Office- und Datev-Integration

Auf dem Weg zum Realtime-Unternehmen

Durch die nahtlose Integration der eingesetzten Unternehmens-Software in die Office- und Datev-Welt wandelt sich der Digital-Signage-Spezialist Viewento immer mehr zum „Echtzeitbetrieb“.

  • Digital Signage in der Staufers-Markthalle in Göttingen

    In der Staufers-Markthalle in Göttingen finden sich Installationen des Digital-Signage-Spezialisten Viewento.

  • Kay Schulz, Gründer von Viewento

    Kay Schulz, Gründer von Viewento

  • Fleischtheke im EC-Center Schuler in Fürth

    Fleischtheke im EC-Center Schuler in Fürth

Die Viewento GmbH ist ein innovativer Anbieter der noch jungen Branche des Digital Signage bzw. Digital Out-of-Home (DOOH). Dabei geht es um die moderne digitale Kundenansprache: Bewegte Bilder und Werbebotschaften am Point of Sale im Handel platziert und mit Nachrichten, Wetterinformationen und interessanten sowie relevanten Inhalten angereichert. Diese Kombination erhöht die Aufmerksamkeit auf Seiten der Käufer und sorgt durchschnittlich für einen messbaren Mehrkauf von zehn bis 15 Prozent der beworbenen Produkte. Mehr als 6.000 Werbekunden in Deutschland nutzten bereits die Möglichkeiten des Digital-Out-of-Home-Anbieters aus Bayreuth, der sämtliche Leistungen von der Planung über die Installation, Montage der Monitore bis hin zur Auswertung und Abrechnung übernimmt. Mehr als 2.800 Monitor-Systeme hat man bereits in über 450 Edeka-Märkten verbaut und erreicht mit dem DOOH-Channel eine Reichweite von über 13 Millionen Menschen pro Monat. Über das Portal www.bildschirmwerbung.de administrieren die Kunden die Schaltung ihrer Spots selbst.

Als Kay Schulz das Unternehmen im Jahr 2007 gründete, startete er wie viele Start-ups mit vorhandenen Office-Tools, um Kundendaten zu verwalten und Geschäftsprozesse wie Angebote und Rechnungen manuell zu erstellen. Schnell war klar, dass damit langfristig kein Unternehmen geführt werden kann. Über den Weg einer steuerberater-internen Software und aufwendiger Recherchen, die zu keinem zufriedenstellenden Ergebnis kamen, ließ der Gründer schließlich eine eigene ERP-Lösung entwickeln.

Aber auch diese stieß bei zunehmendem Wachstum und komplexer werdenden Prozessen schnell an ihre Grenzen. Also musste sich der Unternehmer erneut umsehen und nahm dabei zahlreiche globale und lokale Anbieter unter die Lupe. Das Ergebnis der Recherchen war zunächst ernüchternd, denn viele etablierte Anbieter sind zu wenig flexibel, die Lösungen zu statisch und dafür viel zu teuer. Auf Empfehlung aus dem Umfeld der Datev ist Viewento dann auf die Cloud-Unternehmens-Software von Scopevisio aufmerksam geworden. Innerhalb von vier Wochen war die Software eingeführt.

Der Weg zum papierlosen Büro

Dank der neuen Software hat der Digitalmarketing-Spezialist komplett auf das papierlose Büro umgestellt und gleichzeitig viele Prozesse beschleunigt sowie vereinfacht. Zunächst betont Kay Schulz: „Mit einer Cloud-Lösung bin ich räumlich und zeitlich unabhängig.“ Die Anwendung selbst und sämtliche Daten sind von überall aus erreichbar – mit entsprechender Berechtigung. Diese besitzt auch der Steuerberater von Viewento: Er kann sich in die Software einloggen, um beispielsweise Buchungen auszuführen. „Die Lösung verfügt über eine zertifizierte Schnittstelle zur Datev-Software und damit über den direkten Weg zum Steuerberater. Damit hilft uns das System, die Digitalisierung unseres Unternehmens auch in Richtung Steuerberater weiter voranzutreiben.“ Sowohl Schulz als auch sein Steuerberater können nun flexibel in derselben Umgebung arbeiten. Das erlaubt eine bessere Arbeitsteilung und die komplette Vermeidung von Doppelarbeiten, die sonst beim Steuerberater anfallen.

