Hot Desking richtig umsetzen

Arbeitsumgebungen, die Zusammenarbeit fördern

Hot Desking setzt flexible Arbeitsumgebungen voraus. Doch was wird gebraucht, damit sich Büronomaden an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen und eine Hot-Desking-Umgebung für alle funktioniert?

  • Ergonomischer Steh-Sitz-Schreibtischaufsatz

    Ein ergonomischer Steh-Sitz-Schreibtischaufsatz bietet Platz für ein oder mehrere Bildschirme und/oder Laptops.

  • Mann am Schreibtisch

    Hot Desking ist eine Büroraumverwaltung, bei der sich mehrere Mitarbeiter zu verschiedenen Zeiten einen Arbeitsplatz teilen.

  • Hot Desking in der Praxis

    Die Höhe der Arbeitsfläche, Bildschirmhöhe und -winkel lassen sich individuell einstellen.

Bei Hot Desking oder auch Desksharing handelt es sich um eine Büroraumverwaltung, bei der sich mehrere Mitarbeiter zu verschiedenen Zeiten einen Arbeitsplatz teilen. Unternehmen, die dieses Konzept richtig umsetzen, können nicht nur von Platz- und Kostenersparnis profitieren, sondern stellen zudem häufig fest, dass die Beschäftigten bessere Leistung erbringen. Viele Unternehmen nutzen das Konzept auch, um Mitarbeitern mehr Flexibilität hinsichtlich ihrer Arbeitszeiten sowie Home Office zu ermöglichen und zugleich die Zahl ungenutzter Schreibtische zu verringern. So begeistert die Mitarbeiter von den damit verbundenen Freiheiten und Vorteilen auch sind, es gibt eine Kehrseite: Die Hot-Desking-Umgebung macht sie zu Büronomaden. Was ist also notwendig, damit eine solche Umgebung für alle funktioniert?

Es kann eine Weile dauern, bis sich Mitarbeiter an Veränderungen in ihrer Arbeitsumgebung gewöhnt haben, vor allem, wenn sie sich komplett von einem eigenen Schreibtisch verabschieden müssen. Die neue Arbeitsweise bietet den Beschäftigten jedoch auch mehr Freiheiten. Neben verschiedenen Kollegen zu sitzen, kann sie auf neue Ideen bringen und Freundschaften verbessern. Abwechslungsreiche Unterhaltungen sorgen für neuen Wind im Büro und Teamarbeit wird angeregt.

Gehen Unternehmen die Einführung des Hot-Desking-Konzepts jedoch falsch an, sind die Kosten entsprechend hoch. Sie sparen Bürofläche, doch wird das Konzept falsch umgesetzt, signalisieren sie ihren Mitarbeitern, dass sie nur ein Rädchen im Getriebe sind und nicht als Einzelperson geschätzt werden. Eine Arbeitsumgebung mit Hot-Desking-Schreibtischen kann im schlimmsten Fall zu Ausgrenzung von Mitarbeitern, Gleichgültigkeit gegenüber Kollegen oder zu einer Beeinträchtigung der Identifikation mit dem Unternehmen führen. Wenn sich Mitarbeiter von ihrem Arbeitgeber nicht wertgeschätzt fühlen, wechseln sie früher oder später ihre Stelle. Dann hat das Unternehmen die Kosten für die Rekrutierung und die Schulung neuer Arbeitskräfte zu tragen und das Team muss möglicherweise neu aufgestellt werden.

Die richtige Hardware

Einer der Nachteile ist die fehlende Möglichkeit, den Schreibtisch individuell einzustellen, um bequem arbeiten zu können. Höhe der Arbeitsfläche, Bildschirmhöhe und -winkel, Positionierung von Tastatur, Maus und Fußablage und ein geeigneter Stuhl – für gesundes Arbeiten hat jeder Mitarbeiter individuelle Anforderungen. Auf persönlichen Krimskrams auf dem Schreibtisch mögen Mitarbeiter zwar verzichten können, Unwohlsein, Rücken- und Nackenschmerzen werden sie jedoch nicht tolerieren. Zusätzliche Krankheitstage aufgrund solcher Beschwerden sind auch für das Unternehmen ein Problem.

