Das richtige Kommunikationsmittel finden

Beratung bei Unified Communications

Gerade Mittelständler bringen der Unified-Communications-Technologie (UC) aufgrund hoher Komplexität erhebliche Zweifel entgegen. Die richtige Beratung sowie eine auf das Unternehmen abgestimmte Auswahl der entsprechenden Funktionen können helfen, die Skepsis aus dem Weg zu räumen.

Kommunikationsmittel

Der Nutzen integrierter Kommunikationskanäle spiegelt sich in einer effizienten Kommunikation, der gesteigerten Mobilität sowie einer erhöhten Produktivität und Erreichbarkeit des Anwenders wider.

Der Begriff Unified Communications (UC) hat sich mittlerweile am Markt etabliert. Eine exakte Definition für UC gibt es aber nach wie vor nicht. Grundsätzlich bezeichnet Unified Communications nämlich kein festes Produkt, sondern fungiert vielmehr als Überbegriff für ein System, das verschiedene Kommunikationsmittel und Wege auf einer Benutzeroberfläche zusammenführt. Demnach bestehen UC-Lösungen aus der Kombination einzelner Module. Wesentlich sind dabei: Verfügbarkeits- oder Präsenzinformationen, Sprach- und Videokommunikation, die Funktion der Kooperation oder Kollaboration, die die gemeinsame Bearbeitung verschiedener Dokumente ermöglicht, sowie die Integration in bestehende Systeme wie Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP).

Auch wenn mittlerweile Unternehmen jeder Größe auf die Vorteile der UC-Lösungen zurückgreifen, stehen gerade Mitarbeiter mittelständischer Betriebe der Technologie eher skeptisch gegenüber. Studien zeigen, dass in mittelständischen Unternehmen, die sich für eine UC-Lösung entschieden haben, lediglich 10 bis 20 Prozent der zur Verfügung stehenden Funktionen aktiv genutzt werden. Der Grund: Viele Funktionen sind einfach zu komplex. Der Schulungsaufwand ist zu hoch und die Mitarbeiter sind überfordert.

Sorgfältige Planung in Angriff nehmen

Fakt ist: Nicht jedes Unternehmen benötigt jede Funktion. Welche Funktionen sinnvoll sind, Prozesse aktiv unterstützen und somit die Effektivität steigern, lässt sich nicht pauschal beantworten. Das hängt vom jeweiligen Unternehmen, seinem Aufbau und den internen Abläufen ab. Die richtige Planung und Beratung vorab sind daher ausschlaggebend für den optimalen Einsatz von UC, die Akzeptanz der Mitarbeiter gegenüber den Systemen und deren erfolgreiche Nutzung. Darüber hinaus lassen sich durch die sorgfältige Planung auch Kosten sparen.

Im Optimalfall sollten vor der Einführung von UC-Komponenten erst einmal die Prozesse im Unternehmen geprüft werden, um herauszufinden, welche Funktionen auch wirklich werthaltig sind. Das erfordert eine genaue Analyse der einzelnen Abteilungen, um später eine Kategorisierung vornehmen zu können, die dabei hilft, die passenden Anwendungen auszuwählen.

Innerhalb der Analyse müssen nicht nur Unternehmensprozesse und Abteilungen, sondern auch einzelne Mitarbeiter genauer betrachtet werden. Zur optimalen Integration von UC in die interne Unternehmenskommunikation bietet sich daher eine detaillierte Befragung aller Angestellten an. Dabei kann sich herausstellen, dass nicht jedes Medium für jede Abteilung und jeden Mitarbeiter sinnvoll ist. Es kann durchaus sein, dass einige Mitarbeiter wunderbar mit der Chat-Funktion arbeiten können, so z.B. im Lager oder der Produktion, wohingegen Zweig- und Außendienststellen sowie Partner und Lieferanten stark von einer Videofunktion mit Kollaboration profitieren.

Nach einer genauen Analyse werden in den jeweiligen Bereichen nur die UC-Funktionen installiert, die auch notwendig sind und von den Mitarbeitern genutzt werden – das spart vor allem unnötige Kosten. Unternehmen, die sich im Vorfeld nicht beraten lassen, riskieren, dass Anwendungen nicht genutzt werden und Mitarbeiter überfordert sind. Der gewünschte Vorteil der Effizienzsteigerung bleibt damit aus oder wirkt sich sogar kontraproduktiv aus.

Zukunftsfähige Vernetzung sicherstellen


Ein weiterer wichtiger Punkt, den es vor Einführung eines Systems zu beachten gilt, ist die Nutzer- und Bedienfreundlichkeit der Systeme. Selbsterklärende, intuitive Oberflächen werden von Nutzern schneller akzeptiert und angenommen als solche, die erst durch aufwendige Schulungen erklärt werden müssen. Weiterhin sollte die Möglichkeit zur Anbindung an ERP- und CRM-Systeme geprüft werden, um eine zukunftsfähige Vernetzung sicherzustellen. Maßgeblich ist hier die mittel- bis langfristige Erwartung der Unternehmen an die UC-Lösung, denn ein bestehendes System zu erweitern und auszubauen ist günstiger als eine komplette Neuanschaffung.

Zahlreiche Unternehmen am Markt bieten UC-Lösungen an: von Telekommunikationsanbietern und Herstellern bis hin zu spezialisierten Softwareschmieden. Nach der richtigen Beratung, beispielsweise durch Dienstleister wie Indera, die sich auf IT- und Telekommunikationsberatung in Unternehmen spezialisiert haben, können Unternehmen jeder Größe gleichermaßen von UC-Lösungen profitieren. Der Nutzen der integrierten Kommunikationskanäle spiegelt sich in einer effizienten Kommunikation, der gesteigerten Mobilität sowie einer erhöhten Produktivität und Erreichbarkeit des Anwenders wider. Wichtig ist, nicht nur aus technischer Sicht die bestmögliche Integration der Software zu gewährleisten, sondern auch interne Prozesse und Unternehmensanforderungen zu berücksichtigen.

2015 werden sich UC-Konzepte immer stärker an audiovisuellen Medien bedienen, wie eben Videochat und Videotelefonie. Damit begegnet die Technologie dem Trend der zunehmenden Kommunikation über Bewegtbild. Weiterhin stark nachgefragt wird in Zukunft die Kollaborationsfunktion sein, denn gerade im Zuge der Globalisierung werden UC-Lösungen für die standortübergreifende Zusammenarbeit eingesetzt. Natürlich sollen auch die Systeme an sich weiterentwickelt werden: Die Oberfläche wird mehr an Nutzer angepasst, um die leichte Bedienbarkeit in der Vordergrund zu stellen. Das ist ein wichtiger Schritt für eine breite Akzeptanz unter den Nutzern entsprechender Anwendungen.


Fünf Punkte, die bei der Auswahl von UC-Systemen zu beachten sind:


•    Die Integration in bestehende Systeme sollte gewährleistet sein (z.B. ERP und CRM).
•    UC-Komponenten sollten nicht nur eine Insellösung zur internen Nutzung sein, sondern auch mit externen Systemen kommunizieren können.
•    Für eine langfristige Nutzung sollte die Möglichkeit zu Erweiterung bzw. Nachrüstung von kommenden UC-Funktionen bestehen.
•    Die Nutzerfreundlichkeit der Systeme sollte beachtet werden; das erhöht die Akzeptanz bei den Anwendern.
•    Der Kosten-Nutzen-Faktor sollte vorher analysiert werden.


Bildquelle: Indera

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