Softwaretool Tangro OM im Einsatz

Automatisierung der SAP-Auftragsabwicklung

Die DAW-Gruppe aus dem vorderen Odenwald ist Marktführer für Baufarben in Deutschland und Österreich. Motor für den Erfolg sind Innovationskraft sowie eine hohe Kundenzufriedenheit. Für die automatisierte Verarbeitung der eingehenden Bestellungen nutzt das Unternehmen das Softwaretool Tangro OM.

Caparol-Firmensitz, Bildquelle: DAW

Caparol-Firmensitz in Ober-Ramstadt

Kundenanforderungen noch besser bedienen zu können, war auch der Anlass zur Automatisierung der Auftragsabwicklung. DAW ist markenbezogen organisiert, mit eigenen Vertriebseinheiten und eigener Auftragsabwicklung. Der größte Teil der eingehenden Aufträge, insbesondere wenn sie von Baumarktketten oder aus dem Großhandel kommen, wird per EDI abgewickelt. Es bleibt aber immer noch eine enorme Menge an Bestellungen, die per Fax eingehen: Caparol bekommt auf diesem Weg jährlich rund 62.000 Aufträge mit ca. 370.000 Positionen, bei Alpina gehen ca. 24.000 Bestellungen mit etwa 300.000 Positionen per Fax ein. Vereinzelt kommen Aufträge auch noch telefonisch an.

Die manuelle Erfassung dieser Bestellungen in SAP war mit hohem Verwaltungsaufwand verbunden und kostete viel Zeit. Hier weg vom hohen administrativen Anteil hin zu mehr Serviceleistung zu kommen, war Hauptgrund zur Einführung einer automatisierten Verarbeitung der Kundenbestellungen in SAP. Zugleich sollten Durchlaufzeiten verkürzt werden, denn insbesondere im Vertriebsbereich Caparol ist man stark an Deadlines gebunden: Bestellte Ware wird oftmals schon am nächsten Tag auf der Baustelle benötigt. Damit die Lieferung rechtzeitig erfolgen kann, muss die Bestellung bis zur Mittagszeit erfasst sein, weil zu diesem Zeitpunkt die Transportdisposition erfolgt. Es entsteht somit am Vormittag ein hohes Aufkommen, das manuell kaum noch zu bewältigen war.

Tangro OM als Alternative

Eine automatisierte Verarbeitung der eingehenden Bestellungen mit dem Softwaretool „Tangro OM“ bietet eine schnellere Alternative: Seit gut einem Jahr ist das System des Heidelberger Softwarehauses im Einsatz und sorgt für beschleunigte Abläufe bei der Verarbeitung von Kundenbestellungen. Entscheidend für die Wahl der Tangro-Lösung: der direkte Zugriff auf SAP ohne den Im- oder Export von Stammdaten, denn dadurch werden Datenre-dundanzen vermieden.

Die einfache Handhabung war ebenfalls ausschlaggebend: „Ein Anwender, der einen Auftrag händisch in SAP erfassen kann, kann problemlos mit der Software arbeiten“, erklärt Ralf Bender, IT-Support-Manager im Bereich der Logistik. Und Richard Klink, Leiter des Alpina-Kundenservice, bekräftigt: „Das Tool benötigt keine Spezialisten. Das ist für den Vertriebsbereich Alpina entscheidend, denn hier sind die Mitarbeiter für alle Tätigkeiten im Kundenservice verantwortlich – die Auftragsverarbeitung ist nur ein Teil davon.“

Mehr Zeit für den Service

Seit das Softwaretool bei DAW im Einsatz ist, können die Mitarbeiter in der Auftragsabwicklung ihre Zeit nun wirkungsvoller nutzen. Niemand muss mehr zum Faxgerät laufen, keine Belege müssen mehr von A nach B getragen und es muss kein Papier mehr am Faxgerät nachgefüllt werden. Das Tool greift die Daten direkt vom Faxserver ab, erkennt Inhalte wie Kunde, Bestellnummer und Positionen automatisch und ordnet sie dem Debitor in SAP zu. Gleichzeitig wird in Abhängigkeit zum Kundenstandort automatisch der Liefertermin ermittelt. „Die Auftragsabwicklung erfolgt heute doppelt so schnell wie früher“, sagt Dirk Selzer, verantwortlich für das Auftrag-Service-Center der DAW, wo Kundenaufträge für den Bereich Caparol bearbeitet werden. Die gleiche Steigerung bestätigt Richard Klink für seinen Bereich und ergänzt: „Der Verlust von Belegen ist dabei ausgeschlossen – sämtliche Bestellungen werden verlässlich erfasst.“

Zudem kann man komplett auf eine Papierablage verzichten – für Dirk Selzer ein weiterer Vorteil des Systems. Sobald ein eingehendes Dokument als Kundenauftrag erfasst ist, wird der Beleg an den entsprechenden Kundenstammsatz gehängt und revisionssicher archiviert. „Damit sparen wir enorm Platz ein. Außerdem werden die Prozesse im Unternehmen optimiert, weil alle Anwender Zugriff auf die gleichen Daten haben.“ Dies erleichtere einerseits die Recherche bei Nachfragen, so Selzer weiter, zudem könnten Abwesenheiten nun problemlos geregelt werden, weil die Vertretung auf das Eingangsbuch der Software zugreifen kann. Dabei ist sichergestellt, dass im Auftragseingangsbuch wirklich nur Kundenaufträge landen.

Rollout mit wenig Aufwand

Alle irrelevanten Belege, etwa Werbung, werden bereits im Vorfeld aussortiert und fehlgeleitete Dokumente wie Reklamationen gleich an den richtigen Adressaten weitergeleitet. Das Auftragseingangsbuch und das Archiv bleiben damit sauber. Auch beim IT-Team der DAW findet das neue System Zuspruch. Bereits der Rollout erfolgte mit wenig Aufwand – u.a. dank der Aufteilung der einzelnen Vertriebseinheiten in regionale Teams mit jeweils eigenen Fax-Eingangsnummern. Ebenso unkompliziert gestaltete sich die IT-Betreuung im Nachgang: „Die Oberfläche der Lösung entspricht exakt dem SAP-System. Dadurch ist die Anwendungsbetreuung ein Selbstläufer“, erklärt Ralf Bender, der die Software im laufenden Betrieb betreut.

Nachdem das Tool bereits in zwei anderen Geschäftsbereichen der DAW in Deutschland genutzt wird, geht es nun an die Internationalisierung: Die sieben Auslandsstandorte, die mit SAP arbeiten, wollen künftig ebenfalls auf die Lösung setzen. Der Rollout, so ist sich Ralf Bender sicher, wird dann nur eine Sache von wenigen Stunden sein: „Die eingehenden Aufträge müssen lediglich auf den entsprechenden Faxserver umgeleitet werden, schon steht der Beleg im neuen System zur Verfügung.“

 

Die DAW-Gruppe
Die Firmengruppe entwickelt, produziert und vertreibt hochwertige Farben, Lacke, Lasuren, bauchemische Beschichtungen sowie Materialien für die Fassaden- und Dämmtechnik. Das Unternehmen erwirtschaftet mit 5.500 Mitarbeitern an rund 140 Standorten in Deutschland und weiteren 30 weltweit über 1 Mrd. Euro Umsatz.
Im Internet: www.daw.de

 

Bildquelle: DAW

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