Regel eingeführt, dass Zusatzinformationen wie der Produktionsstart oder das Änderungsdatum einer Aufgabe in den benutzerdefinierten Feldern festgehalten werden, um eine Historie aus vorangegangenen Projekten erstellen zu können. „Es war unser Ziel, die Tätigkeiten in der Entwicklung transparenter zu gestalten, und das haben wir erreicht“, sagt Lorber. „Wir sehen auf einen Blick, welche Aufgaben wir erledigt haben, welche wir aktuell erledigen und welche wir zukünftig erledigen müssen.“

Denis Lorber
Alter: 54 Jahre
Hobbys: Mountainbiken, Skifahren, Bergwandern
Ausbildung und Werdegang: Universität Stuttgart, Diplom-Ingenieur, Fachrichtung Maschinenbau
Derzeitige Position: Leiter Forschung & Entwicklung bei der Holz-Her GmbH

Kurz und knapp ...
In unserem Betrieb spielt die Informations- und Kommunikationstechnologie (ITK) ...
… in nahezu allen Bereichen eine wichtige Rolle. Vernetzte Produktdaten sind die Voraussetzung dafür, dass die Produkte angeboten, verkauft, produziert und dann infolge auch vom Service betreut werden können. Die verschiedenen Systeme müssen hier nahtlos ineinandergreifen, um Informationen zu jeder Zeit und an jedem Ort vollständig bereitzustellen.

In unserer Branche muss IT-seitig in der Regel am meisten ...
… in Innovationen bezüglich Industrie 4.0 investiert werden. Hier gibt es einen starken Wandel im Maschinenbau, da sich für die Produkte der Fokus von der Mechanik und Elektrik komplett in den Software-Bereich verlagert. Der Anteil der Software-Entwicklung wird deshalb in den kommenden Jahren mehr und mehr zunehmen.

Die notwendigen Mittel vorausgesetzt ...
... wäre sicherlich eine Wissensdatenbank interessant, die Entwicklung, Service und Kunden vernetzt, um die Synergie zwischen diesen Bereichen zu maximieren.

Von ITK-Anbietern für den Mittelstand erwarte ich ...
… Kenntnisse der wichtigsten Herausforderungen unserer Branche und wenn möglich mehr als nur einen Lösungsansatz dafür.

Optimaler Support zeichnet sich dadurch aus, dass ...
… er in der eigenen Sprache angeboten wird. Zudem sollte zu den üblichen Geschäftszeiten ein fester Ansprechpartner telefonisch erreichbar sein.

Bildquelle: gettyimages/iStock /Holz-Her GmbH

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