Umfrage zur Ablagestruktur

Bedarf bei der Vereinfachung von Dokumentenprozessen

Im Rahmen einer neuen Studie wurden mehr als 700 Business-Verantwortliche zu ihrer Dokumenten-Ablagestruktur befragt. Mehr als die Hälfte der Teilnehmer sieht die Notwendigkeit einer vorstrukturierten Ablage im Bereich Projekt-, Kunden- und Personalakte.

Dokumente auf einem Schreibtisch

Ineffizientes Dokumentenmanagement kann Zeit und Geld kosten.

Nur vernetztes Wissen und vernetzte Informationen führen Unternehmen zu langfristigem Erfolg. Neben dem Know-how der Mitarbeiter existiert dieses Wissen vor allem in Form von Daten und Dokumenten. Sollen diese die Basis des Erfolgs sein, müssen sie einfach und unkompliziert zugänglich sein. Ein strukturiertes digitales Ablagesystem von Dokumenten ist daher für jedes Unternehmen Pflicht. Wo für derartige Lösungen der größte Bedarf gesehen wird, hat die D.velop AG im Rahmen einer Studie nun untersucht. An der anonymen deutschlandweiten Online-Befragung beteiligten sich 713 Business-Verantwortliche. Sie antworteten auf Fragen zum Thema Aktenablage und Fachprozesse.

Die Teilnehmer wurden branchenübergreifend gefragt, für welche Unternehmensbereiche und Prozesse sie bezüglich digitaler Ablagestrukturen einen wesentlichen Bedarf sehen. Die Ergebnisse der Umfrage zeigen, dass mehr als die Hälfte der Befragten die Notwendigkeit einer vorstrukturierten Ablage vor allem im Bereich Projekt-, Kunden- und Personalakte sehen. Die Ergebnisse im Detail:

Wesentlicher Bedarf: Die Unternehmensbereiche

  • Projekte: 66,3 Prozent
  • Kunden: 58,6 Prozent
  • Personal: 58,5 Prozent
  • Produkte: 45,4 Prozent
  • Lieferanten: 39,0 Prozent
  • Qualitätsmanagement: 25,8 Prozent
  • Akten-Datenschutz: 17,7 Prozent
  • Sustainability-Akten: 6,9 Prozent
  • Andere: 6,2 Prozent
  • Patientenakte: 3,1 Prozent

Wesentlicher Bedarf: Die Fachprozesse

  • Urlaubsantrag: 40,9 Prozent
  • Projektantrag: 38,9 Prozent
  • Bestellprozess Ein-/Ausgang: 28,6 Prozent
  • Eingangsrechnungsfreigabe: 26,4 Prozent
  • Bestelleingangsfreigabe: 20,1 Prozent
  • Unterweisungsprozess: 11,6 Prozent
  • Wareneingang: 10,2 Prozent
  • Produktfreigabe: 9,8 Prozent
  • Andere Prozesse: 4,1 Prozent

Auch nach der gewünschten Bereitstellungsart für Dokumentenmanagement-Systeme wurde gefragt. Das Ergebnis: Cloudlösungen sind noch nicht vollständig in den Unternehmen angekommen. 61,4 Prozent der Befragten präferieren für Dokumentenmanagement-Systeme immer noch Inhouse-Lösungen auf den eigenen Servern, 14,6 Prozent bevorzugen die Cloud, 24,0 Prozent haben keine feste Präferenz. Allerdings ist der Trend zum Cloud-Computing klar erkennbar. Vor allem größere Unternehmen sind auf diesen Zug längst aufgesprungen. Das belegen auch die Zahlen der Studie. Unternehmen mit Präferenz für die Cloud beschäftigen im Schnitt 830 Mitarbeiter. Der Durchschnitt bei Unternehmen, die auf eine Inhouse-Lösung setzen, liegt bei 306 Mitarbeitern.

Soll dem erkannten Bedarf entsprochen werden, muss eine strukturierte, standardisierte elektronische Dokumentenablage geschaffen werden, die die individuelle Dokumentenablage in mitarbeitereigenen Ordnerstrukturen ersetzt. Eine zentrale und unternehmensweit einheitliche Ablage von Dokumenten innerhalb zentraler, digitaler Akten ist an dieser Stelle eine oft gewählte Lösung. Dadurch lassen sich alle Dokumentenprozesse stark vereinfachen und automatisieren.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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