Eine Hot-Desking-Umgebung erfordert deshalb meist mehr, als nur Computer und eine Reihe von Schreibtischen. Unternehmen sollten die richtige Büroausstattung wählen und so eine Arbeitsumgebung schaffen, die Nachteile ausgleicht und gleichzeitig Platz- und Kostenersparnis bietet.

Ergonomische Arbeitsplätze

Eine Reihe standardmäßiger, fest installierter Büroschreibtische ist in vielen Unternehmen Realität. Angesichts des herrschenden Kostendrucks ist die Verwendung vorhandener Möbel durchaus sinnvoll und nachhaltig. Eine weitere Option, die den Anforderungen verschiedener Benutzer Rechnung trägt, sind sogenannte Steh-Sitz-Schreibtisch-Konverter. Dabei handelt es sich um ergonomische Schreibtischaufsätze, bei denen mit einem Handgriff Bildschirme, Tastatur und Maus auf die gewünschte Höhe gebracht werden können. Solche Aufsätze ermöglichen auch im Sitzen bequemes Arbeiten, denn die Tastaturablage ist so positioniert, dass sie die Belastung während des Tippens minimiert.

Eine weitere Möglichkeit, um Schreibtische in individuell anpassbare, gemeinsam genutzte Arbeitsplätze zu verwandeln, ist der Einsatz von Monitorarmen. Unternehmen können bereits vorhandene Bildschirme nutzen und diese sicher an vollständig einstellbaren Monitorarmen befestigen, die am Tisch montiert sind. Dadurch haben Mitarbeitern die Freiheit, ihren Bildschirm nach ihren Bedürfnissen einzustellen. Die flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten von Hot Desks mit Monitorarmen erlauben zudem die Nutzung von bis zu drei Bildschirmen und eignen sich  überdies gut zur Verbesserung der Zusammenarbeit, indem sie die gemeinsame Bildschirmnutzung erleichtern.

Rollende Arbeitsplätze

Architekt und Bürodesigner Frank Duffy zufolge hätten die meisten Arbeitnehmer gerne „ein Fenster zum Öffnen, eine Tür zum Schließen und eine Wand zum Draufeinschlagen“. In einer betriebsamen Arbeitsumgebung ist „eine Tür zum Schließen“ allerdings häufig nicht praktikabel. Es gibt jedoch eine gute Alternative, die Mitarbeitern eine ruhige Ecke bietet – ein mobiler Arbeitsplatz. Dieser ist genauso flexibel wie ein Steh-Sitz-Schreibtisch und ermöglicht die ergonomische Nutzung von ein oder zwei Bildschirmen, Tastatur und Maus. Ein solcher Arbeitsplatz ist zudem mit robusten Rädern ausgestattet, sodass er überall aufgestellt und bei Bedarf leicht an einem anderen Ort platziert werden kann. Dadurch können Unternehmen beispielsweise spezielle Ruhezonen in ihren Büroräumlichkeiten einrichten, in die sich Mitarbeiter auf Wunsch zurückziehen können.

Darüber hinaus gibt es auch Steh-Sitz-Schreibtisch-Lösungen, speziell für den Einsatz auf kleinem Raum. Diese werden an einer Wand oder einer Trennwand montiert und können so auch dort positioniert werden, wo für herkömmliche Schreibtische kein Platz ist. Bei Nichtverwendung kann die Arbeitsfläche heruntergeklappt werden und ragt nicht in den Raum hinein. Zudem geht der Komfort nicht zu Lasten einer gesunden Arbeitsweise: Die Höhe der Schreibtische ist frei einstellbar, Anschlüsse für IT-Geräte sind leicht zugänglich und Bildschirme können einfach montiert werden

Der Einsatz von benutzerfreundlicher Hot-Desking-Ausstattung kann einen positiven Einfluss darauf haben, wie Arbeitnehmer einer gemeinsam genutzten Arbeitsumgebung gegenüberstehen. Alle Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ihren Arbeitsplatz individuell einzurichten und können auf eine Weise arbeiten, die ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden fördert. Sie fühlen sich ernst genommen, wertgeschätzt und haben nicht das Gefühl, nur ein „Rädchen im Getriebe“ zu sein. All das kann zu einer positiven Unternehmenskultur, weniger Fehlzeiten und einer guten Mitarbeiterbindung beitragen.

* Der Autor Frank Knäsche ist Country Sales Manager DACH bei Ergotron.

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