Mit der passenden Personal-Software

Alles im Blick behalten

Das auf Medizingeräte für Augenheilkunde spezialisierte Unternehmen Heidelberg Engineering setzt im Personalbereich auf eine digitale Komplettlösung von Personio. Eine Rückkehr zur alten Arbeitsweise mit Excel und Papier kann sich heute niemand mehr vorstellen.

Alles im Blick behalten

Der Heidelberger Medizingerätehersteller für Augenheilkunde hat seine HR digitalisiert.

Die Digitalisierung kommt in der Gesundheitsbranche meist nur schleppend voran. Laut einer vom Marktforschungsinstitut Ipsos in Auftrag gegebenen Studie ist jeder zweite Deutsche unzufrieden mit dem digitalen Fortschritt im Gesundheitswesen. Wer an die Digitalisierung des Sektors denkt, dem kommen wohl vor allem Gesundheits-Apps, digitale Patientenakten und Terminvereinbarungen oder Online-Beratung in den Sinn. Die Möglich- und Notwendigkeiten der Digitalisierung gehen aber weit darüber hinaus und betreffen auch zahlreiche Bereiche „hinter den Kulissen“ der Gesundheitsbranche – wie beispielsweise die HR-Abteilungen der Unternehmen.

Heidelberg Engineering gehört derzeit noch zu den wenigen mittelständischen Unternehmen, die ihre Personalabteilung bereits digitalisiert haben – das zeigen Zahlen einer repräsentativen Bitkom-Research-Befragung unter 502 Personalverantwortlichen. Der Hersteller von technischen Produkten für die augenheilkundliche Diagnostik besteht seit 30 Jahren und ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Ein Erfolg, der auch dem Aufbau einer eigenen Personalabteilung vor sechs Jahren zu verdanken ist.

Schluss mit Zettelwirtschaft und Zeitverlust

Anfangs nutzte die Personalabteilung noch hauptsächlich Excel-Listen und viel Papier. „Sowohl unsere Recruiting-Prozesse als auch die Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten haben früher enorm viel Zeit gekostet. Wir mussten alle Informationen händisch in Tabellen einpflegen”, sagt Personalreferent Oliver Nehring. Die ineffiziente, manuelle Arbeit machte sich zunehmend negativ bemerkbar. Es fehlte an Zeit für strategische Aufgabenbereiche wie das Recruiting. 

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 9/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entschied man sich für den Einsatz von einer ganzheitlichen Personal-Software für kleine und mittelständische Unternehmen. Die neue digitale Lösung sollte dabei vor allem den Onboarding-Prozess, die Lohnbuchhaltung und Prozesse der Personalentwicklung vereinfachen und effizienter machen. Die Personalverantwortlichen hofften zudem, dass sich die neuen digitalen Prozesse flexibler abbilden ließen und so einen besseren Überblick über alle wichtigen Mitarbeiterinformationen ermöglichten. 

Schlankere Prozesse, mehr Datensicherheit und ein besserer Überblick

Inzwischen ist die Umstellung erfolgreich abgeschlossen. Die operativen Personalarbeiten konnten insgesamt durch die Digitalisierung verschlankt und automatisiert werden. Begeistert sind die Personalverantwortlichen vom neuen digitalisierten Onboarding mit mehr Struktur sowie Erinnerungsfunktionen für bestimmte Prozesse und To-dos. Mitarbeiter müssen ihren Urlaub nun nicht mehr auf dem Zettel beantragen, sondern können ihn über die zentrale Software einreichen. Durch den deutlich schlankeren und individualisierbaren digitalen Freigabeprozess spart die Personalabteilung von Heidelberg Engineering alleine bei der Urlaubsverwaltung gut einen halben Tag pro Woche an Arbeitszeit ein.

Durch die Zeitersparnis bleibt dem HR-Team mehr Raum für strategische Aufgaben wie den Ausbau der Personalentwicklung oder die Stärkung des betrieblichen Gesundheitsmanagements. So konnten beispielsweise präventive Maßnahmen wie ein Gesundheitstag für die Mitarbeiter, regelmäßige Gesundheitschecks oder auch E-Learning-Programme u.a. zum Thema Achtsamkeit initiiert werden. 

Bildquelle: Heidelberg Engineering

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