Die digitalen automatisierten Workflows der Cloud-Unternehmens-Software helfen bei der Prozessoptimierung. Zum Beispiel bei der Belegerfassung und Verbuchung: Bereits über 90 Prozent aller Belege gehen bei dem Marketingspezialisten elektronisch an eine speziell eingerichtete E-Mail-Adresse. Die Anhänge, also die Belegdokumente selbst, legt die Software automatisch im Dokumentenmanagement-System (DMS) ab, klassifiziert und indiziert sie und transferiert den Beleg dann wieder automatisch ins Rechnungseingangsbuch. Dort wird er per Texterkennung (OCR) noch einmal ausgelesen und ein Buchungsvorschlag generiert. „Mit der neuen Software können wir unseren Anspruch, alle Rechnungen noch am Tag ihres Eingangs zu erfassen, problemlos umsetzen. Das ist notwendig, weil wir uns in Richtung eines Realtime-Unternehmens weiterentwickeln wollen“, erläutert Schulz seine Digitalstrategie. „Die Lösung erlaubt uns, rund 1.500 gerade aktive Werbekunden inklusive aller Rechnungen und Verträge mit einer Halbtageskraft zu verwalten.“ Beim papierlosen Büro hilft auch das integrierte Dokumentenmanagement inklusive Suchfunktion.

Eine durchgängige IT-Landschaft

Für die Standortverwaltung nutzt Viewento weiterhin die selbstentwickelte Warenwirtschaft. „An unserer Warenwirtschaft hängen zahlreiche weitere Dienste, etwa für Tickets oder die Benutzerverwaltung mit Vergabe von Zugangsberechtigungen. Das System ist in diesem Bereich so gut auf uns zugeschnitten, dass wir es behalten wollten“, erläutert der Unternehmer.

An der Integration in die Cloud-Lösung wird aktuell gearbeitet. „Hierbei kommt uns zugute, dass Scopevisio mit Openscope über eine offene API verfügt. Damit kann unsere Entwicklungsabteilung leicht die genutzten Fremdsysteme anbinden.“ Bereits realisiert ist die Integration einer Call-Center-Software, mit der Marketingspezialist den Außendienst koordiniert und terminiert.

Positiv bewertet Schulz auch die vorhandene Integration von Microsoft Office. „Die simple Änderung eines Beleglayouts hätte uns bei anderen Anbietern mehrere Tausend Euro gekostet, da Layouts dort immer als Individualleistung programmiert werden müssen. Mit unserer Lösung öffne ich eine Word-Datei, ändere dort das Layout und hinterlege die neue Vorlage. Das dauert maximal drei Stunden und kostet nichts extra.“ Ein weiterer Vorteil ist auch die einfache Ausgabemöglichkeit von Daten in Office-Anwendungen. Gesteuert wird diese über einen Drucker-Button. „Auf Knopfdruck lassen sich damit zum Beispiel Listen erstellen, die ich dann in Excel weiterverarbeiten kann. In anderen Systemen benötigt man für diesen simplen Task Exportassistenten und viele einzelne Handgriffe.“

Erst kürzlich hat Viewento auch die Integration von Microsofts Business-Intelligence-Suite Power BI über Openscope realisiert. Damit lassen sich sowohl die Daten aus der Unternehmens-Software als auch aus der Call-Center-Lösung zusammenführen, analysieren und visualisieren. „Power BI zieht sich die Daten und liefert uns auf Knopfdruck Live-Reportings aller Art, zum Beispiel eine „Live-BWA“. Dank dieser weiß der Geschäftsmann zu jeder Zeit, was in seinem Unternehmen passiert.

Auch Erfolgsquoten und -faktoren des Außendienstes lassen sich mit Power BI in Echtzeit überprüfen. „Wir können dadurch die Vertriebseffizienz transparent machen und konnten sie dadurch bereits um rund 15 Prozent steigern.“ Als nächstes plant man auch die Anbindung von Sharepoint und den Aufbau eines Außendienstportals. „Bei insgesamt rund 12.000 Edeka-Märkten ist unser Potential enorm. Wir glauben, dass die digitale Welt und der Point of Sale immer weiter verschmelzen. Und diesen Prozess wollen wir aktiv mitgestalten“, so Schulz abschließend.

Bildquelle: Viewento

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